Análise SWOT: entenda como implementá-la na empresa

A análise SWOT nas empresas é uma ferramenta que auxilia na análise da influência dos meios interno e externo no sucesso de uma organização, por meio da identificação de suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Por ser bastante estratégica, a análise SWOT tem sido usada para avaliar os cenários da empresa e auxiliar na tomada de decisões mais assertivas. O nome pode parecer complicado, mas aplicá-la pode ser uma “mão na roda” para atingir objetivos e resultados cada vez melhores.

Por isso, neste post, vamos explicar o que é a análise SWOT, do que ela é composta e qual é a sua importância. Em seguida, você vai compreender quando fazê-la, quem é a pessoa responsável por implementá-la, e, por fim, colocar a mão na massa e saber quais são os 6 passos para usá-la. Acompanhe a leitura!

O que é análise SWOT nas empresas?

Análise SWOT é uma ferramenta estratégica da qualidade e de “autoconhecimento da empresa”, que permite fazer um diagnóstico, identificar e analisar a organização como um todo em cenários como:

• planejamento estratégico;
• mudanças estruturais na empresa;
• implementação de um novo e grande projeto.

Explicando a sigla SWOT

SWOT é uma sigla em inglês para Strenghts, Weakness, Opportunities, Threats, que, traduzidos para o português, fazem referência a Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (FOFA).

Sob esses 4 principais pilares, a análise SWOT tem como foco os contextos interno e externo da organização. Dessa maneira, suas forças dizem respeito aos seus pontos fortes e capazes de trazer bons resultados, enquanto suas fraquezas são seus pontos fracos e que precisam ser melhorados. Por outro lado, as oportunidades e ameaças estão relacionadas ao contexto externo que exercem influência na empresa.

Detalhando a análise SWOT (ou FOFA)

Como mencionamos, a análise SWOT está baseada em 4 principais grandes conceitos que se dividem em internos e externos, conforme veremos adiante.

Ambiente interno

No ambiente interno, temos os fatores os quais as empresas têm maior poder de controle, podendo modificá-los caso necessário:

• Strenghts (Forças): as forças estão relacionadas a tudo aquilo que está sob domínio da organização e que contribui para bons resultados na empresa. Por isso, devem ser exploradas ao máximo. Exemplos de forças: profissionais altamente qualificados; boa localização; infraestrutura adequada;
• Weakness (Fraquezas): as fraquezas dizem respeito aos fatores internos que dificultam ou impossibilitam o andamento de processos e/ou a obtenção de bons resultados. Nesse sentido, devem ser combatidas a fim de otimizar o alcance de objetivos. São exemplos de fraquezas: erros e retrabalhos; alta taxa de turnover; salários defasados.

Ambiente externo

No ambiente externo, estão fatores que não são passíveis de ações por parte da empresa e que, por isso, não podem ser controlados por ela. Ainda assim, eles os afeta:

• Opportunities (Oportunidades): essas são condições externas à empresa que são favoráveis ao seu crescimento e desenvolvimento. Quando aproveitadas, as oportunidades permitem que a empresa relacione de maneira benéfica os ambientes interno e externo, ganhando visibilidade e rentabilidade. Alguns exemplos de oportunidades são: redução de impostos ou saída de um concorrente do mercado;
• Threats (Ameaças): as ameaças são obstáculos que precisam ser superados pela empresa para ter bons resultados, já que têm potencial de reduzir sua receita. Alguns exemplos de ameaças são: aumento do custo de matéria-prima e alta da inflação.

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Qual é a importância de usar a análise SWOT?

Donos de empresas e pessoas gestoras de maneira geral acreditam que conhecem a empresa como um todo. Porém, nem sempre essa é a verdade, pois sempre existem nuances a serem descobertas. E é por isso que a análise SWOT é tão importante.

A análise SWOT estabelece um diagnóstico realista da organização, permitindo identificar quais são as possibilidades frente aos ambientes interno e externo. Nesse sentido, é possível observar a capacidade ofensiva e defensiva da empresa, bem como suas vulnerabilidades. 

