Software de RH: o que são, principais tipos e como escolher o ideal

Sua empresa já utiliza um software de RH? De acordo com uma pesquisa feita pelo Gartner, 44% das lideranças afirmam que a prioridade estratégica de obtenção de melhores resultados nos negócios é um dos principais motivos para a adoção de tecnologias no RH até 2026. Em segundo lugar, está o crescimento do número de funcionários e habilidades (26%) e a otimização de custos (17%).

Se a sua organização, mesmo conhecendo sobre a importância da tecnologia como aliada do RH, ainda não investiu em ferramentas, chegou o momento de mudar essa realidade. Neste conteúdo, selecionamos algumas informações importantes sobre como funcionam softwares de RH, quais são suas aplicabilidades e como se relacionam com processos importantes como o de gestão de desempenho. Continue a leitura e entenda!

O que é um software de RH?

Em um levantamento feito pela Kenoby, no Kenoby Trends - Panorama do RH 2019 com mais de 2000 empresas participantes, 86% dos profissionais de Recursos Humanos apontaram que esse setor já se tornou estratégico. Além disso, para 96% deles a tecnologia é essencial para processos de RH. No entanto, 52% dos entrevistados responderam que a empresa onde trabalham é pouco digital, enquanto 18% afirmam que não é nada digital.

Tais dados evidenciam a importância cada vez maior da tecnologia para a gestão de pessoas. É aqui que entra o software de RH. Mas o que, de fato, é um software de RH? Trata-se de um sistema (normalmente em “nuvem”, ou seja, com banco de dados em um servidor na Internet) em que é possível automatizar, organizar e otimizar processos de Recursos Humanos.

Dessa maneira, pode-se gerenciar diversas demandas e atividades da área como Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento, Departamento Pessoal, Gestão de Desempenho, Gestão de OKRs, etc.

Entre os benefícios do uso desse tipo de ferramenta, encontram-se o aumento da produtividade, a diminuição do retrabalho, o acesso mais facilitado a dados e informações para análises, o compartilhamento de informações, a melhoria nos resultados da empresa, entre outros. Mais adiante, vamos nos aprofundar nesses tópicos.

Quais são os principais tipos de software de RH?

Primeiramente, vamos apresentar alguns tipos de software de RH existentes no mercado, cujas funcionalidades contribuem para a otimização das tarefas e para o aumento da produtividade de toda a equipe. Veja!

Cálculo da folha de pagamento

De acordo com a própria percepção de profissionais da área de Recursos Humanos, o setor vem se tornado cada vez mais estratégico. Se antes o seu papel era mais burocrático e operacional, hoje o time se preocupa em destravar o potencial humano de seus colaboradores e garantir que haja um melhor desempenho da empresa a partir do melhor desempenho dos profissionais.

Nesse sentido, algumas atividades rotineiras podem — e devem — ser automatizadas, como o cálculo da folha de pagamento. Existem tipos de software para Recursos Humanos, por exemplo, que possibilitam ao analista de RH apenas conferir os dados dos colaboradores para realizar a liberação do pagamento. Além de otimizar a atividade, reduz consideravelmente as chances de haver erro humano nos cálculos dos salários.

Geração e distribuição de holerites

Outro ponto que pode ser beneficiado pela tecnologia no RH é a geração e distribuição de holerites. Enquanto algumas organizações realizam essa prática por meio de disparos de e-mail, já existem alternativas que contribuem para o acesso remoto por parte do colaborador assim que o salário for depositado em conta.

De forma automatizada, o profissional receberá um e-mail de que o holerite já está disponível na área destinada a ele. Dessa forma, sempre que ele quiser consultar, o documento estará acessível na nuvem, contribuindo para que haja um histórico armazenado de todos os holerites daquela pessoa.

Controle de férias

Como é o controle de férias de sua organização? Se essa prática for feita a partir do uso de planilhas e documentos impressos, seu setor de Recursos Humanos está deixando de ser estratégico para tarefas manuais e burocráticas.

Nesse sentido, um software de RH traz informações importantes para analistas, como:

• períodos obrigatórios de descanso;
• quando cada profissional pode tirar as suas férias;
• quais são as datas de pagamentos, entre outros.

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Admissão digital

O ano de 2020 trouxe grandes desafios para as empresas. Devido à pandemia da Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, organizações precisaram decretar o home office para atender aos decretos municipais e estaduais — cujo principal objetivo era o de frear a proliferação da doença.

