A tecnologia tem guiado o setor de Recursos Humanos para uma atuação cada vez mais estratégica. Processos estritamente relacionados ao Departamento Pessoal têm dado lugar a ações mais abrangentes visando o bem-estar e o desenvolvimento das pessoas colaboradoras e, consequentemente, da organização.
São tantas as possibilidades, que é comum surgir dúvidas sobre quais ferramentas de RH podem ser utilizadas nas empresas. Ter conhecimento delas significa aproveitar todo o potencial de processos mais maduros e eficientes.
Neste artigo, vamos mostrar as principais ferramentas e os motivos pelos quais você deve considerar tê-las no seu RH. Gestão de dados, Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento… São vários os processos de Recursos Humanos que podem ser otimizados com o uso da tecnologia. Vamos a eles?
Por que investir em uma ferramenta de RH?
O uso de ferramentas de RH possibilita maior agilidade de processos, aumento da produtividade, maior controle e registro de informações, além de uma atuação mais estratégica por parte do time de Recursos Humanos.
Com esse tipo de recurso, é possível automatizar processos e reduzir também a quantidade de erros de execução de algumas atividades. Tudo isso contribui para transformar empresas que investem em ferramentas de RH em mais competitivas e aumentam as chances de alcançarem resultados a menores custos.
Considere, ainda, os benefícios que se estendem às pessoas colaboradoras, e não ficam apenas restritos ao RH. Isso porque, conforme mostraremos mais adiante, algumas dessas ferramentas têm impacto direto no engajamento das equipes, no trabalho das lideranças e também no desenvolvimento dos profissionais.
Quais são as ferramentas de RH existentes?
A seguir, vamos apresentar algumas ferramentas de RH que são usadas nas empresas, cada qual com suas aplicações, funcionalidades e benefícios. Continue a leitura e entenda mais!
1. Cloud Computing
Foi-se o tempo em que documentos eram guardados em pastas e arquivos ou, até mesmo, em planilhas. O Cloud Computing é uma das ferramentas de tecnologia usadas no RH que permite o acesso remoto a diversos materiais que ficam armazenados na nuvem. Isso significa que basta o uso de um software e acesso à internet para ter acesso a um arquivo, de qualquer lugar e de computador da rede.
2. Tecnologia de Recrutamento e Seleção
As tecnologias de Recrutamento e Seleção são ferramentas que permitem a realização de todo o processo de escolha e de contratação de novas pessoas colaboradoras em um software. Entre as possibilidades, estão:
- disponibilização de cadastro para candidatura;
- aplicação de testes;
- marcação e realização de entrevistas online;
- envio de resultados e feedbacks;
- em alguns casos, é possível até mesmo iniciar o processo de contratação no próprio software.
Com isso, tem-se não só a redução de trabalhos manuais e operacionais por parte do time de RH, como também o encurtamento da duração dos processos seletivos, tornando-os mais ágeis e eficazes.
3. Mapeamento de perfil comportamental
Entender o perfil de pessoas candidatas ou até mesmo colaboradoras é fundamental para, no primeiro caso, saber se há uma confluência de valores entre o profissional e a empresa e, no segundo, adaptar as formas de, principalmente a liderança, lidar com a pessoa de maneira empática. Para isso, existem diversos testes comportamentais que podem ser aplicados como ferramentas que são usadas para um RH mais estratégico e voltado para o bem-estar do time.
4. Plataforma de Gestão de Desempenho
A Gestão de Desempenho é um processo que traz benefícios não apenas para a pessoa colaboradora, como também para a sua equipe e a organização como um todo. Aplicá-lo por meio de formulários e planilhas pode não ser lá muito eficiente, uma vez que pode haver perda de dados e informações importantes.
Com uma plataforma de Gestão de Desempenho, a tecnologia se torna uma aliada ao permitir registrar e tocar todo o processo dentro do software e ainda obter relatórios completos, que são ótimas ferramentas para a tomada de decisão. Nela, é possível até mesmo enviar devolutivas e, em alguns casos, estabelecer um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).
5. Software para rotina de Departamento Pessoal
Folha de pagamento, férias, licenças, décimo terceiro. A rotina de Departamento Pessoal pode ser bastante facilitada ao compreender quais ferramentas de RH estão disponíveis, especificamente no setor de DP.
Existem softwares que permitem o registro dos dados das pessoas colaboradoras, assim como das informações referentes ao seu contrato de trabalho. Dessa maneira, um trabalho operacional e de larga escala se torna prático e, muitas vezes, até mesmo automatizado. Assim, seu time de RH pode investir esforços em ações que realmente destravem o potencial das equipes.
6. People Analytics
Os dados têm presença constante na rotina de um RH estratégico. Isso porque eles trazem um panorama da situação da empresa a partir da performance dos profissionais, assim como apoia tomadas de decisões.
Por meio do People Analytics — metodologia que tem como pilares a coleta, a organização e a análise de dados no RH — é possível ter uma visão bem mais nítida sobre o desempenho das pessoas colaboradoras. Essa é uma ferramenta e tanto para tomadas de decisão (como promoções e desligamentos) ou até mesmo para entender índices importantes como turnover, engajamento, eNPS etc.
7. Software para trocas de feedbacks e elogios
Os times de Recursos Humanos enfrentam um desafio constante que é ter uma visão ampla sobre o que acontece na empresa em termos de gestão de pessoas. Isso é verdade tanto em contextos de trabalho remoto, como também nos de trabalho presencial.
