Que a definição e o acompanhamento de metas é fundamental para o sucesso de qualquer negócio já é consenso. No entanto, a complexidade do mercado vem exigindo cada vez mais especificidade na gestão de desempenho — e é aí que ganham força os KPIs.

Você sabe efetivamente o que eles são e como funcionam? Neste artigo, você vai entender como esses indicadores podem transformar dados em insights valiosos, ajudando na tomada de decisão e na otimização de processos. Vamos lá?

O que é KPI?

Traduzidos livremente como “Indicadores-Chave de Desempenho”, os KPIs são a sigla para “Key Performance Indicators”. Tratam-se de métricas específicas que têm como objetivo medir o desempenho em um processo, tendo como foco um determinado objetivo preestabelecido.

Os indicadores-chave de desempenho são como degraus nos quais é preciso subir, um a um, para alcançar o topo — o qual, nessa analogia, seria o objetivo ou a meta. Portanto, eles são o passo a passo, o meio pelo qual será possível chegar nesse fim determinado. São, normalmente, aplicáveis a equipes ou áreas.

Ainda que não se consiga atingir o resultado pretendido, os KPIs permitem medir o nível de atingimento, sendo possível identificar em qual dos “degraus” houve percalços que impediram o alcance e qual foi o “tamanho” desse percalço.

Para que servem os KPIs?

Como apontado brevemente no tópico anterior, os KPIs servem para medir e avaliar o progresso em direção aos objetivos e metas estabelecidos. Eles fornecem uma visão clara de como está o desempenho de diferentes áreas e processos dentro de uma organização.

Além de identificar se os resultados esperados estão sendo alcançados, os KPIs também ajudam a detectar pontos de melhoria, permitindo ajustes e correções no caminho para atingir as metas. Em resumo, os KPIs são ferramentas essenciais para monitorar, controlar e otimizar o desempenho organizacional.

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Quais os principais tipos de KPIs?

Para fazer o acompanhamento correto dos KPIs do seu negócio, é importante conhecer suas principais categorias e como elas se relacionam. A seguir, explicamos o que são KPIs primários e secundários.

KPIs primários

Como o nome sugere, os KPIs primários são os principais indicadores-chave de desempenho. Seu papel é indicar se os objetivos definidos para o negócio estão sendo alcançados. Na área de RH, por exemplo, os KPIs abrangem:

KPIs secundários

Já os KPIs secundários são os indicadores que mostram se os KPIs primários estão no caminho certo. São métricas “menores” que ajudam a alcançar a métrica “maior”. No equivalente aos KPIs primários apresentados anteriormente, alguns exemplos de KPIs secundários seriam:

  • números de admissão e demissão;
  • taxa de faltas justificadas; entre outros.

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Como definir KPIs?

A definição de indicadores-chave de desempenho não segue um passo a passo exato e depende principalmente das informações que se deseja obter. No entanto, há alguns quesitos importantes a serem considerados — você pode ler com detalhes neste artigo do blog.

A seguir, apresentamos dicas para a definição de KPIs, tanto do negócio como um todo como de áreas específicas. Confira!

Definição de KPIs para o negócio

Há algumas orientações importantes para definir os principais indicadores de desempenho do seu negócio. Uma vez que os KPIs devem abranger o que há de mais relevante para a performance e os resultados da empresa, sua definição está ligada aos objetivos organizacionais. Confira algumas recomendações:

  • escolher algo que possa ser mensurado: isso significa optar por algo quantificável — uma métrica que possa ser medida com exatidão, tanto em um momento específico quanto ao longo do tempo;
  • avaliar a importância daquele indicador para o negócio: pergunte-se qual a importância efetiva daquele KPI para a empresa, a atenção da liderança e os recursos disponíveis;
  • evitar índices de vaidade: entram nessa categoria os índices que parecem relevantes ou impressionantes à primeira vista, mas oferecem valor nem impactam diretamente nos resultados do negócio;
  • escolher KPIs que ajudem a tomar decisões: é importante que o indicador seja relevante o suficiente para que, conforme suas variações, ele ajude a enxergar as melhores decisões de negócio a serem tomadas;
  • definir a periodicidade da análise: dependendo do KPI escolhido, sua frequência pode ser desde diária até anual, e o critério para defini-la é o tamanho da variação ao longo do tempo. 

Definição de KPIs para áreas 

Já a definição de indicadores de desempenho para as áreas deve derivar, naturalmente, dos KPIs do negócio. Portanto, a primeira e mais importante orientação é alinhar seus KPIs aos objetivos da empresa.

O que o negócio precisa atingir no momento e como a sua área pode ajudar nesse objetivo específico? Comece por aí. Tendo os objetivos da sua área, o próximo passo é medir os resultados ligados a esse objetivo. Abaixo, destacamos alguns indicadores importantes para você conhecer:

Leia aqui 👉 Indicadores de treinamento

Leia aqui 👉 Indicadores de clima organizacional

Leia aqui 👉 Indicadores para RH

As demais recomendações para definir os KPIs da área são semelhantes às usadas para definir os KPIs do negócio: verificar se o indicador é mensurável, evitar métricas de vaidade e definir periodicidade de análise.

Como fazer gestão de KPIs?

Gerenciar KPIs é um processo contínuo e indispensável para qualquer empresa que deseja desenvolver uma cultura de alta performance. Aqui estão os passos fundamentais para uma boa gestão de KPIs.

