Bem-estar no trabalho, alta produtividade, maior confiança nas lideranças, melhores entregas e resultados… Esses são apenas alguns dos motivos pelos quais as empresas precisam se preocupar em estimular a realização de reuniões de one-on-one entre lideranças e pessoas lideradas.
Essa prática é capaz de trazer diversos benefícios, gerando um ciclo retroalimentativo em que, quanto mais ouvida, mais a pessoa colaboradora tende a se tornar engajada com a empresa e, quanto mais engajada, mais a empresa tende a ganhar com isso também.
Para que essa estratégia seja realmente efetiva, é fundamental estabelecer uma cultura de feedbacks. Apesar de ser do conhecimento de muitas pessoas a importância das reuniões individuais, podem surgir dúvidas quanto a perguntas para one-on-ones. Neste artigo, vamos nos aprofundar no tema e ainda mostrar vários exemplos de perguntas!
O que é uma one-on-one?
One-on-ones (ou 1:1s) são reuniões realizadas, normalmente, entre liderança e pessoa liderada, individualmente, tendo como foco a discussão de assuntos relacionados a trabalho ou à vida pessoal da pessoa liderada (caso ela se sinta confortável para tal).
Trata-se, assim, de uma reunião totalmente voltada para a pessoa liderada. Neste tipo de encontro (seja ele presencial ou virtual), é importante que a pessoa liderada tenha abertura para falar de suas conquistas, seus anseios, seus planos, suas preocupações, suas atividades, entre outros assuntos que desejar abordar.
Deve ser um espaço de diálogo em que podem acontecer feedbacks, trocas de informações e de ideias e expressão de sentimentos, favorecendo a criação de um vínculo de confiança entre as pessoas envolvidas.
A recorrência das one-on-ones vai depender da cultura da empresa, das necessidades da pessoa liderada e da disponibilidade da liderança. É indicado que essa reunião aconteça semanalmente, quinzenalmente ou, no máximo, mensalmente. Dessa maneira, é possível ter um acompanhamento próximo do profissional.
Quais são os benefícios das one-on-ones?
Quando realizadas adequadamente, ou seja, com foco na pessoa liderada, abordando assuntos levantados pelo próprio profissional e com recorrência fixa, as one-on-ones podem trazer diversos benefícios, conforme mostraremos a seguir.
Comunicação eficaz
As reuniões de one-on-one são uma ótima oportunidade de obter dados que, de alguma forma, têm relação com o clima organizacional. Isso porque, pode-se fazer perguntas na one-on-one em que o fluxo de informações acontece no sentido pessoa liderada para liderança.
Nesse sentido, essa se torna uma grande fonte de feedbacks sobre o sentimento e as opiniões dos profissionais acerca da empresa em que trabalham, assim como das atividades que exercem.
Construção de relacionamento
O bom relacionamento entre pessoa liderada e sua liderança é fundamental para que sejam atingidos os objetivos estabelecidos. Pessoas colaboradoras que não contam com apoio e orientação de seus líderes, tendem a ser inseguras, a fazer entregas aquém do esperado e a não se desenvolverem adequadamente.
Por isso, na one-on-one, é indicado buscar a construção de um relacionamento sólido. Não é necessário que liderança e liderado se tornem melhores amigos, mas é imprescindível que haja respeito e escuta ativa.
Segurança psicológica
Por ser um espaço de diálogo e de construção de relacionamento, a one-on-one também é uma importante ferramenta para a promoção da segurança psicológica dos profissionais. Nos casos em que a pessoa se sente à vontade, é interessante estimular conversas relacionadas à vida pessoal em âmbitos que possam estar impactando a vida profissional.
É importante lembrar que dificilmente separamos essas esferas em “caixinhas” e que, dessa maneira, uma influencia na outra. A baixa performance pode ser resultado, por exemplo, de algum problema que o profissional esteja enfrentando em sua vida pessoal. Ter ciência disso pode auxiliar numa abordagem mais humana e empática.
