Ciclo de metas: ¡aprende más sobre el tema!

Lucas Cordeiro

Ciclo de Metas – Dos personas chocan los cinco

El ciclo de metas de una empresa es el lapso de tiempo que transcurre entre cada proceso de fijación de metas desde el nivel organizativo, pasando por los equipos y terminando, en algunos casos, en los individuos. Dentro de un ciclo, tienen lugar las fases de definición (inicio del ciclo), ejecución, comprobación y aprendizaje. El tamaño del ciclo, o la frecuencia del proceso de metas de una empresa, puede variar de mensual en algunos casos a anual en otros.

En este artículo tratamos los factores que deben tenerse en cuenta para que una empresa defina la duración de su ciclo de metas, así como un análisis de los pros y los contras de los ciclos más cortos y más largos, y la influencia de los factores – la madurez de la empresa y el sector industrial – en la definición del ciclo, por ejemplo.

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¿Qué es la metodología PDCA?

El PDCA (Planning, Doing, Checking, Acting) es el ciclo de mejora continua que todos deberíamos practicar. En él, las hipótesis se definen en la fase de Planificación, se ponen a prueba en el periodo de ejecución – o de Hacer -, se evalúan los resultados en la de Comprobación y, por fin, las hipótesis se calibran para iniciar otro ciclo en la fase de Actuar.

Si pensamos en el ciclo de metas que ilustramos en la figura anterior, un ciclo de establecimiento de metas es muy similar a un ciclo PDCA. En él también se fijan metas, que deben ser logradas en base a hipótesis (planes de acción). Esta ejecución se comprueba, se desarrollan los aprendizajes y el ciclo se repite.

Así, cuantos más ciclos desarrolle la empresa, más aprenderá y mejorará.

¿Cuáles son los factores que influyen en la definición del ciclo?

Hay varios factores que influyen en el proceso de definición del ciclo de metas ideal para tu empresa. Entre ellos, hablaremos de tres de los más importantes: el mercado de la empresa, la madurez del negocio y el dominio de las prácticas de gestión por metas.

Mercado

Es un hecho que prácticamente todos los mercados se han vuelto más inestables en las últimas décadas, debido a factores como la globalización (que ha abierto varios mercados a competidores de todos los rincones del mundo) y la aceleración del desarrollo tecnológico (que ha creado nuevos medios de comunicación y varias empresas nuevas que han roto el statu quo de mercados muy antiguos, como el de los taxis, los hoteles y los restaurantes).

Además, la pandemia del nuevo coronavirus ocurrida en 2020 obligó a las empresas a adaptarse, revisando los procesos, reestructurando sus servicios y productos y buscando mejores formas de servir, especialmente en algunos mercados fuertemente afectados por las medidas de distanciamiento social.

Sin embargo, algunos nichos pueden seguir siendo considerados como menos “arriesgados” que otros y, por lo tanto, más predecibles en la forma en que afectan a las empresas que participan en ellos.

Ejemplos: tiene sentido pensar que el mercado de fabricación y venta de ketchup es más estable que el mercado de desarrollo y comercialización de aplicaciones para móviles — el gerente de la fábrica de condimentos tiene una visibilidad razonable de lo que puede ocurrir en su mercado en los próximos 6 a 12 meses, mientras que el gerente de la empresa de aplicaciones puede predecir poco sobre lo que ocurrirá en su mercado en la próxima semana.

Cuanto más “agitado” sea su mercado, más cortos deben ser los ciclos. Al fin y al cabo, la iteración y el PDCA se darán más rápidamente. En consecuencia, la empresa al igual podrá reaccionar más rápidamente a lo que ocurre en su mercado. Si una empresa de juegos o aplicaciones espera un año para revisar sus metas, probablemente estará en bancarrota antes de que llegue el inicio del nuevo ciclo.

Madurez empresarial

Las metas pueden ser utilizadas por cualquier persona o grupo de personas, independientemente de su tamaño. En otras palabras, la gestión de metas no es algo exclusivo de las grandes empresas.

En este sentido, es importante destacar que lo que marca la diferencia no es el tamaño de la organización, sino la madurez del modelo de negocio que propone, ya que afecta principalmente a la capacidad de ver con claridad los escenarios que se avecinan.

Especialmente las startups o los departamentos que hacen algo por primera vez en su organización tienen más dificultades para analizar el futuro. Todo sigue siendo muy turbio para estos grupos.

En estas situaciones, se recomienda trazar metas más cortas y ciclos rápidos de iteración y corrección de rutas, evitando metas “a patadas” que corren el riesgo de perder su relevancia rápidamente y desmotivar al equipo a largo plazo.

Normalmente, las metas trimestrales o incluso mensuales tienen más sentido que las semestrales, anuales o plurianuales.

Dominio de las metodologías

Siempre que se empieza con una nueva metodología, no es positivo imaginarse siendo un “cinturón negro” el primer día, queriendo utilizarla como lo hacen otros grupos más experimentados. Nadie aprende a montar en bicicleta bajando por acantilados escarpados.

Por lo tanto, si tu organización no tiene una cultura de metas y principalmente de métricas, intenta utilizar ciclos más cortos (mensuales, bimestrales o trimestrales) para iterar más rápido, acelerar el aprendizaje de la organización con la metodología y, así, aumentar las habilidades de la empresa en la planificación a largo plazo.

Lista de control para el desarrollo del ciclo de metas

Como hemos visto, hay que tener en cuenta algunos factores a la hora de definir el ciclo de metas. A continuación, hemos elaborado una lista de control de lo que tu equipo debería evaluar:

  • Ten en cuenta estos tres factores a la hora de definir qué ciclo se ajusta mejor a tu organización;
  • Cuanto más “agitado” sea tu mercado, más corto debe ser el ciclo;
  • Cuanto más “inmaduro” sea tu modelo de negocio, más corto debe ser el ciclo;
  • Cuanto menos domine tu empresa las herramientas de gestión, más corto debe ser el ciclo;
  • Evita la aplicación de modelos listos para uso, especialmente los benchmarks “ciegos” de empresas como Google, Netflix, etc. Cada empresa tiene su propia realidad y necesidades.

En este material, podrás entender qué es un ciclo de metas, cuál es la importancia que aporta a la empresa, además de comprobar algunos factores que deben observarse a la hora de decidir las metas de tu equipo. Por ello, si se apoya en una buena planificación, es posible disfrutar sin duda de los beneficios que esta definición aporta al equipo.

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