Reunião one-on-one (1:1): o que é, como fazer e 20 perguntas

Reuniões one-on-one — ou 1:1 — são uma excelente oportunidade para líderes e liderados se conectarem regularmente, discutirem o progresso das ações, trocarem feedbacks e resolverem problemas. Quando feitas corretamente, as reuniões one-on-one podem melhorar o desempenho, a motivação e a satisfação dos colaboradores.

Se você é líder, é importante reservar um tempo regularmente para reuniões one-on-one com seus liderados. Mas sabemos que, atolados nos problemas do dia a dia, muitos gestores negligenciam essa importante ferramenta de gestão de pessoas.

Se você se interessa pela estratégia de one-on-ones e tem interesse em implementá-la na sua empresa, entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba como a Qulture.Rocks pode te auxiliar nesse processo!

A seguir, continue a leitura para entender melhor o que é uma reunião one-on-one, sua importância, como planejá-la e quais as boas práticas para realizá-la com a equipe.

O que são as reuniões one-on-one?

As one-on-ones são reuniões regulares entre líder e liderado. Esses momentos são uma oportunidade para ambos conversarem sobre o trabalho, dar e receber feedbacks, e fortalecer o relacionamento. As reuniões one-on-one são fundamentais porque podem ajudar a melhorar o desempenho, a motivação e a retenção dos profissionais da equipe.

Quando os colaboradores sentem que têm um relacionamento forte com seus gestores e que têm a oportunidade de discutir seu trabalho regularmente, são mais propensos a se sentirem apoiados e valorizados. Isso pode levar a um aumento na produtividade, criatividade e inovação.

As reuniões one-on-one também podem ajudar a identificar e resolver problemas potenciais, pois os líderes podem identificar possíveis dificuldades que estejam atrapalhando o desempenho do liderado e da equipe. Isso pode incluir problemas como falta de clareza sobre as expectativas, falta de recursos ou conflitos com colegas.

Assim, quando os gestores tiram um tempo para conhecer seus colaboradores em um nível pessoal, eles podem começar a construir uma relação de confiança e respeito, levando a um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo. Por isso, se você é um líder, é indispensável que reserve um tempo na sua agenda para reuniões one-on-one com seus liderados.

Quais são os benefícios das 1:1s para a empresa?

No seu livro “The Hard Thing About Hard Things”, o fundador da Netscape, Opsware e A16Z, Ben Horowitz cita um episódio em que, como CEO da Opsware, quase demitiu um VP por falta de 1:1s com a equipe, por acreditar que essas reuniões são um fator crucial na construção de culturas organizacionais sólidas.

“Na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, informações e ideias irão estagnar e sua empresa irá se degenerar e se transformar em um lugar ruim para trabalhar [se não houver 1:1s]” (Ben Horowitz).

Horowitz acredita que uma das grandes vantagens de um hábito sólido de 1:1s em uma empresa é um fluxo de informações mais eficiente de baixo para cima da organização. Ele acredita que certas informações só são transmitidas em um ambiente seguro e privado entre o gestor e seu liderado. E quando as informações, principalmente problemas e riscos, sobem livremente, a empresa tem a chance de ser proativa na resposta a estes problemas.

Quais são os benefícios das 1:1s para o colaborador?

Mas as 1:1s não trazem benefícios somente às empresas. Elas também têm um impacto enorme na vida do colaborador, principalmente pelo fato de que a maioria dos profissionais se sente pouco ouvida e também que recebe pouco direcionamento e pouco feedback.

No livro “First, Break All The Rules”, da Gallup, autoridade mundial em engajamento, os autores citam alguns temas fundamentais para uma força de trabalho engajada. Entre elas, destaca-se:

• a sensação, do colaborador, de que alguém se preocupa com ele no nível pessoal;
• de que alguém se preocupa com ele em termos de desenvolvimento e carreira;
• de que ele é ouvido no ambiente profissional.

Todos esses fatores são resolvidos com 1:1s frequentes. Portanto, resumindo, os benefícios das 1:1s são:

• melhor fluxo de informações na empresa de baixo para cima — chamado de borbulhamento de informações — possibilitando reações e decisões mais rápidas e preventivas;
• melhor engajamento dos colaboradores por meio de feedback, direcionamento e desenvolvimento de carreira;
• mais confiança na relação entre líder e liderado.

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Como fazer uma reunião one-on-one?

Agora que já entendemos o que é uma reunião one-on-one e quais são os seus benefícios para a empresa e para os colaboradores, confira dicas práticas de como realizar uma reunião desse tipo com os seus liderados.