Aumento do engajamento
Uma pesquisa da Gallup mostrou que, depois de 10 anos, o nível de engajamento dos profissionais nos Estados Unidos teve seu primeiro declínio, caindo de 36% de quantidade de funcionários engajados em 2020 para 34% no ano seguinte. Por serem um ambiente propício para feedbacks e sendo os feedbacks ótimos incentivadores do engajamento, logo pode-se perceber a importância da prática para esse fator.
Isso porque esse tipo de atitude aumenta o senso de pertencimento do profissional em relação à organização. Deve-se incentivar a todo momento, inclusive, o engajamento da pessoa na própria reunião, não fazendo remarcações excessivas, não desmarcando “em cima da hora” e nem deixando de trazer pautas para a conversa.
Aumento da produtividade
Um acompanhamento próximo entre liderança e pessoa liderada dá à primeira a oportunidade de entender como o profissional em questão executa suas atividades e demandas.
Nesse sentido, tem-se a oportunidade de identificar possíveis gargalos na produtividade, trazendo insights sobre como realizar as tarefas da melhor maneira possível.
E este é apenas o benefício direto da one-on-one para a produtividade. Existe ainda o indireto, que consiste no incentivo que esses momentos reunidos traz para a pessoa colaboradora, que se sente valorizada pela empresa e, consequentemente, tende a produzir mais e melhor.
Apoio ao desenvolvimento
Reuniões de one-on-one podem (e devem) ser utilizadas para discutir assuntos relacionados ao desenvolvimento da pessoa liderada. Essa é uma oportunidade de traçar Planos de Desenvolvimento Individuais (PDIs), acompanhá-los, além de desenhar quais são as metas e objetivos de carreira.
Esse tipo de encontro se mostra ainda uma ferramenta para o acompanhamento da execução do plano e para o redesenhar a estratégia de desenvolvimento, caso isso seja necessário.
Alcance de resultados e metas
E, por falar em estratégia e metas, o mesmo vale para as metas e OKRs da empresa. Nesse tipo de metodologia, por exemplo, as metas das pessoas colaboradoras são atreladas de alguma forma àquelas da organização, permitindo o desenvolvimento de ambas.
Nas one-on-ones, é importante que a liderança faça perguntas e aborde também esse assunto e auxilie em questões que a pessoa colaboradora traga como dificuldades, por exemplo. Isso contribui para o alcance de resultados e metas.
Redução do turnover
Empresas em que há uma preocupação genuína com as pessoas colaboradoras (e isso inclui a realização de reuniões de one-on-ones) tendem a contar com profissionais que desejam permanecer em seus empregos.
Um estudo feito nos Estados Unidos em 2023 mostrou que a vontade de manter-se na empresa em que estão trabalhando chega a ser 50% maior nos profissionais que têm orgulho de onde trabalham. A partir disso, percebe-se, nitidamente, a tendência de redução do turnover nas organizações em que há uma cultura de realização de one-on-ones.
Como fazer uma reunião de one-on-one?
Para fazer uma boa reunião de one-on-one, é fundamental seguir alguns requisitos. Abaixo, elencaremos alguns deles. Confira!
- separe um local reservado para a reunião, ainda que ela seja feita virtualmente. É fundamental tentar ao máximo evitar interrupções e possíveis distrações para ambos os participantes;
- comece abordando assuntos amenos. Assim, a pessoa colaboradora terá maior facilidade em se soltar e ficar à vontade para o papo;
- lembre-se: trata-se de uma reunião com foco na pessoa liderada. Sendo assim, é ela quem deve falar a maior parte do tempo;
- quando necessário, faça perguntas na one-on-one, de maneira a orientar a conversa;
- incentive a pessoa liderada a elaborar uma pauta para a reunião. Ela deve ser a principal responsável por isso;
- estabeleça um tempo para a duração dessa reunião. Caso não tenha sido suficiente, é indicado marcar um novo horário para dar continuidade ao assunto;
- ouça atentamente as demandas, receios, conquistas, dificuldades ou oportunidades trazidas pela pessoa;
- auxilie nos pontos em que o profissional estiver com dificuldades, anotando quais são elas e, quando a situação exigir, buscando a resposta para ele. Não se esqueça de dar um retorno posteriormente;
- ofereça feedbacks e peça que a pessoa colaboradora os dê também.
