fbpx

Software para RH: conheça as opções e saiba por que adotar!

Renan Araújo

Software para RH

Sua empresa já utiliza um software para RH? De acordo com um levantamento feito pela Kenoby, no Kenoby Trends – Panorama do RH 2019 com mais de 2000 empresas participantes, 86% dos profissionais de Recursos Humanos apontaram que esse setor já se tornou estratégico. Além disso, para 96% deles a tecnologia é essencial para processos de RH. No entanto, 52% dos entrevistados responderam que a empresa onde trabalham é pouco digital, enquanto 18% afirmam que não é nada digital.

Se a sua organização, mesmo conhecendo sobre a importância da tecnologia como aliada do RH ainda não investiu em ferramentas, chegou o momento de mudar essa realidade.

Neste conteúdo, selecionamos algumas informações importantes sobre o tema, além de explicar como um software de gestão de desempenho será fundamental para o seu negócio. Continue a leitura e saiba mais!

Quais são os principais tipos de software para RH?

Primeiro, vamos apresentar alguns tipos de softwares para RH existentes no mercado, cujas funcionalidades contribuem para a otimização das tarefas e para o aumento da produtividade de toda a equipe. Veja!

Cálculo da folha de pagamento

De acordo com a própria percepção de profissionais da área de Recursos Humanos, o setor vem se tornado cada vez mais estratégico. Se antes o seu papel era mais burocrático e operacional, hoje o time se preocupa em destravar o potencial humano de seus colaboradores e garantir que haja um melhor desempenho da empresa a partir do melhor desempenho dos profissionais.

Nesse sentido, algumas atividades rotineiras podem ser automatizadas, como o cálculo da folha de pagamento. Existem softwares, por exemplo, que possibilitam ao analista de RH apenas conferir os dados dos colaboradores para realizar a liberação do pagamento. Além de otimizar a atividade, reduz consideravelmente as chances de haver erro humano nos cálculos dos salários.

Geração e distribuição de holerites

Outro ponto que pode ser beneficiado pela tecnologia nas empresas é a geração e distribuição de holerites. Enquanto algumas organizações realizam essa prática por meio de disparos de e-mail, já existem alternativas que contribuem para o acesso remoto por parte do colaborador assim que o salário for depositado em conta.

De forma automatizada, o profissional receberá um e-mail de que o holerite já está disponível na área destinada a ele. Dessa forma, sempre que ele quiser consultar, o documento estará acessível, contribuindo para que haja um histórico armazenado de todos os holereties daquela pessoa.

Controle de férias

Como é o controle de férias de sua organização? Se essa prática for feita a partir do uso de planilhas e documentos impressos, seu setor de Recursos Humanos está deixando de ser estratégico para tarefas manuais e burocráticas.

Nesse sentido, um software para RH traz informações importantes para analistas, como:

  • períodos obrigatórios de descanso;
  • quando cada profissional pode tirar as suas férias;
  • quais são as datas de pagamentos, entre outros.

Admissão digital

2020 trouxe grandes desafios para as empresas. Devido à pandemia da Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, organizações precisaram decretar o home office para atender aos decretos municipais e estaduais — cujo principal objetivo era o de frear a proliferação da doença.

Mesmo com as medidas de isolamento sendo afrouxadas pelos governantes, muitas organizações optaram por manter seus profissionais em casa, uma vez que a situação da pandemia ainda não está 100% controlada.

Entre os desafios encontrados pelos gestores, além de manter um relacionamento próximo com seus colaboradores e promover qualidade de vida e bem-estar mesmo de forma remota, certamente a admissão esteve entre os principais.

Por meio de um software para RH que possibilita a admissão digital, o próprio candidato contratado tem a possibilidade de organizar a documentação e enviar os dados necessários para o setor responsável. Entre as principais vantagens observadas, destacamos:

  • redução de custos, uma vez que não haverá gastos com impressões e xerox;
  • melhor experiência para o novo colaborador logo nos períodos iniciais, justamente por reduzir a necessidade de deslocamento;
  • possibilidade de contratar profissionais de qualquer lugar do Brasil — principalmente para empresas que vão adotar o trabalho híbrido;
  • possibilidade de reunir as informações dos profissionais em nuvem, sem a necessidade de armazenar pilhas de documentos em arquivos;
  • menores riscos quanto à segurança das informações; entre outros.