Frequência

One-on-ones devem ser frequentes: essas conversas devem ser feitas pelo menos quinzenalmente entre líder e liderado. Claro que não serão tratados os mesmos temas em todas as reuniões: gestão de tarefas e priorização de demandas são assuntos muito mais frequentes do que perspectivas de carreira e coaching, por exemplo. Líder e liderado devem ter bom senso para definir essa cadência de assuntos.

“Ao conduzir reuniões frequentes com seu liderado, o gestor é ainda capaz de entender que dificuldades ele pode estar enfrentando, definir um plano de ação para ajudá-lo e potencializar seus resultados com a transferência de experiência.”

Uma excelente prática é evitar ao máximo desmarcar a one-on-one. Líder e liderado devem ter esse momento na agenda como “sagrado”, apenas cancelando se algo muito importante acontecer. Mesmo assim, se for necessário cancelar uma one-on-one, é importante que a nova data e horário seja marcada imediatamente, no ato do cancelamento.

Além disso, Andy Grove recomenda que gestor e liderado apenas deem sua one-on-one por terminada se tiverem já acordado uma data para a próxima (caso a data não seja fixa nas agendas dos dois).

Planejamento e duração

O planejamento da one-on-one, assim como em qualquer outra reunião, é de suma importância para o sucesso deste momento. O ideal é que a pauta seja criada pelo próprio liderado. Assim, ele tem a oportunidade de trazer os principais pontos a serem discutidos, bem como elencar seus desafios, quais foram as estratégias adotadas durante aquele período, quais são os planos de ação que precisam ser elencados, entre outros pontos.

Quanto à duração, assim como a frequência, também depende do bom senso. Há lideranças e liderados que preferem que esse período tenha pelo menos 1 hora, enquanto outras acreditam que em 30 minutos conseguem suprir as necessidades.

Se elas forem mais frequentes (semanais, por exemplo), é natural terem uma duração menor, uma vez que periodicamente as pautas podem ser debatidas entre ambas as partes.

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Líder precisa ouvir o liderado

Embora a reunião one-on-one apresente um grande leque de assuntos a serem abordados, o gestor não deve perder o foco em ouvir o colaborador. Caso o encontro seja dedicado a apenas tratar assuntos que são do interesse do líder, um importante aspecto dessas reuniões será negligenciado: a oportunidade do liderado falar sobre si e expor sua opinião sobre o trabalho e a empresa. Deixar com que o colaborador tenha a rédea da one-on-one é um importante passo para torná-la ainda mais proveitosa.

Pauta prévia da reunião

Como já comentamos, o gestor pode solicitar que seja elaborada uma pauta prévia da reunião. Isso pode fazer com que o liderado cancele o encontro caso sinta não haver nada de útil para ser abordado e, assim, se sentir comandante do processo.

Todavia, caso esse cancelamento se torne frequente, é sinal de que a one-on-one não está sendo proveitosa. Isso pode acontecer quando o liderado avalia que seu líder não acrescenta conhecimento ou informações úteis nas reuniões.

A sugestão de uma pauta prévia pode partir ainda do departamento de recursos humanos. Essa é uma alternativa para empresas com líderes muito jovens, sem ferramentas e experiências necessárias para conduzir de forma proveitosa uma one-on-one. Contudo, é importante ser mantida a flexibilidade para liderado e gestor sugerirem os assuntos a serem abordados.

Plano de Desenvolvimento Individual

Por meio das one-on-ones, há a oportunidade de realizar um acompanhamento do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) da pessoa colaboradora. O PDI é uma ferramenta de monitoramento do desempenho dos profissionais e do desenvolvimento de competências por eles.

Suponhamos que determinado profissional queira desenvolver seu senso de liderança e, em conjunto com a sua gestão, tenha definido planos de ação a serem desenvolvidos para alcançar esse objetivo.

Durante as one-on-ones, há a possibilidade de realizar uma avaliação de como essas ações estão sendo executadas, quais são os desafios e mudanças de percurso necessárias. É o momento oportuno para a liderança oferecer insights e apoiar o desenvolvimento do liderado.

Por exemplo, se os planos de ação forem a leitura de livros sobre liderança, acompanhamento próximo das atividades do time, estudo de métricas sobre determinada área, o líder pode avaliar: Quais dessas atividades foram executadas e quais ainda precisam ser concluídas?; quais foram os aprendizados?; o que é preciso melhorar nas ações definidas?; entre outros pontos.

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Anotação dos principais pontos

No decorrer da reunião, gestor e liderado devem anotar os principais pontos da conversa — para a produção de um follow up — e estabelecer planos de ação a serem realizados até a próxima one-on-one.

Essas tarefas devem ser estabelecidas tanto para o líder quanto para o liderado. Se o gestor se comprometeu a auxiliar no plano de carreira, por exemplo, é necessário que ele estabeleça como irá colaborar efetivamente. A data do próximo encontro também já deve ser definida para evitar desencontros de agenda.

