9 Box: entenda o que é e como aplicar na sua empresa

É inegável pensar que, em todo processo de gestão de desempenho bem estruturado, profissionais de RH e lideranças precisam se apoiar em ferramentas e estratégias que auxiliem na tomada de decisão eficaz para ajudar as equipes a se tornarem mais engajadas e eficientes. E quando falamos sobre essas ferramentas, uma das que mais se destaca é a Matriz 9 Box, adotada por grandes empresas que têm aderido à rotina de avaliação de desempenho.

Mas afinal, o que é essa ferramenta, quais são seus benefícios e como ela pode ser aplicada no contexto organizacional? Neste conteúdo, explicaremos esses e outros pontos relevantes sobre o tema. Continue a leitura para aprender mais!

O que é o 9 Box?

Em primeiro lugar, é necessário destacar um ponto importante sobre o significado do termo: 9 Box se diz “nine box” e não “nine-in-box”. O nome vem de “9 Box Matrix”, ou em tradução livre “matriz de nove caixas”. Portanto, são nove caixas, e não “9 em caixas”.

Passado o nome a limpo, vamos ao que é a Matriz 9 Box em si: ela consiste em uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos, que serve de insumo para tomada de decisões de gestão de pessoas, como promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos. Abaixo, um exemplo visual de como essa matriz funciona:

O uso desse suporte visual, aliado à correta condução de toda a discussão que permeia o 9 Box, têm como efeitos:

• Melhores decisões de talentos (mais precisas, justas e bem-informadas);
• Educação de lideranças (gerada pela experiência conjunta de discutir a posição dos talentos na matriz em uma cerimônia).

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Como nasceu o 9 Box?

A Matriz 9 Box nasceu como uma ferramenta de gestão de portfólio de negócios. Na década de 80, eram comuns nos EUA grandes conglomerados (como a GE da era Jack Welch, a Tyco e a ITT) que tinham negócios extremamente diversificados, como bancos, eletrodomésticos, turbinas de avião e consultoria em uma mesma entidade negociada na bolsa de valores.

Um dos desafios dessas empresas, então, era definir quais negócios mereciam mais investimentos (greenfield ou aquisições), quais deveriam ser deixados como estavam e quais deveriam ser desinvestidos. Nessa época, a BCG (The Boston Consulting Group) criou uma matriz muito conhecida para este propósito: a matriz de crescimento vs. market share:

Os negócios do quadrante do saco de dinheiro são comumente chamados de “cash cows”, ou, em tradução livre, “vacas-leiteiras”, pois geram muito caixa em indústrias estáveis. Os cachorros são os negócios que devem ser vendidos, pois possuem pouco share, geram pouco caixa e estão em mercados estagnados. As estrelas são estrelas. E os pontos de interrogação podem mudar de quadrante dependendo das condições de mercado e do negócio, portanto demandam mais atenção.

Outra firma de consultoria, a McKinsey, desenvolveu uma matriz semelhante em seu trabalho com a GE, que nessa época precisava repensar seu portfólio de negócios e alinhá-lo para o que achava serem as novas perspectivas estratégicas que enfrentava. Para isso, desenvolveram a versão original da Matrix 9 Box:

Em essência, as matrizes da BCG (crescimento vs. share) e da McKinsey (9 Box) serviam ao mesmo propósito.

De lá pra cá, o RH se apropriou da matriz para fazer gestão de talentos, uma perspectiva que, se pensarmos, é razoavelmente parecida com a gestão de portfólios de negócios (ainda que a comparação possa ser um pouco fria demais — não gostamos do termo Recursos Humanos, pois isso dá a entender que pessoas são ativos pouco diferentes de estoque, fábricas etc.).

Para que serve o 9 Box?

Como falamos, o 9 Box é uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos que serve de insumo para tomada de decisões de gente: promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos.

Classificamos os talentos da empresa em 9 “caixas” que nos ajudam a entender que tipo de ações devemos tomar para com eles. As principais decisões que podem ser auxiliadas pelo 9 Box são:

• promoções de função;
• movimentos laterais de função;
• aumentos de remuneração;
• bonificações e outros incentivos (de curto e longo prazos);
• treinamentos;
• desligamentos.

Como funciona o 9 Box?

O uso mais comum do 9 Box é plotar os talentos numa matriz que tem como um dos eixos a entrega de resultados e como outro dos eixos o potencial do colaborador. O uso clássico do “potencial” é dado pela avaliação de competências do funcionário.

