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Entenda como recepcionar o novo colaborador de forma remota!

Renan Araújo

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Em 2020, devido à pandemia de COVID-19 em todo o mundo, empresas dos mais variados nichos de atuação precisaram se adaptar para atender aos protocolos estaduais e municipais de combate ao vírus. Hoje, muitas organizações ainda estão em trabalho remoto. Por essa razão, aquelas que forem contratar um novo colaborador, precisam também trazer modificações para o estágio inicial do profissional na empresa, com objetivo de ele conhecer as equipes, os processos e também ficar por dentro sobre a cultura do negócio.

Algumas organizações já estavam habituadas com essa estratégia em um contexto presencial. Nesse sentido, existe a necessidade de elaborar algumas adaptações para que a pessoa se sinta acolhida de onde quer que esteja – trazendo alguns desafios para o time de RH.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você conheça algumas dicas práticas de como fazer a recepção do novo colaborador de forma remota. Continue a leitura e saiba mais!

Por que o onboarding é tão importante para a empresa?

Em uma empresa, o onboarding é o processo de aclimatação do novo colaborador. Ou seja, ele será ambientado às políticas, aos processos e às práticas, além de conhecer um pouco mais sobre o modo como a organização trabalha, sobre a sua cultura e a relação existente entre lideranças, liderados e lideradas.

Nesse sentido, é preciso elaborar treinamentos, avaliações e mentorias, de modo que o novo contratado atinja seu potencial em um curto espaço de tempo. Percebemos a importância dessa estratégia ao analisarmos o Google, que dispensa apresentações. Por meio de um checklist simples aplicado pelas lideranças uma semana após a contratação, conseguiu reduzir em 25% o tempo em que a pessoa alcança a produtividade máxima.

Além disso, organizações que utilizam processos de onboarding consolidados contam com taxas de retenção em 85% e produtividade chega a ter melhorias de 70%. Outras vantagens que podem ser observadas pelas equipes são:

  • acompanhamento do desenvolvimento da nova pessoa no time, contribuindo para que ela seja integrada aos processos da empresa;
  • entendimento do perfil comportamental do novo contratado;
  • avaliação dos principais desafios que a pessoa terá em sua área e em suas funções;
  • análise do que de fato funciona no processo de onboarding para que faça melhorias de forma constante na estratégia da empresa.

Como estruturar um processo de onboarding de forma remota?

Conforme mencionamos, grande parte das empresas adotaram o trabalho remoto em 2020. No Brasil, estima-se que 46% das organizações adotaram esse regime, que traz flexibilidade ao profissional e contribui para que os times encontrem talentos independentemente da localidade.

Por essa razão, é preciso estudar maneiras de integrar essa pessoa às suas funções, além de apresentar a cultura da empresa, os valores e as principais OKRs. A seguir, selecionamos algumas dicas de como isso pode ser feito à distância. Confira!

Conte com um bom planejamento para o onboarding

O primeiro passo é contar com um bom planejamento para o onboarding. Se a sua empresa já o realizava de forma presencial, basta fazer as adaptações para que as equipes executem as etapas mesmo trabalhando em casa.

No primeiro dia da pessoa no time, o ideal é que seja recepcionada pelo RH que o acompanhou durante o processo, pela liderança e pela equipe como um todo na qual vai atuar. Separe um horário na agenda que possibilite a participação dessas pessoas e prepare uma breve apresentação para que ela entenda o funcionamento de sua área.

Envie o material necessário para o profissional

Envie ao endereço do novo colaborador o material necessário para que ele execute suas atividades. Além disso, aproveite esse momento para enviar “mimos” de boas-vindas. Essa é uma forma de recepcioná-lo de maneira próxima, mesmo que à distância. Entre os itens a serem encaminhados, destacamos:

  • notebook;
  • mouse;
  • fone para reuniões;
  • cadeira;
  • suporte para o notebook (preocupando-se com a ergonomia do profissional); entre outros.

Caso a sua empresa tenha brindes com a identidade visual da marca — cadernos de anotação, garrafas de água, entre outros — , não deixe de encaminhar. Um bilhete escrito à mão pelo líder também é uma maneira simples e que gera impacto na percepção que a pessoa tem em relação à organização.

Organize as ferramentas de comunicação

Independentemente de qual seja a ferramenta de comunicação utilizada pela sua empresa, já deixe os acessos organizados para que ele possa navegar por todos os documentos logo no primeiro dia, como uma forma de ser ambientado aos processos do negócio.

Crie o e-mail corporativo, apresente a política de privacidade do negócio e explique como são as principais plataformas de comunicação e gestão que a empresa utiliza. Exemplo: caso faça o uso de uma ferramenta de gestão de desempenho, o ideal é que ela seja apresentada (inclusive todas as funcionalidades), logo nos primeiros dias.

