Ferramentas de gestão: conheça 7 principais e como utilizá-las

Não é novidade para ninguém que o mundo corporativo atual está cada vez mais dinâmico e competitivo. Nesse sentido, as disputas frequentes por espaço e crescimento no mercado vêm demandando uso estratégico de diversas ferramentas de gestão. Você conhece as principais e suas formas de uso?

Para ajudar você, elaboramos este conteúdo com 7 ferramentas de gestão que podem contribuir para melhores resultados, seja na resolução de problemas, na análise da qualidade, na gestão de pessoas, entre outros. Aproveite a leitura!

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são recursos utilizados pelas empresas com técnicas e modelos pré existentes e aplicáveis a negócios e instituições. Tratam-se, portanto, de metodologias de acompanhamento, mensuração e aprimoramento de fatores como:

• atividades;
• processos;
• projetos;
• pessoas;
• qualidade; e,
• atingimento de resultados.

O principal objetivo das ferramentas de gestão é justamente ajudar a padronizar e otimizar esses fatores, possibilitando uma atuação mais estratégica na empresa.

7 ferramentas de gestão para aplicar

Agora que você já sabe o que são ferramentas de gestão e qual o seu objetivo principal, conheça algumas metodologias que podem ser usadas por diferentes empresas e setores.

1. Ciclo de PDCA

A sigla PDCA diz respeito aos verbos em inglês Plan, Do, Check, Adjust ou, em português, Planejar, Fazer, Verificar, Ajustar, respectivamente.

Conforme podemos perceber, trata-se de um método baseado em quatro principais etapas e aplicável a projetos, gestão da qualidade e gestão de processos.

Chamado de ciclo de PDCA, isso se deve ao fato de que se trata de uma metodologia que tem como objetivo promover melhorias contínuas na estrutura “circular”. Sendo assim, quando passadas as quatro etapas dessa ferramenta de gestão, ela deve ser novamente aplicada, buscando a continuidade a que nos referimos.

A seguir, explicamos como funciona cada etapa.

1.1 Plan (Planejar)

A primeira etapa do ciclo de PDCA diz respeito ao ato de planejar. Como o próprio nome diz, nesta etapa é feito o planejamento das atividades a serem executadas, assim como são estabelecidas as metas e os métodos para alcançá-las. Para isso, é importante ter como ponto de partida um problema identificado e o objetivo com a aplicação do PDCA.

É importante ressaltar que isso não deve ser feito de maneira deliberada, sendo importante que haja direcionamentos claros sobre o que vai ser desenvolvido, assim como deve haver embasamento nas diretrizes e políticas da instituição em questão. Além disso, o planejamento deve estar alinhado com a estratégia e o modelo de negócios da empresa.

Lembre-se também de que o planejamento envolve pessoas. Dessa forma, nesta etapa são definidas também quais serão as pessoas envolvidas no processo ou no projeto em questão e qual será o papel de cada uma delas. Fazer tudo isso diminui as chances de erros, de retrabalho e maus resultados ao fim.

1.2 Do (Fazer)

Tendo todas as diretrizes necessárias para o processo ou projeto, é hora de “colocar a mão na massa”. E é sobre isso que se trata esta segunda etapa do ciclo de PDCA. O “fazer” diz respeito à execução em si das tarefas previamente planejadas.

Um fator para o qual algumas pessoas não atentam nesta etapa é que pode haver a necessidade de treinamentos para executá-la, seja devido à complexidade da tarefa, seja pelo nível de conhecimento das pessoas envolvidas, ou outros fatores.

Por falar em pessoas, é fundamental que todas tenham consciência do seu papel no processo e executem adequadamente suas tarefas. Assim, são menores as chances de uma ação impactar negativamente na outra, já que foi tudo previamente planejado, certo?

Outra questão importante é que no “fazer” serão levantados os dados a serem acompanhados e que permitirão mensurar os resultados das atividades executadas ou os indicadores nelas envolvidos. A constante consulta ao planejamento também será capaz de nortear adequadamente cada passo que será dado aqui.

1.3 Check (Verificar)

A terceira etapa do PDCA é o “verificar”. Nela, são feitos o monitoramento, a mensuração e a avaliação do que foi feito e dos resultados obtidos a partir disso. Tudo isso se dá comparadamente ao que foi planejado em um primeiro momento.

Lembra-se de que mencionamos dados para acompanhamento? Pois, é aqui que eles são válidos. Eles mostrarão se os indicadores atingiram níveis esperados e previstos pelo planejamento.

Para isso, é preciso levar em consideração que, ainda que tenha havido todas as pesquisas possíveis para a execução do planejamento, algumas questões podem ter saído diferente do que era esperado e é justamente por esse motivo e para identificar isso que existe a etapa do check.