Tradicionalmente, se dividem competências por graus de complexidade: à medida que um cargo se torna mais alto e mais complexo, mais complexas se tornam as competências requeridas por esse cargo.

Por exemplo: um analista deve demonstrar “liderança” (vamos imaginar que liderança, para fins de simplicidade, seja alguma coisa relacionada à capacidade de gerir pessoas) de uma forma muito mais “simples” e rudimentar do que seu chefe, que é gestor de pessoas. A Diretora, da mesma forma, é uma gestora de gestoras de pessoas, e, portanto, liderança para ela é algo ainda mais “complexo”.

Assim, quando avaliamos as competências do analista em relação ao que é esperado para o seu cargo, podemos inferir que se ele “excede as expectativas”, em liderança, para seu cargo, ele tem “potencial” para assumir um cargo de maior complexidade. Se você gosta de metáforas, aqui vão duas inspiradas: ele tem “gasolina no tanque” para ir mais longe, ou era da turma da frente na classe, ele tem energia potencial de sobra para voos mais altos.

Como potencial é rigorosamente medido pela avaliação de competências, muitas empresas passaram a plotar nesse eixo o resultado de algum tipo de avaliação de competências, e assim nasceu uma variação da original que era plotar em um eixo “entrega” e em outro “competências”.

Jack Welch, na GE, gostava de plotar no 9 Box “entrega”, que chamava de “resultados” (tanto faz) e “fit cultural”, que era resultado de algum tipo de avaliação similar à de competências, mas em que se avaliavam comportamentos relacionados à cultura da GE. Sobre isso (e sobre as decisões que tomava a partir do 9 Box) ele falou no relatório anual de 2002 da GE:

“It’s about the four “types” that represent the way we evaluate and deal with our existing leaders:

• ‍Type I: shares our values; makes the numbers – sky’s the limit!;
• Type II: doesn’t share the values; doesn’t make the numbers – gone;
• Type III: shares the values; misses the numbers – typically, another chance, or two;
• None of these three are tough calls, but Type IV is the toughest call of all: the manager who doesn’t share the values, but delivers the numbers; the ‘go-to’ manager, the hammer, who delivers the bacon but does it on the backs of people, often “kissing up and kicking down” during the process. This type is the toughest to part with because organizations always want to deliver – it’s in the blood – and to let someone go who gets the job done is yet another unnatural act. But we have to remove these Type IVs because they have the power, by themselves, to destroy the open, informal, trust-based culture we need to win today and tomorrow”.

É como se Welch dividisse os funcionários da GE em quatro quadrantes (um 4 Box, que, aliás, é possível de ser feito na nossa ferramenta de 9 Box). Aos que geram resultados e têm fit cultural, tudo. Aos que não geram resultados e não tem fit cultural, rua. Aos que têm fit cultural, mas não geram resultados, uma ou duas chances. A dificuldade maior é com os colaboradores que geram resultados e não demonstram fit cultural. São as decisões mais difíceis.

Mas nas palavras de Welch, “temos que remover esses tipos, pois eles têm o poder, sozinhos, de destruir a cultura aberta, informal e baseada em confiança que precisamos para vencer hoje e sempre”.

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A reunião de 9 Box

A partir desse input dado por algum sistema de avaliação, o RH organiza reuniões com os gestores para que sejam discutidos seus reportes diretos (liderados diretos). Assim, supervisores se reúnem para discutir analistas, gerentes se reúnem para discutir supervisores, e assim por diante.

Nessas reuniões, o RH (na forma de um business partner, por exemplo), serve de mediador da discussão, garantindo que ela seja construtiva e que a mesma “régua” de critérios seja aplicada a todos os profissionais.

Para as discussões serem mais produtivas, esse mediador do RH deve encorajar os gestores a trazerem o máximo de evidências possível para a discussão, para argumentarem pelos seus colaboradores com fatos e dados em mãos.

É importante que o gestor que não se preparar para a reunião se sinta constrangido e incapaz de defender seus liderados, pois assim ele pensará duas vezes antes de vir para um fórum dessa importância despreparado.

Diferentes empresas conduzem a reunião de diferentes maneiras. Uma das formas mais usadas é começar a reunião pelos extremos: os funcionários que são plotados inicialmente nos boxes do canto superior direito e inferior esquerdo. A partir da confirmação — ou não — de sua posição, define-se melhor a régua para que os outros sejam discutidos.