Passo 1: Ter uma definição clara de seus KPIs

  • Alinhe com objetivos estratégicos: certifique-se de que os KPIs estão alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
  • Siga os critérios SMART: defina KPIs que sejam Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo Definido (SMART).
  • Envolva os interessados: colabore com diferentes departamentos e partes interessadas para identificar e validar os KPIs mais relevantes.

Passo 2: Coletar os dados

  • Escolha fontes confiáveis: utilize sistemas e ferramentas que garantam a coleta precisa e confiável de dados.
  • Automatize processos: sempre que possível, automatize a coleta de dados para minimizar erros humanos e aumentar a eficiência.

Passo 3: Monitorar os dados continuamente

  • Crie dashboards e relatórios: use dashboards e relatórios em tempo real para acompanhar os KPIs. Ferramentas de visualização de dados ajudam a tornar as informações mais compreensíveis.
  • Revise o processo regularmente: realize revisões periódicas, como reuniões semanais ou mensais, para avaliar o progresso e discutir os resultados com a equipe.

Passo 4: Analisar o desempenho

  • Procure identificar tendências: analise os dados para encontrar tendências, padrões e variações nos resultados.
  • Estabeleça comparações: compare os resultados com metas predefinidas, benchmarks do setor e períodos anteriores para entender o contexto do desempenho.

Passo 5: Tomar decisões fundamentadas

  • Faça ajustes e correções: com base na análise, tome decisões embasadas para ajustar processos, alocar recursos e implementar ações corretivas quando necessário.
  • Faça um planejamento estratégico: utilize os insights dos KPIs para embasar suas estratégias e definir novas metas e objetivos.

Passo 6: Prezar pela comunicação eficaz

  • Garanta a transparência: mantenha a comunicação aberta e transparente com todos os níveis da organização sobre os KPIs e o desempenho atual.
  • Aprenda a dar e receber feedback: incentive o feedback dos colaboradores para identificar áreas de melhoria e promover a participação ativa na gestão dos KPIs.

Passo 7: Proporcionar treinamento e capacitação

  • Promova a educação corporativa: ofereça treinamento contínuo para a equipe sobre a importância dos KPIs, quais as principais métricas para cada área etc.
  • Providencie ferramentas e recursos: garanta que a equipe tenha acesso às ferramentas e recursos necessários para monitorar e gerenciar seus KPIs, como um bom Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Passo 8: Revisar e ajustar dos KPIs

  • Faça avaliações periódicas: regularmente avalie a relevância e eficácia dos KPIs. Ajuste ou substitua KPIs que não estejam mais alinhados com os objetivos estratégicos ou que não forneçam insights úteis. Dentro da área, esse processo pode ser feito nos períodos próximos a quando ocorrem as avaliações de desempenho.
  • Adapte os KPIs a eventuais mudanças: esteja preparado para ajustar os KPIs conforme mudanças no ambiente de negócios, novas estratégias ou novas prioridades.

Qual a diferença entre KPIs e métricas?

Embora os termos possam “assustar” em um primeiro momento, sua diferença é bem simples. Como vimos, KPIs são indicadores ou métricas-chave, ou seja, métricas cujo acompanhamento é fundamental para o atingimento do objetivo desejado. Já as métricas são quaisquer índices ou taxas que possam ser quantificados.

Dessa forma, o KPI nada mais é do que uma “métrica principal”, enquanto a métrica apenas pode vir a ser um KPI. Todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI: somente se a métrica for um ponto importante para a empresa, ajudando nas tomadas de decisão e na orientação de propósitos, é que ela se torna um KPI.

Qual a diferença entre KPIs e OKRs?

Com o conteúdo ao longo deste artigo, a definição de KPIs já deve estar bem fresca na sua compreensão. Mas e OKRs? Embora sejam conceitos distintos, OKRs e KPIs são complementares entre si. 

“OKRs” é a sigla para “Objective and Key-Results”, ou seja, “Objetivos e Resultados-Chave”. Trata-se de uma metodologia de gestão empresarial em que se define um objetivo principal a ser alcançado (inspiracional e qualitativo) e seus resultados-chave (quantitativos e objetivos, que confirmarão se o objetivo foi alcançado ou não.

Conforme vimos na analogia do tópico anterior, é como se o OKR fosse o topo de uma escadaria, enquanto os KPIs são os degraus dela. Nesse sentido, é por meio desses degraus (KPIs) que será possível alcançar o ponto mais alto (OKR). Da mesma forma, são os KPIs que guiarão rumo ao alcance da meta estipulada no OKR (chamada de Objetivo na metodologia).

Sendo assim, enquanto os OKRs permitem a convergência dos esforços, já que o objetivo é conhecido e comum a todos que deles participam, os KPIs dão clareza sobre quais métricas devem ser acompanhadas de modo a entender se os key-results foram atingidos.

Qual a relação entre KPIs e gestão de desempenho

Com a leitura até aqui, fica fácil entender a relação entre os KPIs e a gestão de desempenho. Para detalhá-la, vamos explorar brevemente a definição de gestão de desempenho:

“Processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização.” (Aguinis, 2009). 

Para que esse processo básico de mensuração e análise exista, é necessário que existam critérios a serem medidos, isto é, os KPIs.

É como diz a frase de Peter Burker: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”. Por isso, para que a gestão de desempenho aconteça, é preciso que haja KPIs claros e bem definidos — somente assim será possível avaliar o atingimento, total ou parcial, dos objetivos elencados.

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