Junto à liderança do novo colaborador, também entenda quais são as ferramentas específicas do time. Dessa forma, todas essas informações já são apresentadas em conjunto, contribuindo para que ele possa navegar e estudar como elas agregarão para o seu dia a dia.

Promova treinamentos ao colaborador

Assim como grande parte das empresas já fazia de modo presencial, reúna as lideranças das principais áreas da empresa para que elas possam explicar sobre os processos, políticas e práticas de seus segmentos. Além disso, o ideal é que elas já expliquem de forma breve — para não sobrecarregar o novo profissional de informações — sobre as OKRs de cada área. Mas atenção: o ideal é que elas sejam explicadas quando ele já tiver um entendimento sobre a OKR global da organização.

Além disso, também é indicado que cada pessoa do time do qual ele fará parte se reúna com o novo integrante, de modo que ele seja integrado de maneira mais ágil e entenda como a sua função vai agregar para o trabalho de cada um.

Apresente a cultura da empresa, reforçando seus valores

Por fim, não deixe de apresentar a cultura da empresa. Apresente de forma breve como o que é a cultura organizacional, quais são os pilares da instituição, o que as lideranças esperam de um novo liderado, entre outros dados importantes.

Caso tenha um código de conduta, o ideal é que já seja apresentado. Além disso, explique quais são os principais rituais que ocorrem no negócio e quais são seus horários e data – caso seja algo pré-estabelecido. Entre as estratégias que podem ser adotadas, destacamos:

  • apresentação do documento completo sobre a cultura da empresa, caso ele exista;
  • alinhamento dos objetivos da empresa com essa nova pessoa;
  • apresentação de quais são as regras do dia a dia e quais são os comportamentos que a empresa espera que o profissional tenha;
  • explicação de todas as ações promovidas pela organização; entre outros.

Apesar de muitos desses pontos já serem apresentados e reforçados ao longo do processo seletivo, é preciso que haja um alinhamento mais próximo, uma vez que se trata de um novo contratado.

Quais exemplos de recepção do novo colaborador de forma remota?

A seguir, selecionamos alguns exemplos de recepção do novo colaborador de forma remota. Confira!

Nubank

No caso da Nubank, a empresa fez a recepção de 78 novas pessoas de forma totalmente remota. Além do desafio imposto pela distância, ainda havia a característica de os profissionais estarem espalhados em 5 estados brasileiros e até mesmo em países diferentes (México e Argentina).

Durante um dia inteiro, as pessoas são apresentadas à cultura da empresa, aos valores, além de entenderem quais são os principais times que compõem a organização. Para proporcionar uma experiência rica, os brindes enviados aos clientes foram adaptados para que pudessem ser encaminhados a esses profissionais, além de incluir todos os objetos necessários para que a pessoa pudesse trabalhar de maneira eficaz.

No dia que iniciou o onboarding, a empresa ainda se preocupou em considerar os fusos horários, de modo que essa experiência fosse positiva independentemente da localização. Iniciou com um vídeo da Chief People Renee Mauldin e, ao longo de todo o dia, ferramentas, objetivos, estrutura organizacional e valores foram apresentados ao time.

Google

O Google é um exemplo de onboarding de novos profissionais, mesmo antes da pandemia. Logo no período inicial da pessoa no time, a gestão recebe uma lista com algumas atividades:

  • discussão sobre papéis e responsabilidades;
  • encontrar um colega para essa pessoa, que será o mentor em seus períodos iniciais;
  • auxiliar o contratado a construir uma rede social;
  • configurar check-ins de onboarding;
  • incentivar o diálogo.

São tarefas simples, especialmente para serem feitas de forma remota. No entanto, têm um senso de urgência para a sua execução, uma vez que o contratado precisa se sentir à vontade em suas novas atividades, além de ser integrado ao restante da equipe.

Ao adotar essa estratégia, a empresa conseguiu aumentar a satisfação das pessoas em 37%. Além disso, todos os pontos importantes sobre a cultura são apresentados aos colaboradores, contribuindo para que eles tenham um conhecimento amplo sobre os valores da organização.

Neste material, explicamos sobre como deve ser a contratação do novo colaborador de forma remota, seus benefícios e empresas que se destacam. Conforme abordado, além de aumentar a satisfação do time, essa estratégia será essencial para que as empresas possam recepcionar bem a pessoa à distância, contribuindo para a retenção de talentos e para o engajamento em seu dia a dia de trabalho.

Mencionamos brevemente sobre gestão de desempenho. Se você deseja ter um conhecimento completo sobre o assunto, continue no blog e boa leitura!