É importante que o RH registre uma ata completa das argumentações dos líderes sobre cada um dos profissionais discutidos, principalmente quando eles são movidos de um box para o outro.

Perigos e dificuldades com rótulos

É fundamental tomar uma decisão consciente sobre divulgar ou não para os funcionários em que box eles foram classificados. Algumas empresas comunicam o box, outras dão nomes aos boxes (algo como “talento”, “especialista”, “movimentação” etc), e outras ainda têm nomes apenas para aqueles funcionários mais bem qualificados (como programas de aceleração de carreira para high-potentials).

Acreditamos que os rótulos não são benéficos para o engajamento da força de trabalho, e, portanto, sugerimos aos nossos clientes que não os usem nem os divulguem internamente.

Acreditamos que o 9 Box é uma ferramenta que deve ser usada para tomar decisões, e não para rotular pessoas com um carimbo na testa. (Nossa opinião é embasada em diversos estudos que mostram que os rótulos são contraproducentes e também na nossa experiência profissional e com clientes na Qulture.Rocks).

Quais empresas podem utilizar o 9 Box?

Empresas de todos os tamanhos e setores podem utilizar o 9 Box, desde que estejam interessadas em:

• identificar talentos: a matriz ajuda a identificar líderes em potencial, bem como colaboradores que precisam de desenvolvimento;
• desenvolver carreiras: com base na posição do colaborador no 9 Box, as empresas podem decidir sobre promoções, movimentações laterais, treinamentos, etc;
• tomada de decisões sobre remuneração: pode ajudar a guiar decisões sobre aumentos de salário, bônus e outras recompensas;
• sucessão e planejamento de talentos: empresas que querem planejar a sucessão de cargos críticos podem usar a matriz para identificar possíveis sucessores e prepará-los;
• melhoria contínua: as avaliações frequentes com o uso do 9 Box podem ajudar a empresa a acompanhar o progresso dos colaboradores e fazer ajustes conforme necessário.

Quando usar 9 Box na sua empresa?

Você deve usar o 9 Box em um desses dois casos:

Decisões complexas

Quando tiver decisões complexas de gente a serem tomadas: se você tem uma empresa que cria muitas vagas de mobilidade interna, ou possui programas de treinamento que não podem atender a todos os colaboradores, ou se tem um programa de remuneração variável (bônus), o 9 Box pode ajudar muito a chegar nas decisões corretas à medida que o mérito relativo de cada colaborador nos eixos da matriz é extensivamente discutido e “auditado” pela liderança da empresa de maneira colegiada.

No entanto, se não há grandes decisões a serem tomadas, achamos que o 9 Box pode ser um desperdício de tempo e dinheiro (exceto caso usado pelo seu benefício educacional na formação de lideranças).

Treinamento de liderança

Quando for necessário treinar a liderança da empresa: o 9 Box pode ser uma importante ferramenta de desenvolvimento das lideranças da empresa, pois força uma discussão estruturada e embasada sobre talentos em formato de colegiado.

No entanto, se sua prática de reuniões de 9 Box for usada apenas para fins educacionais (ou seja, se não houver decisões complexas de gente a serem tomadas), tome cuidado para que ela não gere efeitos colaterais (como o de rotular pessoas, etc).

Quais são os benefícios do 9 Box?

O sucesso da Matriz 9 Box se explica pelos diversos benefícios que podem ser obtidos com o seu uso, conforme mostraremos a seguir!

Apoio na tomada de decisões

O layout visualmente amigável da Matriz 9 Box possibilita que todas as pessoas envolvidas num processo de tomada de decisão tenham clareza sobre quais são os critérios considerados na avaliação de desempenho das pessoas colaboradoras.

Além disso, seu uso estratégico permite guiar o pensamento para entender quem são as pessoas mais aptas a serem promovidas, assim como aquelas que precisam de treinamento ou até mesmo que devem ser desligadas da empresa.

Desenvolvimento das pessoas colaboradoras

Um profissional com alto potencial, mas não apresenta o conhecimento técnico suficiente, por exemplo, é um talento que não deve ser desperdiçado. Apostar no seu desenvolvimento é uma maneira de auxiliá-lo a evoluir em sua carreira, assim como a fazer entregas ainda melhores para a organização.

Nesse sentido, por ser uma importante ferramenta para avaliações de desempenho, a Matriz 9 Box auxilia até mesmo no desenvolvimento de pessoas colaboradoras. Isso porque ela permite entender as potencialidades dos profissionais nas equipes e também as oportunidades de promover seu desenvolvimento.