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Quais perguntas fazer em uma one-on-one?
Separamos, neste conteúdo, 110 ideias de perguntas para one-on-one para ajudar você a nortear essa reunião. Acompanhe!
Perguntas para acompanhamento
O planejamento de trabalho é fundamental para garantir que todos estejam alinhados em relação às metas e prioridades. Durante as reuniões one-on-one, é importante discutir o planejamento, acompanhar o progresso das tarefas e compartilhar feedback construtivo. Isso ajuda a promover a transparência, a identificar desafios e a garantir que todos estejam no caminho certo para alcançar os objetivos estabelecidos.
Planejamento de Trabalho: Estabelecendo metas e acompanhando o progresso
1. Como você está se sentindo em relação ao seu trabalho, tanto pessoal quanto profissionalmente?
2. Quais foram os momentos positivos e frustrantes que você experimentou recentemente?
3. Vamos revisar as tarefas e os combinados estabelecidos em reuniões one-on-one anteriores.
4. Você tem algum feedback positivo ou construtivo que gostaria de compartilhar?
5. Vamos revisar as três prioridades da semana e discutir o progresso em relação a elas.
6. Vamos fazer anotações sobre tarefas e combinados para garantir que nada seja esquecido.
Desenvolvimento: Explorando oportunidades de crescimento profissional
O desenvolvimento contínuo é essencial para o crescimento profissional e pessoal. Durante as reuniões one-on-one, é importante discutir o desenvolvimento de habilidades, identificar desafios e explorar oportunidades de aprendizado. Essa abordagem ajuda a criar um ambiente de aprendizado e incentiva os colaboradores a se sentirem desafiados e valorizados em seu trabalho.
7. Você sente que está sendo desafiado o suficiente no trabalho?
8. Quais habilidades você gostaria de desenvolver para aumentar sua produtividade e resultados em suas responsabilidades atuais?
9. Com quem você gostaria de aprender aqui na empresa? Sobre o que?
10. Vamos explorar a intersecção entre suas habilidades, interesses pessoais e necessidades da empresa. O que podemos descobrir nessa intersecção?
11. Você sente que está aproveitando ao máximo suas habilidades e potencial aqui?
12. Como posso apoiar seu Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)?
13. Vamos fornecer feedback com base em seu relatório de desempenho e discutir oportunidades de crescimento.
14. Comparando sua autoavaliação com a avaliação da liderança, você discorda de algum ponto? Por quê?
15. Vamos alinhar expectativas sobre a avaliação e discutir os próximos passos.
16. Vamos definir pontos de desenvolvimento específicos para o seu PDI.
Devolutiva: Feedback baseado no relatório de desempenho
Explore como fornecer feedback efetivo com base no desempenho, promovendo a comparação entre autoavaliação e avaliação da liderança, além de alinhar expectativas e definir pontos de desenvolvimento.
17. Feedback baseado no relatório de desempenho.
18. Vamos comparar sua autoavaliação com a avaliação da liderança. Você discorda de alguma avaliação? Por quê?
19. Vamos alinhar expectativas sobre a avaliação e discutir os próximos passos.
20. Quais são os pontos de desenvolvimento identificados para o seu Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)?
Feedback: Promovendo a comunicação e o desenvolvimento
Avalie se o colaborador está recebendo feedback de forma suficiente em termos de quantidade e qualidade. Incentive o compartilhamento de feedbacks construtivos e ofereça suporte na estruturação desses feedbacks. Entenda como o colaborador prefere ser direcionado e identifique áreas em que ele gostaria de receber treinamento. Discuta o desempenho atual e forneça feedback sobre os resultados obtidos.
21. Você acha que está recebendo feedbacks de maneira suficiente em relação à quantidade?
22. Como você avalia a qualidade dos feedbacks que tem recebido?
23. Você acredita que a frequência dos feedbacks está adequada para o seu desenvolvimento?
24. Existe algum feedback que você gostaria de compartilhar comigo ou com alguém da equipe?
25. Posso ajudá-lo de alguma forma na estruturação desse feedback?
26. De que forma você prefere ser direcionado no recebimento de feedback? Algum formato específico que seja mais efetivo para você?
