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Método GTD: o que é e como utilizar para melhorar a produtividade da sua equipe

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Método GTD - Uma pessoa colando um post-it em uma folha

As listas de tarefas são uma maneira popular de acompanhar os afazeres domésticos e profissionais, e com o Método GTD (Getting Things Done), é possível levar o gerenciamento de atividades a um novo patamar. 

Um profissional, dentro do ambiente de trabalho, pode se encontrar em uma situação bastante comum: diversas atividades para fazer, a caixa de entrada de e-mail lotada, várias mensagens de bate-papo esperando respostas e, surpresa, o telefone não para de tocar. 

Como é possível gerenciar toda essa quantidade de trabalho? Como é possível dar conta de tudo sem estresse, e com a devida eficiência? E tudo ao mesmo tempo?

Seja no trabalho ou na vida privada, de vez em quando uma pessoa se encontra perdida em relação ao controle das tarefas a serem feitas e concluídas. 

Nesse momento, é importante ter uma gestão de tempo, e é preciso saber como e por onde começar. 

Para isso, o método GTD permite um melhor controle sobre as tarefas e a liberdade da mente para eventos mais importantes.

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Do que se trata o método GTD?

Getting Things Done, ou “Fazendo as Coisas” em português, é um método de autogestão desenvolvido pelo escritor, consultor e palestrante americano David Allen. 

O princípio do método GTD é registrar todas as tarefas da vida profissional e privada em listas de atividades. 

Com a ajuda de uma lista abrangente, e um sistema de agendamento dentro dos vários fluxos de trabalho, é possível gerenciar todas as obrigações e responsabilidades profissionais de uma maneira mais inteligente. 

O objetivo do método GTD é anotar todas as tarefas e, a seguir, organizá-las para que o profissional tenha clareza sobre suas demandas e prioridades. Ou seja, para que tenha certeza de que não vai se esquecer de nada. 

Depois disso, é possível ter uma mente mais clara e alcançar a capacidade de trabalhar cada tarefa de maneira mais concentrada e focada na finalização. 

A razão para isso é que, se a memória de curto prazo for esvaziada regularmente, aumenta-se a capacidade de concentração.

O fluxo de trabalho do método GTD

O fluxo de trabalho desse método consiste em 5 etapas que ajudam um profissional a dividir tarefas maiores em processos menores e de fácil gestão para, em seguida, fazer exatamente os passos que levam ao resultado desejado. 

As 5 etapas nas quais se baseia o fluxo de trabalho do método GTD estão descritas abaixo:

1. Capturar

Construir um sistema para manter a mente mais clara contribui para a total capacidade de visualização e realização das atividades, tornando a pessoa mais produtiva em relação a tarefas intelectuais, criativas ou analíticas. 

Além disso, manter todas as informações importantes em um único lugar pode ajudar a escolher as prioridades, e assim se concentrar nas tarefas mais importantes de uma maneira mais fácil. 

Sendo assim, o primeiro passo do método GTD é capturar tudo que vem à mente, cada ideia, tarefa ou qualquer outro processo que valha a pena lembrar.

2. Processar

Para cada item capturado vem a próxima ação, que é tomar as decisões sobre o que fazer com cada item e, finalmente, executar cada tarefa com perfeição. 

Assim, após a captura de todos os itens relevantes para o momento apropriado, o segundo passo é analisá-los e decidir o que fazer especificamente com cada tarefa. 

Entre itens acionáveis e não-acionáveis, é preciso decidir entre:

  • Adiar;
  • Arquivar; 
  • Colocar em prática;
  • Delegar;
  • Deletar;
  • Postergar.

Ser específico e acionável fornece clareza sobre o que, exatamente, precisa ser realizado e motiva a realizar os próximos passos.

3. Organizar

Após o processamento, a organização dos itens entra em ação. Organizar é colocar os elementos nos locais/campos a que eles pertencem, e fornecer tudo o que é necessário para que eles se envolvam. 

Ao organizar, é preciso fazer 4 listas de ações principais, sendo elas:

  • Aguardando;
  • Calendário;
  • Próxima ação;
  • Projetos.

Há ferramentas de produtividade que podem ajudar na organização, de acordo com o método GTD, como sistema de arquivamento, aplicativo de anotações, calendário e lixeira.

4. Revisar e refletir

O objetivo da reflexão é garantir que tudo esteja atualizado. A revisão, após a atualização das listas e remoção de itens irrelevantes, permite adicionar ou remover referências e atividades. 

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A revisão e reflexão devem ser atualizados ao menos uma vez por semana, para que não haja nenhum tipo de acúmulo ou esquecimento sobre processos que são adiados ou arquivados.