Mesmo com as medidas de isolamento sendo afrouxadas pelos governantes e com a vacinação se tornando realidade, algumas organizações optaram por manter seus profissionais em casa.

Entre os desafios encontrados pelos gestores, além de manter um relacionamento próximo com seus colaboradores e promover qualidade de vida e bem-estar mesmo de forma remota, certamente a admissão esteve entre os principais.

Por meio de um software de RH que possibilita a admissão digital, o próprio candidato contratado tem a possibilidade de organizar a documentação e enviar os dados necessários para o setor responsável de maneira on-line. Entre as principais vantagens observadas, destacamos:

• redução de custos, uma vez que não haverá gastos com impressões e xerox;
• melhor experiência para o novo colaborador logo nos períodos iniciais, justamente por reduzir a necessidade de deslocamento;
• possibilidade de contratar profissionais de qualquer lugar do Brasil — principalmente para empresas que vão adotar o trabalho híbrido;
• possibilidade de reunir as informações dos profissionais em nuvem, sem a necessidade de armazenar pilhas de documentos em arquivos;
• menores riscos quanto à segurança das informações; entre outros.

Pagamento de profissionais

Além de todos esses pontos mencionados, também existem softwares para RH relacionados ao pagamento para profissionais. Hoje, já existem ferramentas que permitem ao colaborador consultar o salário dos dias já trabalhados naquele mês, além de haver a possibilidade de o funcionário, de forma automatizada, solicitar adiantamento financeiro caso ele identifique essa necessidade.

Recrutamento e seleção

A gestão de talentos de uma empresa deve se preocupar com a experiência de seus colaboradores desde mesmo antes da contratação — por essa razão, é preciso encontrar o profissional ideal para as vagas em aberto, que se adéquam com a cultura da empresa e que tenham o perfil desejado pela organização.

Para isso, já existem softwares para RH que permitem a requisição de vagas, a atração de talentos e a qualificação de candidatos. Dessa forma, o time poderá fazer contratações mais rápidas e triagem de candidatos de forma prática — aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Learning

O learning é outro assunto de preocupação dos times de RH. Isso porque essa é uma maneira bastante eficiente de desenvolver os indivíduos da empresa e estimular que aprendam constantemente.

Porém, diferentemente do que se pode pensar, ações de aprendizagem não precisam estar desvinculadas de um software de RH. Pense na seguinte situação: sua empresa aplica um processo de gestão de desempenho, realiza a avaliação de desempenho, estimula a criação de Planos de Desenvolvimento Individuais, mas não consegue medir até que ponto eles são colocados em prática quando envolvem ações de aprendizagem (como a realização de cursos).

Em um software de RH com módulo de learning, esse obstáculo é superado, uma vez que já é possível conectar uma coisa à outra. Com a possibilidade de obter cursos prontos e gravados, é possível personalizar as trilhas de aprendizagem individualizadas e acompanhar o andamento das pessoas colaboradoras nos cursos que se propuseram a fazer.

Por que se preocupar com a gestão de desempenho?

Inicialmente, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre o conceito de gestão de desempenho. De acordo com Herman Aguinis, um dos maiores acadêmicos da psicologia organizacional, trata-se de um "processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização".

Nesse sentido, a gestão de desempenho existe para melhorar a performance da empresa a partir do desempenho de cada um de seus profissionais, individual ou coletivamente. Mas por que contar com um software para auxiliar nesse sentido? A seguir, selecionamos as principais informações sobre o tema!

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma avaliação estruturada do desempenho individual de um colaborador em determinado período de tempo. Por meio dessa avaliação, existe a oportunidade de melhorar o desempenho da empresa tendo em vista a melhoria do desempenho dos profissionais que nela atuam.

Para compreender sobre a relação existente entre avaliação de desempenho e gestão de desempenho, basta entender o processo de gestão de desempenho como um ciclo, que se inicia com as expectativas (metas, indicadores, competências e comportamentos) e se encerra com a avaliação — e o subsequente início de um outro ciclo.

Ao contar com um software, há a oportunidade de a equipe de RH preencher as avaliações de forma justa e embasada. Ou seja, enquanto avalia um membro da empresa, tem a oportunidade de visualizar informações importantes sobre ele, como:

• feedbacks recebidos;
• elogios recebidos;
• PDIs;
• OKRs; entre outros.

Além disso, com essa ferramenta de tecnologia no RH, há a possibilidade de criar avaliações com base nas necessidades da empresa. É possível, por exemplo, aplicar um único modelo para toda a empresa, ou escolher quem vai participar.