É nesse sentido que softwares que permitem a troca de feedbacks e elogios entre as pessoas colaboradoras se tornam importantes ferramentas de tecnologia usadas no RH. Para além dos ganhos obtidos em termos de performance quando recebemos um feedback ou elogio, essa tecnologia possibilita à área de Gestão de Pessoas o acesso a essas informações, facilitando o acompanhamento dos times.
8. Plataformas para Pesquisas
Entender como anda o nível de satisfação, de engajamento e de motivação dos profissionais da empresa é muito importante para direcionar os esforços do time de RH conforme o necessário. No entanto, ainda que existam formulários que possibilitam a aplicação de pesquisas, reunir e analisar os dados em uma ferramenta não especializada pode ser um dificultador.
É por isso que é indicado aos responsáveis pelo RH de uma empresa o estudo sobre o tema e a contratação de uma tecnologia que permite não apenas aplicar o questionário, como também analisá-lo adequadamente e compará-lo com outras informações.
9. Canal de denúncias para empresas
É fundamental que as empresas ofereçam o acolhimento necessário para possíveis situações constrangedoras e desconfortáveis no ambiente organizacional. O canal de denúncias para empresas, além de ser uma ferramenta obrigatória para as companhias, possibilita uma atuação mais eficaz do time de Recursos Humanos não apenas na averiguação e punição.
Ele também auxilia no entendimento do contexto e na obtenção de insumos para campanhas de conscientização acerca de situações como assédio, por exemplo, dando abertura para que as pessoas possam denunciar anonimamente e serem acolhidas.
10. Plataformas de e-learning
Falamos em Gestão de Desempenho e em desenvolvimento das pessoas colaboradoras. E, para isso, nada melhor do que investir em Treinamento e Desenvolvimento, certo? Pois as plataformas de e-learning são ótimas ferramentas de RH com esse objetivo.
Entre seus benefícios, estão:
- a possibilidade de realização de cursos de maneira remota (o que incentiva a execução deles por parte das pessoas colaboradoras);
- o bom custo-benefício;
- a possibilidade de acompanhamento do progresso das pessoas colaboradoras por parte das lideranças e do próprio RH;
- a melhoria do desempenho dos profissionais, o que impacta diretamente na rotina e nos resultados da empresa.
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11. Intranet
Ter um sistema Intranet é fundamental principalmente para empresas que contam com grande quantidade de pessoas colaboradoras. Essa ferramenta de RH auxilia em várias tarefas, como comunicação interna, gestão de departamento pessoal, gestão de pessoas, controle de pagamentos etc.
Além disso, na Intranet é possível inserir uma série de informações que são alvo constante de dúvidas por parte dos profissionais que trabalham na empresa. Dessa maneira, podem consultá-la de forma autônoma e resolverem essas dúvidas.
12. Sistema de controle de ponto
A gestão do ponto é uma tarefa importante no RH, especificamente, no Departamento Pessoal, principalmente no que diz respeito ao acompanhamento de indicadores como absenteísmo e também para gestão de dados para folha de pagamento. Para tornar essa tarefa mais automatizada e menos operacional, o sistema de controle de ponto surge como uma ferramenta indispensável para o RH.
13. Comunidade
Comunidades podem ser entendidas como uma espécie de fórum que permite a troca de mensagens entre pessoas, assim como a aplicação da gamificação com o objetivo de aumentar o engajamento das pessoas entre elas mesmas e também com a própria empresa.
Existem atualmente ferramentas especializadas para isso que permitem a aplicação de desafios, estimulando uma competitividade divertida e saudável entre as pessoas colaboradoras. É possível ainda estabelecer prêmios para incentivar ainda mais a participação.
14. Ferramenta de benefícios
Os benefícios fazem parte da realidade da grande maioria dos times de RH nas empresas. No entanto, sua gestão pode ser um tanto quanto complicada quando não se investe em ferramentas adequadas.
Por isso, é importante escolher uma ferramenta que atenda às necessidades da empresa e das próprias pessoas colaboradoras. Existem até mesmo aqueles que permitem que os próprios trabalhadores façam o gerenciamento dos valores entre seus diferentes e próprios benefícios, dando maior liberdade para que apliquem valores aos âmbitos da vida que considerarem necessário.
Como escolher a ferramenta de RH ideal para a sua empresa?
A escolha da ferramenta de RH deve perpassar diversos pontos. O primeiro deles são os objetivos e necessidades que se deseja alcançar ou resolver com esse tipo de recurso. Em seguida, é importante entender quais são as ferramentas disponíveis no mercado e se elas estão adequadas à realidade da sua empresa.
Não deixe também de pesquisar sobre os fornecedores em si, quanto a nível de satisfação de empresas que já são clientes, quanto ao custo da ferramenta, a disponibilização ou não de um suporte, os resultados que o uso pode trazer, as possibilidades de integração, a segurança da informação, entre vários outros fatores.
Quais são as ferramentas de RH usadas? Bom, como vimos, são muitas as possibilidades, cada qual auxiliando em tarefas específicas e importantes para os times de RH.
Diferentemente do que se pode pensar, não necessariamente é preciso fazer a contratação de todas elas em separado, existindo casos em que uma mesma plataforma é capaz de atender várias dessas demandas. Leia nosso outro artigo e descubra o que uma plataforma completa para RH pode oferecer!
