Gestão da mudança: o que é e passo a passo com exemplos

Pessoas são resistentes a mudanças. Até o momento, sem novidades. Mas por que será que isso acontece?

A resistência a mudanças acontece porque, naturalmente, o nosso cérebro tende a associar mudanças com conflitos e falhas em relação a um padrão já construído. Esse bloqueio psicológico, muitas vezes, nos impede de sair do estágio atual e alcançar aquilo que desejamos.

Tudo isso é presente na nossa vida pessoal, mas também no mundo dos negócios:

de um lado, pressões externas forçam as empresas a mudar para continuarem competitivas no mercado, por meio da melhoria de seus produtos e serviços e na forma de gerir seus colaboradores;
de outro, as pessoas da linha de frente dessas iniciativas, como lideranças de RH, precisam conhecer as ferramentas certas para que uma mudança proposta seja implementada com sucesso.

Pensando nisso, elaboramos este artigo sobre o conceito de gestão da mudança, fundamental para entender o que algumas organizações fazem de diferente para ter mais sucesso na hora de implementar mudanças. Continue a leitura!

O que é gestão da mudança?

Conceitualmente, gestão da mudança é a disciplina de gestão responsável por aplicar ferramentas para que indivíduos e times adotem mudanças comportamentais e organizacionais com sucesso.

A mudança pode acontecer em dois níveis: individual e organizacional. Mudanças duradouras impactam diretamente os processos, rituais e rotinas nesses dois grupos.

Nesse sentido, compreender a gestão da mudança consiste em:

entender o que algumas organizações fazem de diferente para ter mais sucesso na hora de implementar mudanças;

‍identificar se existe algum processo padrão que pode ser copiado e replicado para que outras empresas também consigam vencer as resistências naturais que enfrentam nesse processo.

Onde as empresas geralmente erram ao lidar com mudanças?

Na nossa visão, o erro mais comum é a falta da execução de um plano de ação estruturado e contínuo que favoreça a gestão de mudança.

Um exemplo claro e prático dessa falta de estrutura são os RHs que investem em todos os tipos possíveis de treinamentos para os seus colaboradores e esquecem das ações práticas e gatilhos do dia-a-dia que vão virar o jogo.

Aqui na Qulture.Rocks, por exemplo, o que mais ouvimos dos nossos clientes — e são exemplos reais de potenciais projetos de gestão de mudança — são coisas do tipo:

“Ah, queremos criar uma cultura de feedback aqui na empresa. Essa é uma prioridade para o ano, mas não sabemos como começar”.

“Estamos passando por um momento de reformulação dos valores da companhia. Vocês têm alguma dica para fazer com que as pessoas internalizem essa mudança?”
“Começamos com a prática de reuniões de 1:1 há alguns meses, mas o engajamento está muito baixo. Somente alguns líderes aderiram à essa prática. O que podemos fazer para melhorar?”

Nesse tema, de acordo com o The Training Industry, referência no tema de T&D (Treinamento & Desenvolvimento):

‍"If I train you on a new skill and don’t put a reinforcement plan in place, there is very little incentive for you to use your new skill", ou seja: se eu te capacitar em uma nova habilidade e não colocar um plano de reforço em prática, haverá muito pouco incentivo para você usar sua nova habilidade.

Como fazer gestão da mudança: veja o passo a passo

Na busca por encontrar uma forma de ajudar as nossas empresas parceiras a conduzirem mudanças duradouras em suas organizações, desenvolvemos uma ferramenta de gestão da mudança simples e fácil de ser aplicada na sua empresa.

Em termos práticos, a ferramenta de gestão da mudança é executada por meio de 3 principais conceitos que se desdobram em OKRs e são acompanhados de forma frequente (sugerimos semanalmente).

‍Se você já utiliza a metodologia de OKRs na sua empresa, basta incorporar mais uma OKR no time que lidera a gestão de mudança. Se você não conhece ou conhece pouco sobre a metodologia de OKRs, recomendamos fortemente a leitura deste artigo.

A seguir, conheça as etapas para fazer a gestão da mudança na sua empresa.