27. Em qual aspecto do seu trabalho você gostaria de receber treinamento ou desenvolvimento adicional?
28. Gostaria de discutir o seu desempenho atual. Quais pontos fortes você identifica? E quais áreas você acredita que precisa melhorar?
29. Vamos falar sobre os resultados que você tem alcançado. Como você avalia o seu desempenho em relação aos objetivos e metas estabelecidos?
Acompanhamento de PDI: Acompanhando o progresso do Plano de Desenvolvimento Individual
Revise o progresso do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), destacando as áreas de destaque e os planos de ação em foco no momento. Identifique aprendizados recentes a serem aplicados no trabalho e verifique se há ajustes necessários no planejamento. Ofereça apoio e determine os próximos passos até o próximo encontro.
30. A partir da nossa última conversa, quais foram os pontos mais relevantes discutidos em relação ao seu Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)?
31. Em qual área de desenvolvimento e quais planos de ação estão sendo o seu foco no momento? Poderia me contar o motivo por trás dessa escolha?
32. Dos últimos aprendizados que adquiriu, qual você gostaria de colocar em prática no seu trabalho? Como, quando e para quem você pretende aplicá-lo?
33. Houve alguma ação planejada anteriormente que precisa ser ajustada? Se sim, poderia me informar sobre isso?
34. Existe algum ponto em que você precisa da minha ajuda ou orientação?
35. Quais serão os principais focos até o nosso próximo encontro? Quais áreas você pretende priorizar e quais objetivos deseja alcançar?
Resultados: Avaliando o progresso dos OKRs/Metas
Avalie o progresso dos OKRs/Metas, identificando possíveis obstáculos e buscando soluções para alcançar os objetivos. Discuta o andamento do projeto, identifique melhorias e estabeleça um plano de ação para manter as prioridades em dia. Verifique a clareza das metas e analise o plano de ação em relação aos prazos estabelecidos.
36. Como estão indo seus OKRs/metas? Você está no caminho certo para alcançá-los?
37. Existe algo que esteja impedindo você de atingir suas metas, prioridades ou concluir seus projetos? E como podemos solucionar esse problema juntos?
38. Como está indo o projeto em que está envolvido? Há algo que poderíamos ter feito para melhorar seu desenvolvimento ou resultado?
39. Há alguma prioridade ou meta que não esteja clara para você? Podemos esclarecer melhor seus objetivos e expectativas?
40. Qual é o seu plano de ação para atingir essa meta ou concluir esse projeto? Como está progredindo? Há alguma tarefa ou atividade que esteja fora do prazo ou precisa de ajustes?
Carreira e Mentoria: Explorando oportunidades de crescimento profissional e mentoria
Discuta oportunidades de participação em projetos ou iniciativas, bem como áreas de especialização desejadas. Identifique maneiras pelas quais você pode apoiar o crescimento profissional do seu liderado e identifique pessoas na empresa que possam atuar como mentores. Explore objetivos de carreira de médio e longo prazo e avalie se a carreira está progredindo conforme o esperado.
41. Existe algum projeto ou iniciativa na empresa em que você gostaria de participar ou liderar, se tivesse a oportunidade?
42. Em qual área do seu trabalho você gostaria de se especializar, concentrando suas experiências ou recebendo treinamento formal?
43. Como eu poderia ajudá-lo hoje a progredir em direção a esses objetivos?
44. Quem você admira aqui na empresa? Como essa pessoa poderia ajudá-lo em seu desenvolvimento profissional?
45. O que você gostaria de estar fazendo profissionalmente daqui a 3/5/10 anos?
46. Quais são seus objetivos de carreira de médio/longo prazo? Já pensou sobre eles?
47. Você sente que está progredindo na direção desses objetivos? Como avalia seu desenvolvimento até agora?
48. Você acredita que sua carreira está avançando na velocidade que você espera?
49. Se você ganhasse na loteria, como gostaria de passar seus dias? Como usaria seu tempo de forma significativa e gratificante?
