Como o próprio nome diz, a automatização de processos consiste no uso de tecnologias e ferramentas que permitem tornar algumas atividades e processos automáticos e, dessa forma, reduzir o tempo e o esforço gasto neles.
Quando aplicada no RH, a automatização de processos pode trazer diversos ganhos e, também, reduzir prejuízos. Além disso, seu uso colabora para uma atuação ainda mais estratégica do RH nas empresas.
Compreender o conceito e se aprofundar nos benefícios e formas de aplicar a automação é o primeiro passo para otimizar os processos. Por isso, neste artigo, explicaremos a fundo no que consiste a automatização, quais são seus objetivos, os problemas que resolve, entre outras informações. Acompanhe a leitura e entenda!
Automatização de processos: o que é e para que serve?
Conforme mencionamos no inícios deste artigo, a automatização de processos diz respeito à aplicação de ferramentas tecnológicas que possibilitam automatizar tarefas e processos que, a princípio, eram realizadas de maneira manual.
Dado que não é preciso mais dedicar tempo e esforço nessas atividades, a automatização proporciona maior ganho em termos de eficiência e, até mesmo, resultados. Quando aplicada no RH, ela possibilita que tarefas operacionais sejam executadas por computadores, enquanto os profissionais têm mais tempo para lidar com questões estratégicas na organização.
A automatização de processos é possível graças a tecnologias como softwares e inteligência artificial. Por meio da programação, da integração de sistemas e de bancos de dados ou da robótica, é possível tornar automáticas tarefas simples e repetitivas, por exemplo.
Diferentemente do que algumas pessoas podem pensar, a automatização não necessariamente substitui o trabalho humano. Usada da maneira correta, ela é capaz de potencializar os resultados do RH, conciliando tecnologia e conhecimento humano.
Quais são os problemas solucionados pela automatização de processos?
Existem diversas aplicações da automatização de processos e também vários problemas que ela é capaz de solucionar, conforme veremos a seguir.
Trabalhos excessivamente operacionais
A automatização de processos é capaz de resolver problemas relacionados a trabalhos excessivamente operacionais. Entre esses problemas estão o desperdício de tempo e as possibilidades de erro. Dessa maneira, ao aplicar a automação no RH, por exemplo, é possível integrar sistemas de forma que dados de profissionais sejam automaticamente copiados para uma plataforma de gestão de desempenho.
Erros humanos e retrabalho
Conforme mencionamos, a automação de processos no RH evita erros humanos e também retrabalho. Apesar dos trabalhos operacionais serem relativamente fáceis de fazer, são bastante repetitivos e, por isso, são propensos a erros. Consequentemente, são grandes as chances de retrabalho em tarefas excessivamente e desnecessariamente manuais.
Baixa produtividade
Realizar tarefas que poderiam ser feitas por computadores prejudica a produtividade do maior ativo de uma empresa: o capital humano. Ao se dedicarem a tarefas operacionais, os profissionais de uma organização estão “sendo desperdiçados”, uma vez que poderiam usar aquele tempo para atividades mais estratégicas e inovadoras.
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Coleta e armazenamento de dados
Foi-se o tempo em que documentos e informações eram impressos em papel e armazenados em pastas. A automatização de processos no RH também permitiu uma melhor coleta e armazenamento de dados, com fácil acesso de arquivos, que podem ser salvos na nuvem e consultados por todo o time em pastas colaborativas.
Falta de padronização
A falta de padronização de processos pode trazer dificuldades na rotina do RH. Considere a seguinte situação: um analista da área precisa consultar arquivos da área no sistema da empresa. Com o armazenamento de informações feito de maneira manual e sem padrões, torna-se mais complicado encontrar o que se deseja no campo de busca do banco de dados. A automatização permite a padronização dessas nomenclaturas, facilitando essa tarefa.
Altos custos
Vários dos fatores mencionados anteriormente têm estreita relação com altos custos na empresa. Afinal, erros humanos podem acarretar em custos não previstos. Ainda, a baixa produtividade faz com que o investimento feito, seja em pessoas, ferramentas ou outros fatores, não tenha o retorno adequado.
Menor competitividade
Mediante todos os problemas que envolvem a falta de automação de processos no RH, é evidente que uma empresa que não se preocupa com a implementação disso no seu dia a dia tende a ter menor competitividade, quando comparada com concorrentes que aplicam esse tipo de estratégia. Suas atividades tendem a ser mais morosas e a gerarem resultados piores.
Quais são alguns exemplos de automatização de processos no RH?
Para entender melhor como a automatização de processos influencia no RH, traremos a seguir alguns exemplos de sua aplicação nas atividades do setor. Acompanhe!
Gestão de desempenho
Um processo de gestão de desempenho realmente eficaz requer a gestão adequada dos dados e etapas. Nesse sentido, automatizar o disparo das pesquisas de Avaliação de Desempenho, os comunicados sobre participação e prazos e também a geração de relatórios dos resultados pode trazer resultados relevantes.
Além disso, existem plataformas capazes de reunir, por exemplo, todas as informações em termos de desempenho e organizá-las em uma matriz 9BOX. Dessa forma, ganha-se eficiência, já que o apoio da tecnologia torna possível que os profissionais do RH e as lideranças invistam mais tempo na análise e tomadas de decisão do que reunindo dados para que isso seja possível.
Gestão de OKRs
A gestão por OKRs faz com que a empresa esteja sempre no caminho certo rumo ao atingimento das metas estabelecidas. No entanto, o acompanhamento disso sem uma tecnologia adequada pode ser moroso e pouco eficaz.