Por oferecer uma visão geral da vantagem competitiva da companhia, a ferramenta permite um planejamento estratégico mais bem embasado, maior segurança nas tomadas de decisão e melhor desempenho organizacional.

Aplicar a análise SWOT adequadamente também possibilita compreender o mercado como um todo e entender qual é o papel da sua empresa neste contexto. A partir disso, pode-se até mesmo prever determinadas tendências e oportunidades na área de atuação.

Quando fazer análise SWOT na empresa?

A análise SWOT pode ser útil em diversos momentos na empresa. Ela pode ser aplicada, por exemplo, com periodicidade para analisar a necessidade da construção de projetos ou quando há uma grande mudança na organização, como a chegada de um novo diretor ou CEO.

A ferramenta também pode ser usada durante o planejamento estratégico do ano seguinte. Além disso, trata-se de um ótimo instrumento para a organização quando acontecem grandes modificações no mercado (ambiente externo) que impactam o funcionamento e/ou resultados da empresa.

Quem são os responsáveis por fazer a análise SWOT?

É verdade que a matriz SWOT é uma ferramenta de gestão de projetos. No entanto, seu uso não é restrito para lideranças. A análise pode ser feita por qualquer pessoa que conheça o conceito e consiga aplicá-lo adequadamente considerando o contexto da empresa — ou até mesmo pessoal, se for o caso, já que a ferramenta pode ser usada para fins individuais também.

É importante considerar ainda a participação de uma equipe na execução desse tipo de matriz. Assim, serão mais fontes de informações e dados importantes para tornar cada quadrante da matriz o mais completo possível. A partir disso, será possível obter importantes insights.

Como fazer uma análise SWOT na empresa, passo a passo?

Entendidos o conceito, a importância e os responsáveis, é hora de colocar a mão na massa e entender como, de fato, uma matriz SWOT pode ser aplicada na sua empresa. Veja, a seguir, 6 passos para implementá-la com sucesso!

A partir de agora, vamos considerar a seguinte situação hipotética: você tem uma empresa de tecnologia e deseja implementar um novo software para auxiliar no processo de gestão de desempenho da empresa. Para isso, aplicará a análise SWOT.

1. Estabeleça o objetivo

O objetivo deve ser sempre o ponto de partida da análise SWOT por ser ele o princípio motivador da aplicação dessa matriz. Dessa forma, considerando o exemplo dado acima, é nítido que o objetivo principal é identificar se é viável e benéfico contratar este novo software para Gestão de Desempenho e de OKRs.

A partir disso, será possível entender como os cenários interno e externo poderão impactar nisso e de que forma é possível agir para obter o máximo de ganhos possível.

2. Realize um brainstorm

Definido o objetivo, é hora de colocar a cabeça para pensar — ou melhor, as cabeças. Lembre-se de que uma matriz SWOT elaborada em conjunto tem muito mais chances de trazer excelentes insights.

Por isso, reúna as pessoas envolvidas. Uma boa ideia aqui é ter um grupo multidisciplinar para garantir que vai abranger todas as áreas necessárias na contratação e implementação do produto. Instigue-as a pensar (e anotar) quais seriam os fatores primordiais que o software deve apresentar, assim como as etapas necessárias para contratar, implementar e “startar” seu uso.

Nesse momento, é muito importante também procurar referências e indicações de profissionais e de empresas que já utilizaram os softwares disponíveis no mercado, levantando os pontos positivos e negativos de cada um deles. Além disso, pode ser o caso de contratar consultorias que possam nortear melhor a escolha e até mesmo auxiliar na implementação e treinamentos do time para o uso da ferramenta.

3. Identifique os pilares na análise SWOT na empresa

Agora, é hora de colocar tudo no papel. Com o desenho da matriz SWOT, vá distribuindo os pontos levantados dentro de cada pilar (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). Por exemplo, se alguém do time de Recursos Humanos já usou ferramentas do tipo em experiências profissionais anteriores, aponte isso como uma força que auxiliará na execução do projeto.