Retenção de talentos

E, por falar em talento que não pode ser desperdiçado, o uso da Matriz 9 Box é bastante incentivado também por esse motivo. Pense na seguinte situação: um profissional dá o máximo de si na empresa, entrega ótimos resultados, mas não sente que é reconhecido suficientemente.

Nesses casos, são grandes as chances de turnover desse talento, já que é bem possível que ele parta em busca de uma empresa que realmente o valorize. Pois bem, utilizando a Matriz 9 Box, sua equipe perceberá a tempo a importância de valorizá-lo e, assim, retê-lo no time.

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Como aplicar o 9 Box na sua empresa?

A seguir, selecionamos as principais dicas para que se possa aplicar o 9 Box em sua empresa. Confira!

Tenha um objetivo

O primeiro passo para usar o 9 Box é entender qual é o objetivo. Se a ideia é identificar os “top performers” de cada equipe, é importante elaborá-lo com eixos relacionados a isso (“Comportamento” x “Entregas”, por exemplo). No entanto, se o objetivo é entender quais são as chances de perder bons profissionais na empresa, é importante usar dados de “Potencial” x “Risco de perda”.

Estabeleça os quadrantes

Definido o objetivo do uso, é hora de colocar a mão na massa e estabelecer os quadrantes nos eixos propostos. A partir disso, é preciso estimular diálogos entre as lideranças, com a participação de uma pessoa do RH, que será capaz de guiar a conversa e evitar vieses inconscientes.

Use ferramentas adequadas

Tudo isso requer organização, junção de dados e análise estratégica. E a tarefa pode ser bastante facilitada com o uso de ferramentas e plataformas adequadas. Por meio desse tipo de plataforma, é possível, por exemplo, a partir de avaliações de desempenho já respondidas, obter uma matriz “automaticamente preenchida. A partir dos resultados obtidos, a tomada de decisão se torna muito mais prática e eficiente.

Por que utilizar a Qulture.Rocks?

Ao utilizar a plataforma da Qulture.Rocks, você conta com alguns diferenciais ao que se refere à gestão de desempenho como um todo. Confira!

• Monitoramento contínuo: Por meio da plataforma de gestão de desempenho da Qulture.Rocks, é possível monitorar o desempenho dos colaboradores em tempo real ou em períodos regulares, ao invés de esperar por avaliações anuais. Isso permite que gestores identifiquem rapidamente áreas de melhoria e intervenham proativamente;
• Feedbacks mais estruturados e objetivos: Com a a Qulture.Rocks, o feedback torna-se mais data-driven, ou seja, baseado em dados e métricas específicas. Isso minimiza a subjetividade e promove discussões mais produtivas entre líderes e liderados, focando no que realmente importa;
• Definição clara de metas e objetivos: Na plataforma, é possível que metas e KPIs sejam estabelecidos e vinculados a avaliações de desempenho. Isso cria alinhamento entre as expectativas da organização e o trabalho do colaborador, além de servir como um guia para o desenvolvimento profissional;
• Desenvolvimento de talentos: Ao identificar os pontos fortes e as áreas de melhoria dos colaboradores, a plataforma pode ajudar a direcionar programas de treinamento e desenvolvimento. Isso não apenas beneficia o colaborador em sua trajetória profissional, mas também auxilia a empresa a cultivar talentos internamente, reduzindo a necessidade e os custos de contratações externas;
• Melhoria na tomada de decisões: Com acesso a dados mais detalhados sobre o desempenho dos liderados, os gestores podem tomar decisões mais informadas em relação a promoções, bonificações, treinamentos, remanejamentos e outras ações relacionadas ao capital humano. Isso maximiza o potencial de cada profissional e garante que os recursos da empresa sejam usados da maneira mais eficaz.

Como você pôde conferir neste conteúdo, a Matrix 9 Box é uma excelente referência para aprimorar a gestão de pessoas nas empresas. Além de permitir uma visualização simples, ela também levanta fortes insights pensados em resultados para as pessoas colaboradoras.

Na plataforma Qulture.Rocks, temos uma ferramenta bastante flexível e completa de condução de reuniões de 9 Box e que certamente ajudará sua organização a conduzir melhor os processos de gestão de desempenho.

Se você quiser conhecer mais sobre a plataforma da Qulture.Rocks e suas outras funcionalidades focadas em clima, cultura, metas, lideranças e learning, entre em contato com a gente e converse com o nosso time de especialistas!