Perguntas para coleta de informações
Nesta segunda parte, vamos abordar assuntos cujo objetivo é coletar informações. Essas questões podem ser aplicadas em momentos como mapeamento da experiência do colaborador na empresa, feedback sobre liderança e/ou equipe, e também em momentos de contratação para conhecer melhor a pessoa e suas expectativas.
Informações sobre a empresa: Coletando feedback sobre a empresa e a cultura organizacional
Obtenha feedback sobre o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado na empresa. Identifique oportunidades perdidas no mercado e colete sugestões para melhorar o produto ou os serviços. Explore possíveis mudanças na cultura organizacional e descubra aspectos da cultura atual que são valorizados pelo colaborador.
50. O que está funcionando bem aqui na empresa?
51. O que não está funcionando bem aqui na empresa?
52. Que oportunidades estamos perdendo no mercado?
53. O que seríamos loucos se não fizéssemos para melhorar nosso produto nos próximos meses?
54. Se você fosse CEO, o que mudaria por aqui?
55. Se você fosse eu, o que mudaria por aqui?
56. Há algum aspecto da nossa cultura (valores, comportamentos, especificidades) que você gostaria de mudar?
57. Quais aspectos da nossa cultura (valores, comportamentos, especificidades) você adora?
58. Você sente que está fazendo aquilo que faz de melhor aqui?
59. Você sente que está sendo "bem utilizado" em relação ao seu potencial aqui?
60. O que te faria sair daqui para aceitar um emprego em outro lugar?
61. O que você acha que são as perspectivas de longo prazo da nossa empresa?
62. Qual é o problema número 1 da nossa empresa?
63. Com que frequência você acha que as reuniões aqui são produtivas?
64. Com que frequência você acha que as reuniões aqui são improdutivas?
65. Você acha que tratamos bem nossos clientes?
Informações sobre o time: Avaliando a dinâmica e a colaboração da equipe
Avalie a percepção do colaborador em relação ao time, identificando pontos fortes e áreas de melhoria. Discuta a colaboração dentro do time, identificando colegas com quem o colaborador gostaria de trabalhar mais ou com quem tem mais dificuldade. Identifique oportunidades para fortalecer a sinergia da equipe e melhore a comunicação e a colaboração.
66. Como você se sente em relação ao time?
67. Com quem você tem mais dificuldade de trabalhar?
68. Como você descreveria nosso time: mais colaborativo ou mais competitivo?
69. Quem está se destacando no time?
70. Quem está sendo mais cauteloso no time?
71. Quem está apresentando baixo desempenho no time?
72. Está todo mundo contribuindo de forma adequada?
73. Com quem você gostaria de trabalhar com mais frequência?
74. Você sente que suas ideias estão sendo ouvidas?
75. Quem você admira no time?
76. O que você acha que deveríamos mudar sobre como nosso time trabalha junto?
77. O que faz uma pessoa ser um bom ajuste para o nosso time?
78. O que faz uma pessoa não ser um bom ajuste para o nosso time?
79. Como você avaliaria essas características em uma entrevista?
80. Quais processos e rituais você criaria para fortalecer essas características e comportamentos?
81. Você costuma colaborar com seus colegas? Eles colaboram com você?
82. Qual é a maior coisa que você gostaria de mudar no nosso time?
83. Algum membro do time já te fez sentir desconfortável? Foi humilhado ou desrespeitado?
Informações para liderança: Coletando feedback sobre o estilo de liderança
Obtenha feedback sobre o seu estilo de liderança, perguntando o que você pode fazer para facilitar a vida do liderado e tornar o trabalho mais divertido. Descubra se há áreas em que você pode apoiar mais o liderado e colete sugestões para melhorar o seu próprio estilo de liderança. Avalie como a equipe percebe o seu estilo de liderança e identifique oportunidades de crescimento pessoal.
84. O que eu poderia fazer para facilitar sua vida?
85. O que você acha do meu estilo de liderança?
86. O que você mudaria sobre meu estilo de liderança?
87. O que eu poderia fazer para tornar seu trabalho mais divertido?
88. O que eu poderia fazer para te apoiar mais?
89. O que você não conhece sobre mim que gostaria de conhecer?
90. O que você acha que a nossa equipe pensa sobre o meu estilo de liderança? No que eles diriam que eu preciso melhorar?
