O único processo de gestão de desempenho que você não pode deixar de fazer na sua empresa

Ele se chama check-in de desenvolvimento, e deve ser feito 4 vezes ano.

Aqui na Qulture.Rocks respiramos one-on-ones, avaliações de desempenho, feedbacks, OKRs e todos os assuntos relacionados à gestão de desempenho de uma empresa (e por consequência da sua cultura organizacional [1]).

Uma das discussões mais acaloradas que já tivemos foi tentar entender qual é "o" processo de gestão de desempenho fundamental que toda empresa do mundo precisa ter. E chegamos a essa resposta: é o checkin de desenvolvimento, que deve ser feito, no mínimo, 4 vezes ao ano. Lembrando:

Checkin de desenvolvimento, 4x ao ano

O que é um check-in de desenvolvimento?

A primeira vez que formatamos o template do processo de check-in de desempenho foi no nosso artigo Avaliação de Desempenho: Por Onde Começar? Nele, delineamos um processo idealmente trimestral de conversas entre gestor e liderado e que deve ser baseado em um formulário de reflexão do liderado (em relação ao seu desempenho e expectativas) e um formulário de reflexão do líder em relação ao liderado. O processo tem como objetivos principais:

  • Provocar a auto-reflexão do colaborador em relação ao seu desempenho, resultados, prioridades e carreira

  • Clarear o que é esperado do colaborador (pelo seu líder)

  • Dar elementos claros que permitam ao colaborador se desenvolver, ou seja, melhorar seu desempenho

Simples. E efetivo.

O que é desenvolvimento?

Desenvolvimento muitas vezes pode soar como algo subjetivo ou até abraçador de árvore, mas não é. Por desenvolvimento, não entendemos nada além da melhoria do desempenho do colaborador.

Achamos que o desempenho melhora quando o colaborador tem:

  • Expectativas de desempenho comunicadas de maneira clara, e

  • Direcionamento prático de onde e como pode melhorar

Esses são os dois grandes pilares do check-in de desempenho, que como falamos trata da melhoria do desempenho do colaborador.

Qual a diferença entre um check-in de desenvolvimento e uma avaliação de desempenho?

Avaliações de desempenho têm tradicionalmente dois grandes objetivos: o desenvolvimento (isto é, melhoria) do desempenho dos colaboradores e o fornecimento de insumos para a tomada de decisões de gente, como aumentos, promoções, desligamentos etc.

Dito isso, o check-in de desenvolvimento tem como grande objetivo o desenvolvimento do desempenho dos colaboradores. Por isso, é como se otimizássemos a avaliação de desempenho para este fim, extraindo apenas o que há de maior retorno-sobre-investimento dela, e deixando a parte de tomada de decisões, usualmente composta por notas e rankings, para outro processo, que chamamos de avaliação de tomada de decisões, ou Talent Management Review.

Portanto o check-in de desenvolvimento de desempenho é uma parte de uma avaliação de desempenho. E que fique claro, a parte que achamos que tem mais impacto no desempenho da sua empresa.

O formulário do liderado

O processo começa com o liderado preenchendo um formulário que serve de guia para uma reflexão cuidadosa do liderado em relação ao seu desempenho. Esse formulário preenchido servirá de insumo para que o gestor faça, por sua vez, seu formulário, depois de que sentam-se líder e liderado para conversar sobre próximos passos. O questionário é:

  • Quais foram os principais resultados atingidos no último ciclo[2]?
  • O que não está indo tão bem, e como isso impacta negativamente o liderado, a equipe e a empresa?
  • Como, especificamente, o colaborador pode melhorar na prática?
  • O que está indo bem, e como isso impacta positivamente o liderado, a equipe e a empresa?
  • O que é esperado do liderado no próximo ciclo, em termos de resultados de negócio?

O formulário do líder

O que sugerimos nessa etapa é começar com um conjunto de perguntas que cada gestor deve responder para seus liderados, e que acaba servindo de espinha dorsal de uma conversa presencial a ser realizada em seguida. Vamos às perguntas:

  • No que o liderado pode melhorar (resultados e comportamentos)?  
  • O que não está indo tão bem, e como isso impacta negativamente o liderado, a equipe e a empresa?
  • Como, especificamente, o colaborador pode melhorar na prática?
  • O que está indo bem, e como isso impacta positivamente o liderado, a equipe e a empresa?
  • O que é esperado do liderado no próximo ciclo, em termos de resultados de negócio?

O calendário do check-in de desenvolvimento

Como funciona, na prática, um check-in de desenvolvimento?

Em primeiro lugar, o check-in deve acontecer próximo da virada de trimestres. Ele serve de "ritual" de passagem de quarter, como se fosse um revéillon. Portanto, mire conduzir o processo de check-in nas duas semanas que antecedem a vidada do quarter.

Na primeira semana, devem ser feitas as reflexões do liderado. Entre o fim da primeira semana e o começo da segunda, devem ser feitas as reflexões dos líderes em relação aos seus liderados. Por fim, ao final da segunda semana, são realizadas as reuniões de discussão dos resultados do check-in, entre líderes e liderados.

O produto final do check-in

A cada final de check-in de desenvolvimento, os colaboradores devem ter, com grande clareza, e de maneira claramente articulada, quais são a) os resultados e projetos que devem ser áreas de foco para o próximo ciclo, e b) as áreas de desenvolvimento individual em que devem focar seus esforços no próximo ciclo.

Se sua empresa trabalha com metas ou OKRs, as expectativas de resultados e projetos devem ser formatadas neste formato. O mesmo para se sua empresa trabalha com PDIs, ou planos de desenvolvimento individual. No entanto, mesmo que não trabalhe com as ferramentas citadas, é muito importante que cada gestor consiga articular os resultados prioritários esperados de cada um dos seus liderados.

A evolução do check-in de desenvolvimento

À medida em que os check-ins se tornam praxe na sua organização, eles poderão ser acoplados a outras ferramentas de gestão de desempenho. Duas delas já citamos acima, as OKRs (ou metas) e os PDIs. Além dessas duas, os check-ins podem - e devem - ser precedidos de uma rodada de feedbacks ou insights livres nas semanas que antecedem o check-in, para que líderes possam ter uma visão mais completa do desempenho dos seus liderados na empresa.

Notas:

[1] Acreditamos que há uma relação clara e direta entre gestão de desempenho e uma cultura organizacional incrível. Gestão de desempenho trata, entre outras coisas, de quem é reconhecido e de quem é demitido em uma empresa, e esse é um fator importantíssimo na formação de uma cultura organizacional. E se você estiver reconhecendo e demitindo as pessoas certas, você está bem posicionado para criar uma cultura incrível.

[2] Quando falamos em ciclos, estamos falando do tempo que se passa entre dois checkins de desempenho, ou seja, espero que menos de 3 meses, se você implementar o processo 4x ao ano.