One-on-ones são minhas reuniões mais valiosas

"One-on-ones são minhas reuniões mais valiosas; aqui vai como eu as toco" é uma tradução feita pela Qulture.Rocks de um artigo de autoria de Mathilde Collin. Mathilde é fundadora da startup Front, que faz uma caixa de emails colaborativa para contas conjuntas de email (tipo ajuda@). A startup recebeu investimentos de alguns dos maiores fundos do Vale do Silício, como Sequoia Capital e Social Capital, além de também ter sido investida pela Y Combinator, fundo investidor da Qulture. Leia o original aqui.

O engajamento e a retenção de colaboradores aqui na Front são altos. Temos um e-NPS de 97 e em uma pesquisa de engajamento recente 93% do nosso time concordou que sabe como seu trabalho contribui para o sucesso da empresa. Estamos longe da perfeição mas, provavelmente, fazemos algumas coisas certo, e acho que quando vejo algo que está funcionando e tendo um grande impacto positivo gosto de escrever sobre o assunto para que outras pessoas possam se beneficiar disso.

Em conversas recentes com o time, aprendi que a forma com que fazemos one-on-ones oferece um modelo simples para demonstrarmos que nos preocupamos com nossos colaboradores e para aumentar nosso engajamento. Também aprendo muito com essas reuniões. Então aqui vão os detalhes de como fazemos essas reuniões na Front.

Temos três tipos de reuniões one-on-one

Semanalmente, gestoras e colaboradoras se reúnem para one-on-ones normais. Nelas, eles falam sobre progresso de suas metas e prioridades, falam sobre como destravar eventuais dificuldades e perguntam/respondem perguntas do dia a dia. O objetivo é garantir que as pessoas estejam trabalhando nas prioridades certas e que entendam porque o que estão fazendo importa para o negócio.

Tentamos reservar o máximo de tempo das one-on-ones para assuntos que não possam ser discutidos abertamente ou por meios eletrônicos. Tentamos manter um apanhado de tópicos para a próxima one-on-one em um documento dividido entre os dois, de modo que ambos sejam notificados quando algum assunto for inserido. Claro que  se algum tópico for adicionado que precisa ser endereçado antes da próxima one-on-one, tentamos resolvê-lo logo.

Mensalmente, gestoras e colaboradoras se reúnem para uma checagem de pulso na satisfação da colaboradora. Gestoras mandam algumas perguntas com antecedência para suas lideradas para que estejam preparados. Sempre incluímos algumas:

• No mês passado, o que te deixou feliz?
• No mês passado, o que te deixou menos feliz?
• Você tem alguma pergunta pra mim?

Também sugerimos que escolham algumas perguntas da seguinte lista:

• Como você está se sentindo sobre suas metas desse trimestre?
• Você tem algum feedback para mim?
• Como posso ser uma gestora melhor para você?
• O que posso fazer para melhorar sua vida profissional?
• Qual é o maior problema da nossa organização?
• O que você não gosta no nosso produto?
• Em que você quer melhorar no próximo trimestre?
• O que você gostaria de conquistar até o fim do ano?
• O que você gostaria de aprender?
• Como está indo seu time?
• Como você se sente depois de X meses/anos de Front?
• Se você fosse eu, o que faria de diferente?
• De quais conquistas você mais tem orgulho desde que entrou na Front?
• Tem algo que eu poderia fazer para investir mais em seu crescimento?
• No mês que vem, o que você poderia fazer de diferente do último mês?
• Como você está dividindo seu tempo entre X/Y/Z? Em que você gostaria de gastar mais ou menos tempo?

Peço que todos dividam suas respostas com suas gestoras até 24 horas antes da reunião marcada, para que tenham tempo de se preparar.

Um novo programa que estamos implementando é uma one-on-one semestral em que gestoras e suas lideradas se reúnem para discutir seu desenvolvimento de carreira. Antes dessa reunião, lideradas respondem algumas perguntas para tópicos como o que gostam ou não gostam de sua posição atual; profissionais que admiram e carreiras pelas quais se interessam; onde querem estar em 6 meses, 1 ano e 5 anos; e uma lista de competências, conhecimentos e experiências em que precisam se desenvolver. Ao revisarem as respostas a essas perguntas, gestores e liderados podem se comprometer com próximos passos claros para que os objetivos sejam atingidos. Assim, podem se reunir com regularidade para discutir os planos, trocarem feedbacks e garantir que estejam no caminho para atingir suas metas.

Elas dão trabalho…

Vou ser honesta: essas reuniões dão muito trabalho. Hoje tenho doze reportes diretos. Toma muito tempo me preparar para todas as reuniões e cumprir com todos os combinados. Então tenho algumas dicas de como tornar o processo mais fácil:

• Todas as one-on-ones são marcadas nas agendas de maneira recorrente, a não ser que algum de nós esteja de férias ou doente. A gente nunca remarca essas reuniões. É muito crítico demonstrar a todos que esse horário é sagrado;
• Tenho um bloco de quarenta e cinco minutos marcado todas as segundas-feiras na minha agenda para me preparar para as one-on-ones da semana;
• Minha secretária ajuda a garantir que eu saiba todas as one-on-ones que tenho em uma dada semana, e até faz o rascunho de emails que eu tenho que mandar para meus liderados para que eles se preparem.

… mas one-on-ones valem a pena

Quando feitas com eficácia, essas one-on-ones são a oportunidade de eu mostrar para o time que me preocupo com eles, com seu sucesso profissional e com sua satisfação. Elas também dão a oportunidade a eles de refletir sobre o que precisam para ser mais bem-sucedidos, e para que me cobrem isso.

Também recebo feedbacks muito valiosos nessas sessões que mudaram a forma que eu lidero e que me deram novas perspectivas no nosso negócio. Alguns exemplos:

• Nos meus cinco anos de Front, nunca fui surpreendida por alguém sair da empresa, pois as one-on-ones me põe a par de tudo o que está funcionando e não está funcionando;
• Minhas duas perguntas favoritas são "o que você faria diferente se fosse eu" e "o que você não gosta no nosso produto"? Com a primeira, aprendi a repetir mais consistentemente nossa visão e estratégia, para que o time as absorva melhor. Com a segunda, aprendi que era confuso entender qual conversa na Front era dividida com quem, e isso nos levou a fazer algumas melhorias no produto no ano passado;
• Aprendi algumas outras coisas ainda: por exemplo, que não sou muito boa de dar feedbacks positivos, que às vezes fico com cara de irritada ou chateada quando estou assistindo a uma apresentação na empresa e que a empresa não comemora suas conquistas muito bem. Em todos os casos, agi sobre esses feedbacks e melhorei.

Meu propósito é ajudar as pessoas a serem mais felizes no trabalho. É por isso que fundei a Front, e por isso que me preocupo tanto com a felicidade do nosso time. Já escrevi antes sobre como fazemos reuniões all-hands e sobre como praticamos a transparência, e acredito bastante que aproveitar suas one-on-ones ao máximo é uma forma muito eficiente de demonstrar cuidado e aumentar o engajamento de uma empresa.

Se você tiver dicas de como fazer excelentes one-on-ones, eu adoraria ouvi-las.