1. Sensibilização sobre o tema

A primeira etapa, que consiste em sensibilizar e dar senso de urgência sobre a mudança aos colaboradores, deve durar cerca de 3 meses. Vamos a um exemplo prático:

Mudança desejada: "Criar uma cultura de feedback na organização" - como conscientizar os colaboradores?

‍Objetivo para sensibilização: Garantir que pelo menos 80% da organização tenha consciência sobre a importância do feedback contínuo e construtivo‍
KR1 para medir a sensibilização: Realizar 3 sessões de sensibilização com participação de pelo menos 80% das lideranças.‍
KR2 para medir a sensibilização: Alcançar 85% de visualizações no conteúdo sobre cultura de feedback divulgado no Slack (ex: vídeo, artigo ou post interativo).‍
KR3 para medir a sensibilização: Medir percepção de importância do feedback com pesquisa no início do ciclo, atingindo ao menos 60% de respostas.

Tendo definido o objetivo principal desta etapa e seus resultados-chave, o próximo passo é criar planos de ação. Para isso, recomendamos as formas de atuação abaixo.

Aplicar pesquisas: fundamentais para entender a percepção e o nível de conhecimento das pessoas sobre o tema, garantir mais clareza sobre o problema a ser resolvido e acompanhar a evolução do projeto por meio de outras pesquisas similares no futuro.
Promover treinamentos: mesmo que a mudança seja simples e/ou amplamente conhecida, sempre pode haver profissionais que não conhecem ou dominam o tema — portanto, treinar os colaboradores antes de executar a mudança pode ser um divisor de águas para o sucesso da mudança.
Criar programas de influenciadores: crie um grupo de pessoas influenciadoras dentro da empresa, cuja função é propagar a mudança desejada; esse plano de ação permite mais identificação e abertura para a mudança e ajuda a remover parte do “peso das costas” dos responsáveis pela gestão de mudança.
Garantir uma boa comunicação interna: divulgue publicamente a mudança, com pílulas de conhecimento sobre o tema e a divulgação pública de metas da gestão de mudança e resultados almejados na empresa.

2. Engajamento dos colaboradores na mudança

Agora que já se passaram cerca de 3 meses na primeira etapa, é hora de evoluir a gestão de mudança para um próximo nível — e ele envolve engajar os colaboradores na mudança.

Aqui, os dois grandes objetivos são:

(i) garantir que as pessoas que se engajaram na etapa 1 continuem promotores; e,

(ii) engajar pessoas que estão distantes, bem como aproximar detratores.

Portanto, vamos seguir com mais um exemplo, garantindo a implementação com a metodologia de OKRs:

‍Mudança desejada: "Reformular os valores da companhia" - como engajar os colaboradores?

‍Objetivo para engajamento: Engajar todas as pessoas colaboradoras na definição e validação dos novos valores da empresa.‍
KR1 para medir o engajamento: Garantir que ao menos 80% das pessoas da empresa participem de algum momento de cocriação ou validação dos novos valores (ex: dinâmicas, mural interativo no Slack, enquetes, sessões de feedback).‍
KR2 para medir o engajamento: Ter 100% dos times com ao menos um representante participando da etapa final de validação dos novos valores.‍
KR3 para medir o engajamento: Criar uma campanha de comunicação interna sobre os novos valores com taxa de abertura acima de 75% nos canais internos.

Objetivos e resultados-chave definidos, vamos novamente aos possíveis planos de ação:

Notificações para grupos específicos: Sabe aquele grupo de pessoas que ainda não enviou nenhum feedback ou sequer “logou” no novo sistema que a sua empresa está tentando implementar? Que tal abordá-los diretamente com uma mensagem personalizada do tipo “Oi, fulano! Estamos sentindo sua falta…”. Essa ação pode melhorar os seus resultados na etapa #2!
Reconhecimento de “heavy users”: Tão importante quanto cobrar é reconhecer quem já está fazendo um bom trabalho. Por isso, dedique um tempo para reconhecer as pessoas mais engajadas na mudança que a empresa está introduzindo.‍
Divulgação pública de resultados: A ideia aqui é aproveitar reuniões e momentos importantes que já existem na sua empresa para divulgar resultados parciais do projeto de gestão de mudança. Uma sugestão é construir um ranking de times e líderes mais e menos engajados.