Pense, por exemplo, no trabalho que dá reunir todas as informações distribuídas em planilhas diversas para, aí sim, definir os OKRs dos times. Para além disso, a falta de centralização também pode provocar falta de transparência para os envolvidos e de acompanhamento das ações e resultados.
Com uma plataforma como a da Qulture Rocks, é possível que tanto o RH quanto os outros times possam estabelecer suas OKRs com base em dados inseridos na própria plataforma, registrá-los adequadamente, acompanhá-los e, ainda, traçar e registrar planos de ação sempre que necessário.
Aplicação de pesquisas
Aplicar pesquisas nas empresas é fundamental para o acompanhamento da satisfação, da motivação e do engajamento das pessoas colaboradoras. Sem isso, torna-se difícil entender qual é o clima organizacional e como a organização pode trabalhar para melhorá-lo.
No entanto, existem diversas etapas que compõem esse processo, como planejamento, definição das perguntas, aplicação da pesquisa, análise das respostas e retorno sobre resultados e ações para toda a empresa.
Diante de tudo isso, a automatização pode ajudar e muito: ela permite, por exemplo, a aplicação recorrente automática desse tipo de pesquisa e o envio de notificações para obter o maior número de respondentes possível. Assim, são maiores as chances de ter um panorama mais fidedigno em relação à realidade do clima na organização.
Acompanhamento de 1:1s
Estimular e realizar reuniões de 1:1 é importante para que as lideranças tenham um acompanhamento adequado do grau de satisfação e motivação das pessoas lideradas. Porém, a eficácia diminui quando não há registro dos pontos levantados e nem gestão de recorrência dessas reuniões.
A automatização também é aplicável nesse tipo de processo. Por meio de uma plataforma especializada, é possível registrar o que foi apontado durante a conversa, para um acompanhamento por parte da liderança do andamento daquelas questões.
Além disso, com esse tipo de ferramenta, pode-se registrar a recorrência com que a reunião acontece, de forma que os envolvidos sejam notificados sobre o próximo encontro ou até mesmo remarcações, quando necessárias.
Feedbacks
É certo que feedbacks são ferramentas que auxiliam no desenvolvimento dos profissionais. Para isso, devem ser diretos, espontâneos e situacionais, o que torna impossível automatizá-los, é verdade.
No entanto, existe a possibilidade de, com a tecnologia adequada, mais do que apenas trocar feedbacks que ficam registrados para consulta de pessoas envolvidas, mas também automatizar essas solicitações.
Por exemplo, pode-se configurar o envio automatizado de pedidos de feedback entre lideranças e liderados de maneira recorrente: quando se completam 3 meses de casa, 1 ano de um novo cargo ou algo nesse sentido.
People Analytics
Neste artigo, falamos algumas vezes de dados e sobre como ter a gestão adequada deles colabora para melhores resultados. E, por falar em resultados, eles podem ser facilmente percebidos quando há aplicação da automação em processos relacionados a People Analytics. Como? Por meio do fácil acesso e cruzamento de dados que ferramentas de automação no RH permitem.
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Como fazer a automatização de processos no RH?
Entendidos os benefícios da automação de processos no RH e os problemas que ela resolve, é hora de entender o que se deve fazer para automatizá-los, de fato. Vamos lá?
Softwares
Os softwares são grandes aliados quando o assunto é automação. Além dessa funcionalidade, eles permitem reunir dados, gerenciá-los e gerar tarefas e relatórios automaticamente a partir dessas informações.
É preciso, primeiramente, entender, dentre os problemas que citamos e as possibilidades de aplicação da automatização no RH, quais são as questões prioritárias na empresa a serem resolvidas.
Tenha em mente a possibilidade de uso de plataformas realmente completas, que contem com mais de uma das funcionalidades necessárias na sua organização. Assim, é possível reduzir burocracias e custos.
Em seguida, é preciso pesquisar os softwares disponíveis no mercado e identificar aqueles que vão auxiliar na maior eficiência e melhores resultados na empresa. Não se esqueça também de investigar a possibilidade de fazer integrações para reduzir o trabalho manual ao inserir as informações no novo sistema da empresa.
Inteligência Artificial
A inteligência artificial tem sido cada vez mais uma realidade na vida das pessoas e também nas organizações. Conforme mencionamos, elas não existem para substituir o trabalho dos profissionais, mas para complementá-los.
No RH, ela pode ser usada, por exemplo, para a análise de dados. Por meio da inteligência artificial, é possível fazer a análise de informações de maneira automatizada. Isso, no contexto de devolutivas de um processo de avaliação de desempenho, por exemplo, pode ser crucial para aumentar a eficiência no RH.
Existem tecnologias capazes de reunir todas as avaliações obtidas por um profissional nesse processo, fazer o cruzamento delas e, mais do que apenas relatórios com números, gerar uma análise completa do que aqueles números de fato significam. Nesse caso, o RH ganha tempo ao não ter que fazer isso para pessoa por pessoa da empresa e pode atuar mais fortemente nas tomadas de decisão.
Como pudemos perceber neste conteúdo, a automatização de processos não é apenas cômodo, como também é fundamental para o bom funcionamento das empresas. Seus benefícios incluem redução de custos, economia de tempo e possibilidade de atuação mais estratégica do RH.
Quer entender melhor quais são alguns dos softwares para Recursos Humanos e como eles podem automatizar processos e ajudar a resolver vários dos problemas apontados? Confira nosso artigo!