Informações sobre vida pessoal: Conhecendo a vida pessoal e o bem-estar do colaborador
Demonstre interesse pela vida pessoal do colaborador, perguntando como ele tem estado, como está a vida fora do trabalho, a vida familiar e quais são seus hobbies. Identifique formas de melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e explore maneiras de promover o bem-estar no ambiente de trabalho.
91. Como você tem se sentido ultimamente?
92. Como está sua vida fora do trabalho?
93. Como estão as coisas em casa?
94. Como está sua vida familiar?
95. O que você tem feito para se divertir? Como tem passado seu tempo livre? Como tem lidado com o estresse?
96. Quais são seus hobbies atualmente?
97. Como está seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional?
98. O que poderíamos fazer no trabalho para melhorar sua qualidade de vida pessoal?
99. Como foram suas férias/último fim de semana? O que você fez de bom?
Informações sobre hábitos de trabalho do seu liderado: Compreendendo a produtividade e os hábitos de trabalho
Explore os hábitos de trabalho do seu liderado, como os momentos de maior energia e concentração ao longo do dia. Identifique maneiras de otimizar o dia a dia de trabalho, alinhando tarefas importantes aos períodos de maior produtividade. Descubra os principais drenos de energia e tempo na semana e discuta maneiras de melhorar o ambiente de trabalho para promover a eficiência.
100. Em que momento do dia você se sente mais energizado?
101. Em que momento do dia você consegue se concentrar melhor?
102. Como poderíamos reorganizar sua rotina de trabalho para aproveitar ao máximo esses momentos?
103. Quais são três itens que você gostaria de adquirir para melhorar sua produtividade?
104. Descreva um dia ideal de trabalho para você. Compartilhe sua agenda nesse dia...
105. Dê uma sugestão de algo simples e econômico que poderíamos fazer no escritório para melhorar o ambiente de trabalho.
106. Quais são as principais fontes de perda de energia e tempo ao longo da semana para você?
107. O que o motiva a trabalhar em um projeto?
108. Quando você se depara com um bloqueio, como você supera essa situação? A quem você recorre em busca de ajuda? Como solicita essa ajuda? O que pesquisa ou consulta?
109. Quais partes da sua rotina de trabalho estão funcionando bem atualmente? O que poderia ser aprimorado?
110. Existe algum fórum, discussão ou reunião da qual você gostaria de participar para aprimorar seu trabalho?
Como um software facilita a prática de one-on-ones?
Ter um software para one-on-ones facilita essa prática em diversos pontos:
- possibilita o registro de pautas e de perguntas para one-on-one por ambas as pessoas participantes;
- permite o agendamento periódico das reuniões, lembrando às pessoas participantes sobre sua recorrência;
- dá a possibilidade de acompanhar anotações de one-on-ones anteriores, permitindo dar andamento e acompanhamento a demandas já abordadas;
- traz embasamento para feedbacks em Avaliações de Desempenho;
- permite ao time de RH acompanhar se as reuniões estão sendo feitas e qual é o teor delas. Assim, quando a taxa de realização é insatisfatória, é possível orientar as lideranças sobre a importância desse encontro;
- dá a segurança à pessoa liderada de que seus assuntos estão sendo endereçados e registrados.
Como podemos perceber neste artigo, as reuniões de one-on-one são uma importante ferramenta para o engajamento, a satisfação, a produtividade, entre tantos outros fatores para as pessoas colaboradoras.
Incentivar essa prática é fundamental para garantir o atingimento de resultados na empresa, assim como a redução do turnover. Além disso, definir corretamente as perguntas para one-on-one permite guiar a conversa adequadamente, quando a pessoa colaboradora não estiver conseguindo fazê-lo, auxiliando na abordagem.
E agora, que tal aplicar já essas perguntas nas suas one-on-ones? Para isso, elaboramos um modelo completo de pautas para 1:1s, conforme o modelo de reunião escolhido pela liderança ou pela pessoa liderada. Acesse o material gratuitamente!