Feedback

Sabemos que o feedback é o processo no qual um profissional contribui para que o outro possa se desenvolver a partir de suas próprias percepções. Durante as one-on-ones, a liderança pode utilizar desse momento para trazer um retorno sobre as atividades e demandas efetuadas pela pessoa colaboradora, de modo que ela entenda quais pontos que manda bem e quais podem ser aperfeiçoados.

Inclusive, para feedbacks construtivos, as one-on-ones se tratam de um fórum adequado, uma vez que traz mais proximidade entre líder e liderado e também permite a construção de planos de ação para desenvolver os pontos de melhoria.

Apesar de esse ser um momento em que a liderança deve ouvir mais do que falar, há a possibilidade de reservar alguns minutos que serão destinados exclusivamente para a prática do feedback, seja por parte do gestor, seja por parte da pessoa liderada.

Como aproveitar ao máximo uma reunião 1:1?

Como fazer, então, com que a 1:1 valha a pena e traga resultados para colaboradores, gestores e empresas?

Essa reunião é uma ferramenta flexível e pode ser utilizada para resolver diferentes problemas. É necessário, portanto, entender como adaptá-la ao perfil de cada profissional e quais assuntos deverão ser tratados naquele encontro.

Segundo Grove, uma das chaves do processo é que o encontro seja visto — e praticado — como uma reunião do liderado. Ele tem a responsabilidade de se preparar para o momento. Até porque se um liderado gasta uma hora para se preparar para sua 1:1, o gestor gastaria esse mesmo tempo para cada um dos seus liderados se tivesse que se preparar para cada uma das suas 1:1s.

Essa prática pode ser reforçada, como veremos adiante, pedindo que o liderado circule uma pauta sugerida na reunião de antemão.

Para colaboradores menos experientes

Para colaboradores com menor grau de maturidade para autogestão, a reunião servirá como uma forma de o gestor acompanhá-lo mais de perto, saber de forma mais detalhada aquilo que tem sido feito e planejar as próximas tarefas. Portanto, mais tempo é gasto com tarefas e planejamento de esforços do dia a dia. No entanto, não é menos importante que sejam abordados os outros temas que falamos acima.

Para colaboradores mais experientes

Já para liderados com perfil sênior e maior poder de organização, o gestor deve gastar muito menos tempo com planejamento e acompanhamento de entregas. Nesses casos, as 1:1s podem ser até menos frequentes e tratarem de assuntos mais profundos e conversas mais estruturadas, como aspectos da vida pessoal, ambições profissionais e carreira.

De qualquer forma, a reunião 1:1 deve ser entendida como um momento focado no liderado. Portanto, líderes devem ouvir muito mais do que falar. É aconselhável que o liderado fale, no mínimo, três vezes mais do que seu supervisor.

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Como ajudar seu liderado a se abrir

Para que o colaborador sinta liberdade para expor opiniões sem o receio de ser mal interpretado, o gestor pode adotar duas estratégias.

A primeira é que jamais deve ser quebrado o ciclo de confiança com o colaborador. Caso ele se sinta sabotado ao se abrir, a troca de informações estará comprometida e prejudicará o andamento de quaisquer futuras reuniões. Assim, deve ser adotada uma postura que não imponha julgamentos.

A segunda alternativa para deixar o colaborador à vontade está atrelada à liderança se utilizar como exemplo com uma demonstração de vulnerabilidade. Ao expor quais são suas pretensões profissionais ou falar dos próprios defeitos, o gestor cria uma sensação de confiança e abre um espaço de conforto para a exposição de preocupações, ansiedades e críticas.

20 exemplos de perguntas para as suas 1:1s

Agora que você já sabe a importância das 1:1s para líderes, liderados e para a empresa como um todo, confira 20 exemplos de perguntas que podem ser utilizadas para destravar a conversa e direcionar as pautas das suas 1:1s.

Estas são apenas algumas sugestões e você deve personalizar as perguntas conforme as necessidades específicas do seu liderado. O importante é que as perguntas sejam abertas e instigantes e ajudem a construir um relacionamento de confiança e respeito entre líder e liderado.

• 1. Como você está se sentindo hoje?
• 2. Como seu trabalho está progredindo?
• 3. Você tem alguma dúvida ou preocupação sobre o trabalho?
• 4. Quais são suas prioridades para a próxima semana? E para o próximo mês?
• 5. Quais são seus desafios atualmente?
• 6. O que você precisa de mim para ajudá-lo nas suas demandas?
• 7. Como posso melhorar como líder?
• 8. Quais são seus pontos fortes e fracos como profissional?
• 9. Quais são suas metas de carreira a curto prazo? E a longo prazo?
• 10. O que você gosta em seu trabalho?
• 11. O que você não gosta em seu trabalho?
• 12. O que você gostaria de mudar na equipe?
• 13. O que você gostaria de mudar na empresa?
• 14. Quais são suas expectativas para sua carreira?
• 15. Quais são suas expectativas para o futuro?
• 16. Quais são suas expectativas aqui na empresa?
• 17. Quais são seus maiores sonhos e objetivos pessoais?
• 18. Quais são suas maiores preocupações atualmente?
• 19. O que você considera seus pontos fortes?
• 20. O que você considera seus pontos de desenvolvimento?