5. Envolver

Após capturar e identificar itens acionáveis, arquivá-los e revisá-los de maneira adequada, é preciso começar a trabalhar nas tarefas selecionadas. 

É muito importante lembrar de selecionar os itens com os quais se envolver tendo como base a prioridade. Tudo isso dentro de um contexto disponível e no tempo e energia que se tem à disposição.

5 fases do planejamento do projeto

Além de ter controle total sobre o fluxo e as prioridades de trabalho, a perspectiva também é um dos elementos-chave do método GTD.

O autor e criador David Allen sugere, no livro em que aborda o método GTD, uma visão de baixo para cima, pois pode ser difícil focar no quadro geral, caso a pessoa não tenha controle sobre as tarefas do cotidiano que precisam ser realizadas. 

Ao dominar os horizontes de foco mais baixos, é possível passar para os níveis mais altos de planejamento, sendo eles:

  • Ações e projetos atuais;
  • Áreas de foco e responsabilidade;
  • Metas de médio e longo prazo;
  • Vida.

Para alcançar produtividade máxima e planejamento superior do trabalho e da vida pessoal, qualquer indivíduo deve considerar esses horizontes de maneira específica. 

Da mesma maneira, quando uma pessoa está focada na execução de projetos, deve considerar que todo trabalho passa por 5 fases de planejamento.

1. Definição de projeto

Em cada projeto é preciso, antes de tudo, se perguntar “por quê?”. Ao iniciar por esse ponto é possível ter clareza sobre o foco, alinhar os recursos e motivar-se emocionalmente. 

Isso propõe um forte propósito a um projeto, e sem uma finalidade, um objetivo ou uma meta, fica difícil realizar qualquer tarefa.

2. Resultado de visão

As pessoas ficam atentas a cenários que correspondem à própria visão. Portanto, é muito importante ter em mente uma imagem do resultado final desejado, antes mesmo do início de um projeto. 

Essa mentalização proporciona um destino claro para o qual se quer avançar, e enxergar com maior clareza as possibilidades de sucesso.

Um planejamento de campanha publicitária pode incluir estratégias de Inbound Marketing e, assim, alcançar as metas propostas tanto como profissional da área, como o atendimento ao cliente de maneira satisfatória.

3. Debate

Nenhum projeto tem um caminho linear para o sucesso. Isso significa que é preciso resolver muitos desafios ao longo da jornada, utilizando a criatividade e o método GTD.

As reuniões de trabalho ajudam com isso, pois é possível identificar as melhores ideias de como sair do estado atual em direção ao resultado almejado. 

Um brainstorm ajuda a focar no tópico principal e treinar os músculos da criatividade. Com isso, consegue-se encontrar soluções diferentes e que se apresentam “fora da caixa”.

4. Organização

Quando se sabe porque se quer fazer algo, o que exatamente se pretende alcançar e quais as possíveis maneiras criativas de chegar aos objetivos, é importante organizar todos os dados, e assim tornar as ações plausíveis.

A organização consiste em identificar as diferentes peças de um projeto, classificá-las em categorias, considerar todos os detalhes necessários para a execução e, em seguida, definir as prioridades.

5. Identificação das próximas ações

Fazer as tarefas é sempre uma questão de descobrir qual é o próximo passo. Ao planejar um projeto, é imprescindível que se tenha um plano para a próxima ação em cada etapa, eliminando todos os possíveis gargalos e aparas. 

Não adianta ter o melhor plano de todos os tempos, e ainda assim não executar e realizar todo o trabalho planejado.

Conclusão

O método GTD se estabeleceu como um modelo eficiente de gerenciamento de tempo, principalmente no ambiente de trabalho, qualquer que seja as finalidades das empresas e os cargos ocupados pelas pessoas. 

Muitas delas encontram resultados positivos, após a implementação da autogestão, tanto na cultura organizacional profissional, quanto na vida privada. 

No entanto, o método GTD provou ser especificamente eficaz para pessoas que já são muito analíticas e estruturadas por natureza. 

Aquelas que são regularmente confrontadas com diferentes tarefas, acúmulo de função ou precisam de regras a serem seguidas, obtêm uma melhor visão geral com a ajuda do sistema de organização devidamente implementado. 

Para pessoas com tarefas repetitivas, ou então com poucos projetos, o método pode parecer um pouco exagerado. 

Nesses casos, um cronograma seguido à risca pode ser o suficiente, desde que as atividades estejam em dia. 

De qualquer forma, enfim, o método GTD tende a ajudar as pessoas a se tornarem mais produtivas e bem-sucedidas na vida. Isso vale muito em um mundo que exige bastante dos profissionais, assim como a sociedade.