3. Criação de rituais para sustentar e manter o que mudou

Chegamos à última etapa! Agora que as pessoas já estão sensibilizadas e engajadas no tema, precisamos criar estratégias para que esse engajamento não caia e, de uma vez por todas, a mudança faça parte da cultura da sua organização.

Seguimos com os mesmos exemplos, garantindo a implementação com a metodologia de OKRs:

‍Mudança desejada: "Implantar a prática de 1:1s com o máximo engajamento possível" - como manter as mudanças?

‍Objetivo para manutenção: Consolidar as 1:1s como prática regular de desenvolvimento e alinhamento na empresa.
KR1 para medir a manutenção: 90% das lideranças manterem frequência quinzenal de 1:1s registradas na plataforma por 3 meses consecutivos.‍
KR2 para medir a manutenção: Integrar a preparação das 1:1s com as prioridades do time (via Qulture ou template), com +75% de uso.‍
KR3 para medir a manutenção: Ter ao menos 1 caso de sucesso por mês compartilhado pela liderança sobre o impacto das 1:1s no desempenho do time.

Algumas das formas efetivas de atingir esse objetivo é por meio da criação de rituais de gestão. Alguns dos mais comuns que já implementamos com nossos clientes são:

→ Desenvolvimento de um programa contínuo de reconhecimentos: Se houver abertura, crie um programa de reconhecimento, pelo menos nos próximos 3 meses, para reconhecer publicamente as pessoas mais engajadas. Nossa sugestão é, novamente, aproveitar as reuniões que já existem para incluir essa nova pauta.

→ Inclusão do tema no "onboarding": Essa iniciativa te ajudará a explicar as “regras do jogo” para os novos colaboradores. Se a sua empresa está, por exemplo, num processo de criação da cultura de feedback contínuo, deixe claro o que é essa pratica, bem como o que é esperado de cada pessoa nesse processo.

→ Criação de gatilhos mentais no ambiente de trabalho: Uma iniciativa que já vimos ser implementada foi a divulgação de comunicações que levem as pessoas a tomar alguma ação. Pode ser algo simples, como um cartaz provocativo em áreas de uso comum ou ainda algo digital, como um QR Code que leve as pessoas a enviar um feedback ou agendar uma reunião de 1:1 na plataforma de Gestão de Performance.

→ Criação de momentos na agenda dedicados para o novo processo: Se você precisa que as pessoas tenham uma ação contínua, que tal inserir esse compromisso (opcional) nas suas agendas virtuais? Algo que já vimos ser feito foi criar um compromisso público de toda empresa enviar feedbacks e elogios toda sexta-feira às 16h. Algumas empresas batizaram essa ação de Feedback Friday.

Na etapa #3, provavelmente você irá mais implementar iniciativas do que medir o progresso em si. Portanto, sua OKR pode se parecer mais como um grande projeto cheio de tarefas e tudo bem com isso!

De toda forma, garanta que ao menos um vez por mês você analise os indicadores das etapas #1 e #2. Manter o engajamento é extremamente importante.

Conte com a Qulture.Rocks para garantir o sucesso das suas mudanças organizacionais!

Nossa visão é que os três elementos cruciais para o sucesso de qualquer novo projeto que envolva gestão de mudança são:

ter clareza do problema e ser resolvido e qual é a mudança que você quer proporcionar;
criar e executar um plano estruturado que vai além dos treinamentos e comunicações internas; e,
fazer acompanhamento frequente e "religioso" dos resultados através de indicadores chave.

Toda mudança é uma maratona. Quebre seu objetivo em pedaços menores, monitore os indicadores chave ao longo do caminho e você verá os resultados esperados se concretizarem na sua empresa!

E se você busca suporte e metodologias comprovadas para fazer mudanças na sua gestão de desempenho ou processos organizacionais, a Qulture.Rocks é a plataforma ideal para você.

Com soluções que vão de avaliação de desempenho a mural de elogios, passando por PDIs, OKRs e Metas, T&D e Plano de Sucessão, nós somos especialistas em destravar o potencial de times e empresas — inclusive nos momentos mais delicados de mudança!

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