Como a GE e a Suzano utilizam as 1:1s?

Ao perceberem como os encontros periódicos entre líderes e liderados apresentam benefícios para o trabalho, grandes empresas têm transformado seu processo de gestão de perfomance. As reuniões 1:1s influenciaram a forma como as gigantes GE e Suzano viraram seus tradicionais processos de gestão de desempenho de cabeça para baixo.

Em ambas as empresas, a avaliação de desempenho anual está sendo substituída por uma cadência de reuniões 1:1 espalhadas durante o ano, com temas sugeridos, mas não obrigatórios, como desempenho, cultura, desenvolvimento, carreira e remuneração.

Nas duas empresas, o processo vem apoiado pela convicção de que é preciso se tornar mais ágil, mais centrado no colaborador e mais focado no desenvolvimento para prosperar no novo mundo de inovação contínua, disrupções imprevisíveis e uma força de trabalho cada vez mais jovem.

Outro fator em comum entre as duas empresas é o uso de ferramentas de feedback contínuo entre colaboradores para apoiar esse processo de desenvolvimento, onde o líder cada vez mais se posiciona como coach e facilitador, e menos como chefe.

Por que contar com um software de one-on-one?

Com um software de one-on-one, essa prática tende a ser mais facilitada no dia a dia da empresa. Confira alguns dos diferenciais que uma solução como essa pode oferecer para o seu negócio!

Agendamento de acordo com a realidade da empresa

Um dos diferenciais de um software de one-on-one é a possibilidade de agendar esses momentos de acordo com a realidade da empresa, do time e de cada líder e liderado.

Cada vez mais é importante que gestores foquem não apenas nas tarefas e entregas rotineiras, mas também nas pessoas colaboradoras. Isso contribui para uma gestão mais humanizada, além de ser um fator determinante para a retenção de talentos — um dos principais desafios para gestões de empresas com diferentes portes e de distintos segmentos.

Dessa forma, por meio de um software de one-on-one, é possível escolher a cadência que melhor se adapta à realidade da equipe e da empresa, além de criar uma cultura de proximidade entre lideranças e pessoas lideradas. Assim, o foco será voltado para o desenvolvimento das pessoas, de modo que elas se tornem profissionais mais completos e satisfeitos.

Registro e acesso a informações importantes

Como afirmamos, é essencial que haja o registro dos principais pontos discutidos durante as one-on-ones. Porém, se não houver uma centralização dessas informações, há o risco de se perderem e os tópicos alinhados serem deixados de lado.

No software, a liderança pode consultar todos os pontos relevantes abordados no último encontro, quais foram as atividades colocadas como prioridade para o desenvolvimento da pessoa colaboradora, além de registrar o que foi relevante na reunião e os tópicos de atenção.

Além disso, a liderança tem rápido acesso às informações da pessoa liderada. Na solução, pode conferir o sentimento da semana, as suas prioridades, entre outros pontos que podem ser discutidos na reunião.

Criação facilitada de pautas

A pessoa liderada pode previamente colocar as pautas no software para guiar a conversa com o seu líder com mais facilidade. Inclusive, a solução encaminha, de forma automatizada, um lembrete para que ela não se esqueça de acrescentar quais são os pontos que deseja abordar.

Definição de planos de ação claros

No software, a pessoa liderada vai ter clareza de quais foram as tarefas e os combinados mencionados durante a one-on-one. Ao longo da semana, pode conferir sempre que necessário as demandas que deve priorizar e quais foram os pontos de desenvolvimento discutidos no último encontro.

Avaliação das one-on-ones

Por fim, a pessoa colaboradora pode fazer uma avaliação de como foi a sua one-on-one com a liderança. Além disso, opcionalmente pode acrescentar tags e escrever comentários, colocando os pontos positivos e negativos sobre a conversa. Consequentemente, o líder tem mais clareza e direcionamento sobre o que está mandando bem e o que pode melhorar.

Neste material, você pôde entender a fundo a importância das one-on-ones, como funcionam essas reuniões e quais são as estratégias mais efetivas para implementá-la na sua equipe, além de conferir como um software pode contribuir com essa rotina. Para conferir outros conteúdos relevantes para a Gestão de Desempenho na sua empresa, acesse nossa página de materiais gratuitos.