Pagamento de profissionais

Além de todos esses pontos mencionados, também existem softwares para RH relacionados ao pagamento para profissionais. Hoje, já existem ferramentas que permitem ao colaborador consultar o salário dos dias já trabalhados naquele mês, além de haver a possibilidade de o funcionário, de forma automatizada, solicitar adiantamento financeiro caso ele identifique essa necessidade.

Recrutamento e seleção

A gestão de talentos de uma empresa se preocupa com a experiência de seus colaboradores desde antes da contratação — por essa razão, é preciso encontrar o profissional ideal para as vagas em aberto, que se adéquam com a cultura da empresa e que tenham o perfil desejado pela organização.

Por essa razão, já existem softwares para RH que permitem a requisição de vagas, a atração de talentos e a qualificação de candidatos, de modo que o time possa fazer contratações mais rápidas e triagem de candidatos de forma prática — aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Software para RH: por que se preocupar com a gestão de desempenho?

Inicialmente, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre o conceito de gestão de desempenho. De acordo com Herman Aguinis, um dos maiores acadêmicos da psicologia organizacional, trata-se de um “processo  contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização”.

Nesse sentido, a gestão de desempenho existe para melhorar a performance da empresa a partir do desempenho de cada um de seus profissionais, individual ou coletivamente. Mas por que contar com um software para auxiliar nesse sentido? A seguir, selecionamos as principais informações sobre o tema!

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma avaliação estruturada do desempenho individual de um colaborador em determinado período de tempo. Por meio dessa avaliação, existe a oportunidade de melhorar o desempenho da empresa a partir da melhoria do desempenho dos colaboradores.

Para compreender sobre a relação existente entre avaliação de desempenho e gestão de desempenho, basta entender o processo de gestão de desempenho como um ciclo, que se inicia com as expectativas  (metas, indicadores, competecências e comportamentos) e se encerra com a avaliação — e o subsequente início de um outro ciclo.

Ao contar com um software, há a oportunidade de a equipe de RH preencher as avaliações de forma justa e embasada. Ou seja, enquanto avalia um membro da empresa, tem a oportunidade de visualizar informações importantes sobre ele, como:

  • feedbacks recebidos;
  • elogios;
  • PDIs;
  • OKRs; entre outros.

Além disso, a ferramenta tem a possibilidade de criar avaliações com base nas necessidades da empresa. É possível, por exemplo, de aplicar um único modelo para toda a empresa, ou escolher quem vai participar.

Outro ponto importante: depois de rodar a avaliação, há a possibilidade de visualizar, por meio dos boxes, em qual quadrante de performance se encontra cada colaborador. Assim, de forma prática, há a oportunidade de avaliar quem pode ser promovido, treinado ou realocado.

Gestão de Metas/OKRs

As OKRs são um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca das metas globais de uma organização. Entre as principais diferenças das OKRs para as metas tradicionais, destacamos:

  • ciclos mais curtos — enquanto a prática de metas tradicionais se aplicam em um ano, as OKRs contam com ciclos mais curtos, variando entre 1 e 6 meses;
  • mais transparentes — normalmente, as OKRs são públicas dentro da empresa;
  • flexíveis — são definidas de forma descentralizada; entre outras diferenças.

Ao contar com um software para RH, você terá a oportunidade de trazer aos colaboradores uma visão clara sobre as suas tarefas — com prazo de entrega —, além de ter bem definido como essas OKRs se alinham com o objetivo do time e da empresa — consequentemente, a sua equipe vai espalhar o sentimento de pertencimento pela empresa.

Além disso, o software contribui para avaliar a evolução de cada meta, sempre ciente quais estão on-track e quais são aquelas que precisam de um aperfeiçoamento nas estratégias.