Outro ponto importante: depois de rodar a avaliação, há a possibilidade de visualizar, por meio dos boxes, em qual quadrante de performance (dentro de uma matriz 9 Box) se encontra cada colaborador. Assim, de forma prática, há a oportunidade de avaliar quem pode ser promovido, treinado ou realocado.

Gestão de Metas/OKRs

As OKRs são um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca das metas globais de uma organização. Entre as principais diferenças das OKRs para as metas tradicionais, destacamos:

• ciclos mais curtos — enquanto a prática de metas tradicionais se aplicam em um ano, as OKRs contam com ciclos mais curtos, variando entre 1 e 6 meses;
• mais transparentes — normalmente, as OKRs são públicas dentro da empresa;
• flexíveis — são definidas de forma descentralizada; entre outras diferenças.

Ao contar com um software de RH, você terá a oportunidade de trazer aos colaboradores uma visão clara sobre as suas tarefas — com prazo de entrega —, além de ter bem definido como essas OKRs se alinham com o objetivo do time e da empresa — consequentemente, a sua equipe vai espalhar o sentimento de pertencimento pela empresa.

Além disso, o software contribui para avaliar a evolução de cada meta, sempre ciente sobre quais estão on-track e quais são aquelas que precisam de um aperfeiçoamento nas estratégias, com a criação de planos de ação.

Por fim, há a possibilidade de criar o Mapa Estratégico da companhia. Ou seja, todos os profissionais poderão identificar como os times e os indivíduos estão interligados ao objetivo macro da organização, de modo que promova o alinhamento e clareza aos objetivos, além de sensos de dono e de pertencimento.

Feedbacks instantâneos

Feedback é um processo no qual uma pessoa contribui para que a outra possa se desenvolver a partir de suas próprias percepções. Quanto mais feedbacks forem trocados em um negócio, melhor serão os resultados individuais, justamente por oferecer a oportunidade de as pessoas alterarem o seu curso quando algo não está tão positivo.

Por meio de um software de RH, todos os colaboradores terão a oportunidade de enviar e pedir feedbacks em tempo real para qualquer pessoa da empresa. Além disso, as contribuições ficam registradas para acesso tanto da pessoa colaboradora, quanto da sua liderança e do time de RH.

Com esse recurso, é possível ainda reforçar os valores do negócio, uma vez que a ferramenta oferece a chance de selecionar e relacionar qual valor da empresa está sendo praticado por quem recebe o feedback.

Muitas vezes, profissionais consideram complicado solicitar feedbacks aos seus colegas. A partir do software, eles têm a oportunidade de contar com estruturas pré-definidas para esses pedidos, de modo a incentivar que sejam feitos e que a cultura fique ainda mais viva dentro de seu negócio.

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One-on-ones

Conforme sabemos, one-on-ones são reuniões periódicas realizadas entre lideranças e pessoas lideradas. Para implementar essa cultura na organização, nada melhor do que contar com um tipo de software de Recursos Humanos que auxiliará nesse sentido.

Por meio da ferramenta, é possível escolher a cadência que melhor se adapta à realidade do negócio, além de registrar anotações sobre assuntos discutidos durante a reunião.

Para que a conversa seja ainda mais rica, existe a possibilidade de o profissional estruturar a pauta para essa reunião, de modo que líder, liderados e lideradas sejam guiados durante a conversa.

Pesquisa de clima organizacional

De maneira simplificada, o clima organizacional é a percepção de colaboradores e colaboradoras de uma organização sobre processos, políticas e práticas da empresa. Para que seja feito esse diagnóstico, a Pesquisa de Clima deve ser aplicada para uma amostra ou para 100% de seus colaboradores, de modo que identifique e guie ações de melhorias para o clima e avalie se elas de fato trouxeram melhores resultados para a empresa.

Por meio de um software de RH, o seu time vai analisar o mapa de calor, permitindo visualizar de forma rápida e centralizada quais são os grupos de colaboradores que estão se sentindo bem e quais são aqueles que precisam de uma atenção imediata.

Além disso, há a possibilidade de cruzar dados. Conforme explicamos, na avaliação de desempenho, a equipe visualiza as pessoas em um box, descobrindo quem são aqueles que melhor performam. Nesse sentido, basta aplicar uma pesquisa para identificar qual é a percepção dessas pessoas em relação à empresa, recorrendo a estratégias para a retenção desses talentos.

