Método GTD: o que é e como usar

As listas de tarefas são uma maneira popular de acompanhar os afazeres domésticos e profissionais, e com o Método GTD (Getting Things Done), é possível levar o gerenciamento de atividades a um novo patamar. 

Um profissional, dentro do ambiente de trabalho, pode se encontrar em uma situação bastante comum: diversas atividades para fazer, a caixa de entrada de e-mail lotada, várias mensagens de bate-papo esperando respostas... Como gerenciar toda essa quantidade de trabalho com a devida eficiência e com menos estresse?

Neste artigo, trazemos o Método GTD, uma das ferramentas mais famosas de gestão de tempo e tarefas e que pode ajudar você e sua equipe nesse desafio. Continue a leitura!

O que é o Método GTD?

Getting Things Done, ou “Fazendo as Coisas” em português, é um método de autogestão que consiste em registrar todas as tarefas da vida profissional e privada em listas de atividades.

A metodologia, desenvolvida pelo escritor, consultor e palestrante americano David Allen, propõe uma lista abrangente e um sistema de agendamento dentro dos vários fluxos de trabalho. Deve-se anotar todas as tarefas e, a seguir, organizá-las para que o profissional tenha clareza sobre suas demandas e prioridades.

A razão para isso é que se a memória de curto prazo for esvaziada regularmente, aumenta-se a capacidade de concentração. Portanto, o método facilita a organização das ideias e o foco para trabalhar em cada tarefa de maneira mais concentrada e voltada para a sua finalização.

As 5 etapas do Método GTD

O fluxo de trabalho desse método consiste em 5 etapas que ajudam um profissional a dividir tarefas maiores em processos menores e de fácil gestão. A seguir, confira as etapas e como aplicá-las.

1. Capturar

A primeira etapa consiste em capturar tudo que vem à mente, cada ideia, tarefa ou qualquer outro processo que valha a pena lembrar.

‍Isso porque construir um sistema ajuda a ter mais visualização e clareza sobre as atividades e sua realização, tornando a pessoa mais produtiva em relação a tarefas intelectuais, criativas ou analíticas. 

Além disso, manter todas as informações importantes em um único lugar pode ajudar a escolher as prioridades, e assim se concentrar nas tarefas mais importantes de uma maneira mais fácil. 

2. Processar

Para cada item levantado vem a próxima ação, que é processar. Ou seja, tomar as decisões sobre o que fazer com cada item.

Assim, após a captura de todos os itens relevantes para o momento apropriado, o segundo passo é analisá-los e decidir o que fazer especificamente com cada tarefa.

Primeiro, deve-se enquadrar as tarefas entre acionáveis e não-acionáveis, isto é, se são atividades que podemos deliberadamente fazer ou não.

Tendo essa resposta, vamos à próxima etapa.

3. Organizar

Após o processamento, a organização dos itens entra em ação. Organizar é colocar os elementos nos locais/campos a que eles pertencem, e fornecer tudo o que é necessário para que eles se envolvam.

Já temos a divisão entre acionáveis x não-acionáveis, então vamos aos próximos passos.

Acionáveis

Para tarefas acionáveis, o primeiro passo é avaliar se aquilo pode ser feito em 2 minutos ou menos.

‍Se a resposta for "sim", o ideal é fazer a atividade imediatamente.

Se a resposta for "não", o próximo passo pode ser um desses:

• delegar a tarefa para um responsável;
• agendar a realização, com data e horário;
• transformar a tarefa em um projeto.

Por fim, caso a tarefa exija mais de uma etapa para ser concluída, então encaixamos-na em uma das três categorias a seguir:

1. Lista de espera (ações que foram delegadas a outras pessoas)
2. Lista de próximas ações (ações que precisam ser feitas, mas estão sem prazo definido)
3. Calendário (ações que devem ser concluídas em certa data e/ou hora)

Não acionáveis

Já para as atividades não-acionáveis, ou seja, que não conseguimos fazer deliberadamente, a categorização ocorre da seguinte forma:

• Excluir/mandar para lixeira: tarefas que não valem o tempo, o esforço e a atenção;
• Referências/ideias: tarefas que não requerem qualquer ação imediata, mas que podem ser necessárias futuramente;
• Talvez/algum dia: tarefas que você não tem certeza se devem ou não ser feitas imediatamente.

4. Revisar e refletir

Para que não haja nenhum tipo de acúmulo ou esquecimento sobre processos que são adiados ou arquivados, é fundamental revisar e refletir sobre a categorização pelo menos 1x por semana.

‍O objetivo da reflexão é garantir que tudo esteja atualizado. A revisão, após a atualização das listas e remoção de itens irrelevantes, permite adicionar ou remover referências e atividades. 

5. Envolver

Após capturar e identificar itens acionáveis, arquivá-los e revisá-los de maneira adequada, é preciso se envolver e começar a trabalhar nas tarefas selecionadas. 

É muito importante selecionar os itens de envolvimento conforme a prioridade traçada. Tudo isso dentro de um contexto disponível e no tempo e energia que se tem à disposição.

As 5 etapas do planejamento de projetos

Além de ter controle total sobre o fluxo e as prioridades de trabalho, a perspectiva também é um dos elementos-chave do método GTD.

Para isso, é importante considerar que todo projeto passa por 5 fases de planejamento. A seguir, explicamos como elas funcionam.

1. Definição de projeto

Em cada projeto é preciso, antes de tudo, se perguntar “por quê?”. Ao iniciar por esse ponto é possível ter clareza sobre o foco daquele projeto, alinhar os recursos e motivar-se emocionalmente. 

Isso propõe um forte propósito a um projeto, uma vez que sem uma finalidade fica difícil realizar qualquer tarefa.

2. Resultado de visão

As pessoas ficam atentas a cenários que correspondem à própria visão. Portanto, é muito importante ter em mente uma imagem do resultado final desejado, antes mesmo do início de um projeto. 

Essa mentalização proporciona um destino claro para o qual se quer avançar, e enxergar com maior clareza as possibilidades de sucesso.

3. Debate

Nenhum projeto tem um caminho linear para o sucesso. As reuniões de trabalho ajudam com isso, pois é possível identificar as melhores ideias de como sair do estado atual em direção ao resultado almejado. 

Um brainstorm ajuda a focar no tópico principal e treinar os músculos da criatividade. Com isso, consegue-se encontrar soluções diferentes e que se apresentam “fora da caixa”.

4. Organização

Quando se sabe por que se quer fazer algo, o que exatamente se pretende alcançar e quais as possíveis maneiras criativas de chegar aos objetivos, é importante organizar todos os dados e, assim, tornar as ações plausíveis.

A organização consiste em:

• identificar as diferentes peças de um projeto;
• classificá-las em categorias;
• considerar todos os detalhes necessários para a execução; e,
• definir as prioridades.

5. Identificação das próximas ações

Fazer as tarefas é sempre uma questão de descobrir qual é o próximo passo. Ao planejar um projeto, é imprescindível que se tenha um plano para a próxima ação em cada etapa, eliminando todos os possíveis gargalos e aparas. 

Não adianta ter o melhor plano de todos os tempos, e ainda assim não executar e realizar todo o trabalho planejado.

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