Da mesma maneira, identifique os obstáculos que podem ser encontrados (que são as fraquezas). Um deles pode ser a incompatibilidade de sistemas da empresa com determinados softwares disponíveis no mercado.

Observe as oportunidades existentes, como a redução da cotação do dólar (caso a ferramenta contratada seja de outro país), e as ameaças, ou seja, os fatores externos que podem dificultar sua contratação ou aplicação no dia a dia (no caso citado, a alta do dólar pode ser uma ameaça).

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4. Analise a viabilidade

A estrutura visual da matriz SWOT permite analisar se o projeto pensado anteriormente é realmente viável. É importante ressaltar que a matriz pode evidenciar, inclusive, a inviabilidade da execução do projeto.

Isso porque, diferentemente do que se pode pensar, é possível que, durante o processo de elaboração da SWOT, seja identificado que, apesar das forças e oportunidades, existem fatores de fraqueza e ameaças que tornam o projeto difícil ou até mesmo impossível.

Aqui, é hora de entender se será possível, viável e proveitoso seguir adiante e, se sim, o que é necessário para contornar as dificuldades impostas.

5. Trace um planejamento estratégico

Se for considerada a viabilidade do projeto, é hora de seguir em frente. Neste momento, as ideias e ações estarão bem mais evidenciadas, justamente pela montagem da matriz SWOT.

Então, é hora de traçar um planejamento estratégico identificando responsáveis, atividades, ações necessárias, prazos, entre outras coisas. Aqui, é importante ter em mente as forças que podem ser potencializadas, fraquezas que devem ser consertadas, oportunidades que precisam ser aproveitadas e ameaças que necessitam ser contornadas.

Este é também o momento em que serão delegadas tarefas considerando a multidisciplinaridade do grupo envolvido. Sendo assim, no exemplo apresentado, é importante que:

• o time financeiro esteja bem representado ao considerar custos e investimentos na contratação da ferramenta;
• o time de Recursos Humanos tenha representantes para analisarem as features necessárias para o sucesso do uso desse tipo de plataforma na empresa;
• o time de desenvolvimento investigue as possibilidade de integrações e uso de banco de dados, caso seja preciso;
• a equipe de Segurança da Informação observe fatores de risco que possam afetar a segurança de dados da empresa;
• as lideranças tenham contato com as demonstrações para entenderem se o que o produto entrega realmente faz sentido para o dia a dia de suas equipes;
• Diretores e, se possível, o CEO da empresa, para garantir que haverá a visão dessas pessoas na decisão, já que estão bastante envolvidas em processos de Gestão de Desempenho e OKRs.

6. Analise os resultados

Software contratado, integrações feitas, equipe treinada e uso da ferramenta de Gestão de Desempenho consolidada, é hora de analisar os resultados. Apesar de não ser fundamentalmente uma etapa da análise SWOT em si, essa é uma importante oportunidade de entender o que deu certo, o que não deu e quais são os aprendizados que podem ser aplicados nos próximos projetos.

Dessa maneira, é indicado observar se as forças mencionadas na matriz SWOT foram devidamente aproveitadas, assim como se as oportunidades se consolidaram enquanto vantajosas. De forma semelhante, as fraquezas e ameaças devem ser alvo de análise sobre se foram superadas e quais foram os ganhos gerais da implementação do software.

No caso da contratação de uma ferramenta de Gestão de Desempenho e planejamento de OKRs, é importante até mesmo identificar se os próprios resultados da empresa melhoraram com a contratação da ferramenta — ou, se for o caso, começaram a ser acompanhados adequadamente graças à implementação do software.

A análise SWOT apresenta diversas possibilidades, aplicações e benefícios. Por isso, aplicá-la em sua empresa pode trazer resultados realmente positivos e relevantes. Então, lembre-se de seguir os passos citados e sempre investigar os resultados obtidos.

E, por falar em Gestão de Desempenho e de OKRs, como anda a gestão por OKRs na sua empresa? Quais são as ações que já utilizam nesse sentido? Será que todos na empresa têm ciência da importância? Responda nosso quiz e descubra em qual nível de gestão por OKRs sua empresa está!