Pesquisa pulse de sentimentos

Se a Pesquisa de Clima é a principal ferramenta de tecnologia para o RH fazer um diagnóstico de como está o nível de satisfação, engajamento e motivação das pessoas colaboradoras de uma maneira geral, a pesquisa pulse de sentimentos permite essa visão em nível individual.

Ela funciona da seguinte forma: com um software de o RH, é possível automatizar o envio de uma pesquisa rápida e com frequência definida, com poucas perguntas, para todos os membros da organização. Elas têm como objetivo identificar qual é o sentimento daquela pessoa perante o trabalho e a empresa.

Seu principal benefício é possibilitar à liderança e ao time de RH acompanhar como as pessoas colaboradoras estão se sentindo no ambiente de trabalho. Nos casos em que haja necessidade, é possível tomar ações que auxiliem na melhoria do bem-estar da pessoa colaboradora.

Além disso, por ser algo automatizado, economiza tempo do time de RH. Sua praticidade (por conter poucas perguntas e questionamentos bastante diretos) também estimula que os indivíduos a respondam em uma frequência adequada — indicamos a aplicação semanal da pesquisa pulse de sentimentos.

Histórico das avaliações

A partir de um software de RH, as lideranças têm a oportunidade de identificarem as avaliações ao longo dos meses, o que contribui para analisar a evolução ou a involução do colaborador. Assim, há a possibilidade de trazer feedbacks mais construtivos e embasados no próprio desempenho da pessoa liderada.

Facilidade de resposta do formulário

Por fim, a equipe tem a oportunidade de tornar a experiência do processo mais fluida:

• maior facilidade de resposta do formulário — a experiência se torna mais positiva para todo o time, justamente por tirar a fricção do processo;
• maior facilidade para gerir todo o processo — com um software de RH, o time tem a oportunidade de criar de forma prática os formulários, de replicá-los para o próximo ciclo, além de acompanhar quem são aquelas pessoas ou times que estão ou não respondendo.

Por que contratar um software de RH?

Conforme mencionamos, existem diversos benefícios em usar um software de RH. Vamos nos aprofundar neles?

Aumento da produtividade

Um sistema para RH, seja para qual processo for, permite um aumento da produtividade a partir do momento em que diminui a quantidade de demandas operacionais que passam a serem feitas de maneira automatizada. Com isso, a produtividade do RH aumenta, sendo possível direcionar os esforços para questões mais estratégicas.

Diminuição do retrabalho

O retrabalho gera custos de tempo e de dinheiro para as empresas. Isso pode ser evitado com o uso de softwares de RH a partir do momento em que a automatização de processos torna possível a redução desse retrabalho. Ganha-se, assim, em eficiência.

Acesso a dados e informações

Planilhas e arquivos dispersos em pastas e computadores não são nada práticos. Além de serem difíceis de gerenciar, facilmente informações são perdidas. Tudo isso sem contar a dificuldade que pode ser o acesso de diferentes pessoas aos documentos, quando necessário. Por armazenar os dados em nuvem, softwares de RH resolvem bem essa questão.

Melhoria nos resultados da empresa

Todos os pontos acima citados, além da gestão mais estratégica possibilitada pelos softwares de RH, culminam numa melhoria dos resultados da empresa, aumentando a previsibilidade e a vantagem competitiva.

Qual é o software de RH ideal para a sua empresa?

O software ideal para sua empresa será aquele que atende a todas as suas necessidades de demandas, assim como oferece segurança de dados e suporte adequados. Além disso, é importante que esse tipo de sistema reúna em um só lugar todo o processo de gestão de desempenho e de OKRs, por exemplo.

Assim, é possível conectar as duas frentes e desenhar uma estratégia ainda mais eficaz para a empresa como um todo. Dessa forma, todos podem tirar proveito desse tipo de ferramenta.

Neste conteúdo, você pôde entender quais são os principais diferenciais e módulos de um software de RH. Além disso, conferiu em quais atividades esse tipo de ferramenta de tecnologia pode auxiliar e viu a importância de contar com vários deles para um processo de gestão de desempenho otimizado e eficaz.

Lembre-se sempre de atentar para as necessidades da sua empresa ao escolher a ferramenta adequada. É importante também utilizar os argumentos corretos para defender essa ideia na empresa. Aproveite os benefícios apresentados neste artigo para isso!

Se ficou alguma dúvida durante o material, converse com a gente! Nosso time de especialistas explicará como uma ferramenta poderá contribuir para que a sua equipe possa destravar o potencial humano dos profissionais da sua empresa.