Caso tenha atingido o resultado esperado, é indicado seguir executando as atividades planejadas e torná-las parte da rotina de trabalho. Ainda, é sugerido também o compartilhamento dos resultados para que outras pessoas possam compreendê-los e adotá-los quando necessário.

Se acontecer o contrário, ou seja, não foram percebidos os ganhos desejados, é preciso recalcular a rota, por meio da próxima etapa, a de ajuste.

1.4 Adjust (Ajustar)

Conforme mencionamos no tópico anterior, caso sejam encontrados problemas da etapa de verificação, é preciso corrigi-los, com o objetivo de atingir, de fato, o resultado planejado. Nesta quarta e última etapa, é preciso refletir e se aprofundar nos registros sobre a execução.

Entendidos os gargalos que impediram o atingimento do resultado esperado, podendo ser eles:

• planejamento ineficiente ou insuficiente;
• mudança do contexto;
• obediência ao padrão;
• execução inapropriada;
• mensuração mal aplicada.

Feito isso, será possível planejar novamente e executar essas mudanças, sempre com o intuito de obter uma performance cada vez melhor. Com isso, traz-se à tona o retorno ao início do ciclo, ou seja, ao plan.

2. Análise SWOT

Mais do que analisar processos, a análise SWOT auxilia no planejamento estratégico a partir da identificação dos pontos fortes e dos pontos fracos, assim como as oportunidades e as ameaças de um negócio. Dessa maneira, ela vai sim perpassar os processos, mas, no fim das contas, olhando para algo mais amplo.

A sigla diz respeito então aos mesmos termos que apresentamos (pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças), mas em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português, a metodologia é conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Tais fatores estão divididos em internos e externos, sendo internas as forças e fraquezas — ou seja, estão relacionadas a algo que é próprio da empresa — e externas as oportunidades e ameaças — que dizem respeito ao contexto externo à instituição, mas que exerce impacto nela de alguma maneira.

Tudo isso deve ser mapeado e inserido em uma matriz em que será possível analisar o contexto global da empresa e se isso está de acordo com o seu planejamento estratégico, caso ele já exista. Caso ainda não, se trata também de uma ótima ferramenta para elaborá-lo.

Forças

As forças de uma empresa são tudo aquilo que traz para ela vantagem competitiva no mercado em que ela atua. Dessa forma, isso diz sobre pessoas, processos, produtos, satisfação dos clientes entre outros.

Fraquezas

Contraditoriamente às forças, as fraquezas são tudo aquilo que se mostra como obstáculos para o crescimento da empresa e para o atingimento de seus objetivos. São, assim, os “defeitos” da organização e a identificação dos impactos que eles têm para o todo.

Oportunidades

Oportunidades são conjecturas externas à empresa que a impactam positivamente, trazendo alguns ganhos para ela, ainda que indiretos. Isso pode ter relação com o contexto econômico e político do país em que está inserida (ou até mesmo o contexto mundial), a um comportamento de consumo em alta no momento, a novas legislações etc.

Ameaças

Também relacionadas a fatores externos, as ameaças dizem respeito aos fatores que impactam de maneira negativa a instituição em questão e que, em alguma medida, impede que ela cresça e se desenvolva conforme gostaria. Podem ter causas semelhantes às das oportunidades, mas com o viés negativo delas, ou seja: leis desfavoráveis ao negócio da empresa, mercado interno ou externo ruins, entre outros.

3. Kanban

O Kanban é uma das metodologias ágeis que têm como objetivo acompanhar e gerenciar a execução de tarefas que demandam a execução em etapas e, muitas das vezes, incluindo mais de uma pessoa.

Trata-se de um método bastante visual, em que normalmente divide-se os projetos e/ou processos em colunas em: “a fazer”, “fazendo”, “feito”. Essas colunas são preenchidas com cards que discriminam qual é a tarefa e qual é seu status atual.

Com essa ferramenta de gestão, lideranças e pessoas lideradas ganham ao ter melhor visibilidade sobre as tarefas previstas, em andamento e concluídas. Assim, ganha-se em planejamento, efetividade e resultados.

É uma maneira também de incentivar o comprometimento, visto que é uma boa prática implementar prazos para a execução das tarefas de cada card, por cada pessoa responsável.

4. Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa também é conhecido como “espinha de peixe”, devido ao seu formato bastante parecido com o esqueleto deste animal. Seu uso está relacionado à análise de processos por meio da organização de um raciocínio, de forma que seja possível gerenciar e controlar a qualidade e os processos organizacionais.

A partir de uma linha “matriz”, são desenhadas ramificações que se referem a categorias e, a partir dessas categorias, são estabelecidas mais ramificações, sendo estas referentes a subcategorias.