Por fim, há a possibilidade de criar o Mapa Estratégico da companhia. Ou seja, todos os profissionais poderão identificar como os times e os indivíduos estão interligados ao objetivo macro da organização, de modo que promova o alinhamento e clareza aos objetivos.

Feedbacks instantâneos

Feedback é um processo no qual uma pessoa contribui para que a outra possa se desenvolver a partir de suas próprias percepções. Quanto mais feedbacks forem trocados em um negócio, melhor serão os resultados individuais, justamente por oferecer a oportunidade de as pessoas alterarem o seu curso quando algo não está tão positivo.

Por meio de um software para RH, todos os colaboradores terão a oportunidade de enviar e pedir feedbacks em tempo real para qualquer pessoa da empresa. Além disso, é possível reforçar os valores do negócio, uma vez que a ferramenta oferece a chance de selecionar qual valor da empresa está sendo praticado.

Muitas vezes, profissionais consideram complicado solicitar feedbacks aos seus colegas. A partir do software, ele tem a oportunidade de contar com estruturas pré-definidas, de modo que a cultura fique ainda mais viva dentro de seu negócio.

One-on-one

Conforme sabemos, one-on-ones são reuniões periódicas realizadas entre lideranças e liderados e lideradas. Para implementar essa cultura na organização, nada melhor do que contar com um software para RH que auxiliará nesse sentido. Por meio da ferramenta, é possível escolher a cadência que melhor se adapta à realidade do negócio, além de registrar anotações sobre assuntos discutidos durante a reunião.

Para que a conversa seja ainda mais rica, existe a possibilidade de o profissional estruturar a pauta para essa reunião, de modo que líder, liderados e lideradas sejam guiados durante a reunião.

Pesquisa de Clima Organizacional

De maneira simplificada, clima organizacional é a percepção de colaboradores e colaboradoras de uma organização sobre processos, políticas e práticas da empresa. Para que seja feito esse diagnóstico, a Pesquisa de Clima deve ser aplicada para uma amostra ou para 100% de seus colaboradores, de modo que guie ações de melhorias para o clima e avalie se elas de fato trouxeram melhores resultados para a empresa.

Por meio de um software para RH, o seu time vai analisar o mapa de calor, permitindo que visualize, de forma rápida e centralizada, quais são os grupos de colaboradores que estão se sentindo bem e quais são aqueles que precisam de uma atenção imediata.

Além disso, há a possibilidade de cruzar dados. Conforme explicamos, na avaliação de desempenho a equipe visualiza as pessoas em um box, descobrindo quem são aqueles que melhor performam. Nesse sentido, basta aplicar uma pesquisa para identificar qual é a percepção dessas pessoas em relação à empresa, aplicando estratégias para a retenção desses talentos.

Histórico das avaliações

A partir de um software para RH, as lideranças têm a oportunidade de identificarem as avaliações ao longo dos meses, o que contribui para analisar a evolução ou a involução do colaborador. Assim, há a possibilidade de trazer feedbacks mais construtivos e embasados no próprio desempenho do liderado ou liderada.

Facilidade de resposta do formulário

Por fim, a equipe tem a oportunidade de tornar a experiência do processo mais fluida:

  • mais facilidade de resposta do formulário — a experiência se torna mais positiva para todo o time, justamente por tirar a fricção do processo;
  • mais facilidade para gerir todo o processo — com um software para RH, o time tem a oportunidade de criar de forma prática os formulários, de duplicá-los para o próximo ciclo, além de acompanhar quem são aquelas pessoas que estão ou não respondendo.

Neste conteúdo, você pôde entender quais são os principais diferenciais de um software para RH, além de conferir a importância de contar com a tecnologia como aliada para o processo de gestão de desempenho.

Se ficou alguma dúvida durante o material, converse com a gente! Nosso time de especialistas explicará como uma ferramenta poderá contribuir para que a sua equipe possa destravar o potencial humano dos profissionais.