Tudo isso serve para tentar identificar a raiz de um problema na organização e, a partir disso, ter a possibilidade de desenhar as correções para ele. Em seguida, são traçados planos que permitirão corrigir ou otimizar o processo em questão.

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5. 5W2H

O nome pode parecer um pouco confuso, mas a sigla em questão significa:

• What (O quê);
• Why (Por quê);
• Where (Onde);
• When (Quando);
• Who (Quem);
• How (Como);
• How much (Quanto custará).

Essa é uma metodologia que faz o uso dessas sete perguntas com o objetivo de nortear alguma ação, processo ou projeto. Ela é bastante usada na etapa de planejamento, pois permite orientar as pessoas envolvidas sobre todas as questões que permeiam o objeto de estudo, assim como a elaborarem planos de ação a partir das análises.

Com isso, é possível gerenciar melhor, assim como executar com mais eficiência as tarefas, aumentando o foco e imprimindo os esforços apenas conforme o necessário. É uma maneira também de aumentar a produtividade e reduzir retrabalhos, assim como delegar adequadamente a cada um o seu papel naquele processo.

Para aplicá-la, deve-se, literalmente, responder a cada uma dessas perguntas, sendo isso ainda mais proveitoso quando feito em conjunto, com a participação de todas as pessoas envolvidas. Assim, poderão opinar e trazer mais insights para os planos de ação.

6. OKRs

OKRs significam Objective and Key-Results, que em português querem dizer Objetivos e Indicadores-Chave. Trata-se de um sistema de metas coletivas e individuais que são constantemente revisitadas e que contam com a colaboração de várias pessoas para serem construídas, convergindo em metas globais da empresa ou instituição.

Tal ferramenta de gestão tem como principais características:

• transparência: metas, resultados e papéis de cada pessoa são compartilhados entre todas as pessoas envolvidas na empresa (salvo casos em que há dados com acesso restrito);
• ciclos curtos: os ciclos não são anuais, e sim mensais, trimestrais ou semestrais. Isso se deve à velocidade e intensidade com que as informações e os contextos mudam, sendo necessário adequar a estratégia das empresas para essa realidade;
• descentralidade: as OKRs são construídas por todas as pessoas da empresa, em que cada um tem a oportunidade de trazer seu ponto de vista e sua expertise para a construção das metas.

Agora, vamos nos aprofundar nos termos que compõem a sigla?

Objetivos

O objetivo, como o próprio conceito diz, diz respeito àquilo que deseja ser alcançado e, na metodologia de OKRs, está relacionado à parte qualitativa. Ele precisa ser aspiracional e memorável.

Indicadores-chaves

Indicadores-chaves são métricas que permitirão mensurar o atingimento e o grau desse atingimento dos objetivos estipulados. Sendo assim, são quantitativos e, mencionamos “grau”, pois na gestão por OKRs não é imprescindível o atingimento de 100% da meta.

Apesar de esse ser de fato o objetivo, 70%, por exemplo, já é motivo para orgulho — mas que vem acompanhado, é claro, de uma análise sobre o não atingimento integral e pela elaboração de planos de ação para que isso seja possível.

7. Avaliação de desempenho

Por fim, a avaliação de desempenho é uma das etapas ou ferramentas de um processo de gestão de desempenho e tem como objetivo analisar e mensurar a performance das pessoas colaboradoras de uma organização.

Dando um passo atrás, a gestão de desempenho é coordenada normalmente pelos times de Recursos Humanos e tem como principais objetivos o desenvolvimento do desempenho das pessoas colaboradoras e, consequentemente, da organização; e as tomadas de decisões em relação à gestão de talentos.

A avaliação de desempenho, por sua vez, é a etapa da gestão de desempenho em que efetivamente é medida a performance dos profissionais e, a partir disso, são feitas essas tomadas de decisões (como promoções, aumentos salariais e desligamentos) e elaborados os Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs).

Existem vários tipos de avaliação de desempenho, cada qual com suas aplicabilidades e objetivos. Por isso, é fundamental que as empresas que desejam aplicar essa ferramenta de gestão tenham clareza sobre os objetivos do processo de avaliação e escolham o que é mais adequado para o contexto organizacional.

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As ferramentas de gestão têm diversos benefícios e aplicabilidades e por isso é tão importante conhecê-las. Fazendo isso, é possível identificar as potencialidades de cada ferramenta e entender se faz sentido incorporá-la à realidade da instituição em questão.

E, já que mencionamos algumas ferramentas de gestão bastante úteis para o time de Recursos Humanos, que tal nos aprofundarmos nos softwares que auxiliam no dia a dia da área?

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