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Gestão de Mudança: guia prático aplicando a metodologia de OKRs

Silas Caetano

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Pessoas são resistentes a mudanças!

Até o momento, sem novidades. Mas por que será que isso acontece? A resistência a mudanças acontece porque, naturalmente, o nosso cérebro tende a associar mudanças com conflitos e falhas com relação a um padrão já construído. Esse bloqueio psicológico, muitas vezes, nos impede de sair do estágio atual e alcançar aquilo que desejamos.

Tudo isso é presente na nossa vida pessoal, mas também no mundo dos negócios. De um lado, pressões externas forçam as empresas a mudar para continuarem competitivas no mercado, por meio da melhoria de seus produtos e serviços e na forma de gerir seus colaboradores.

Do outro lado, as pessoas que estão na linha de frente dessas iniciativas que envolvem mudanças – por vezes lideranças de RH -, precisam conhecer as ferramentas certas para que uma mudança proposta seja implementada com sucesso, driblando com maestria os bloqueios mentais que nos impedem de mudar.

Aqui na Qulture.Rocks, o que mais ouvimos dos nossos clientes – e são exemplos reais de potenciais projetos de gestão de mudança – são coisas do tipo:

  • “Ah, queremos criar uma cultura de feedback aqui na empresa. Essa é uma prioridade para o ano, mas não sabemos como começar”.
  • “Estamos passando por um momento de reformulação dos valores da companhia. Vocês têm alguma dica para fazer com que as pessoas internalizem essa mudança?”
  • “Começamos com a prática de 1:1s há alguns meses, mas o engajamento está muito baixo. Somente alguns líderes aderiram à essa prática. O que podemos fazer para melhorar?”

Sabe o mais interessante? Percebi que o grau de sucesso dessas empresas nos seus projetos de mudança varia muito. Algumas alcançam resultados incríveis, já outras nem tanto!

Por isso, resolvi tentar entender o que algumas organizações fazem de diferente para ter mais sucesso na hora de implementar mudanças, bem como tentei identificar se existe algum processo padrão que pode ser copiado e replicado para que outras empresas também consigam vencer as resistências naturais que enfrentam nesse processo.

Esse artigo é o resultado desse estudo e vai te mostrar como e o que algumas empresas fizeram para terem resultados excelentes com a prática de gestão da mudança!

O que é gestão da mudança?

Antes de tudo, o que é gestão da mudança?  Gestão de mudança é a disciplina de gestão responsável por aplicar ferramentas para que indivíduos e times adotem mudanças comportamentais e organizacionais com sucesso.

A mudança pode acontecer em dois níveisindividual e organizacional. Mudanças duradouras impactam diretamente os processos, rituais e rotinas nesses dois grupos.

Onde as empresas (geralmente) erram?

Na minha visão, o erro mais comum é a falta da execução de um plano de ação estruturado e contínuo que favoreça a gestão de mudança.

Um exemplo claro e prático dessa falta de estrutura são os RHs que investem (e muito $$$) em todos os tipos possíveis de treinamentos para os seus colaboradores e esquecem das ações práticas e gatilhos do dia-a-dia que vão virar o jogo.

De acordo com o The Training Industry, referência no tema de T&D (Treinamento & Desenvolvimento):

“If I train you on a new skill and don’t put a reinforcement plan in place, there is very little incentive for you to use your new skill.”

Aí você me pergunta: “Legal, Silas! Mas o que tudo isso tem a ver com as tais das OKRs?”

E eu respondo: “Juro que vai fazer sentido!”

Como realizar a mudança (na prática)?

Na busca por encontrar uma forma de ajudar as nossas empresas parceiras a conduzirem mudanças duradouras em suas organizações, desenvolvemos uma ferramenta de gestão de mudança simples e fácil de ser aplicada na sua empresa.

Essa ferramenta é um consolidado das melhores práticas de gestão de mudança que tive o prazer de co-implementar em diferentes empresas parcerias da Qulture.Rocks!

É uma ferramenta executada em 3 etapas e tem tudo a ver com quebrar o seu objetivo em pedacinhos menores.

Cada etapa funciona como se fosse um ciclo de OKR com somente um objetivo por vez – minha sugestão é que ele seja trimestral, como foi inicialmente idealizado pelo Google.

Se você já utiliza a metodologia de OKRs na sua empresa, basta incorporar mais uma OKR no time que lidera a gestão de mudança.

Se você não conhece – ou conhece pouco – sobre a metodologia de OKRs -, recomendo fortemente a leitura deste artigo. Traduzindo em poucas palavras e a grosso modo, é uma metodologia para auxiliar a execução da estratégia. Tem tudo a ver com execução!

A ideia por trás das OKRs é simples: temos um objetivo qualitativo claro a ser alcançado (Objective) e, para sabermos se chegamos lá, monitoramos alguns indicadores chave (Key Results). No final do dia, temos uma OKR para fazer gestão de mudança.

Em termos práticos, a ferramenta de gestão de mudança é executada por meio de 3 principais conceitos que se desdobram em OKRs e são acompanhados de forma frequente – sugerimos semanalmente – pelas pessoas que contribuem para o projeto de gestão de mudança.

1. Sensibilize. Crie senso de urgência

Essa é a primeira etapa e, assim como as outras, recomendo que ela dure cerca de 3 meses.

Por que essa etapa é importante? Imagina só começar um projeto de criação da cultura de 1:1s, sem saber ao certo o nível de conhecimento conceitual das pessoas no tema, bem como quais são suas principais dores e vontades. As chances de dar errado são muito grandes!

As pessoas só se engajam naquilo quem veem valor!

Por esse motivo, sugiro fortemente a aplicação de pesquisas para entender a percepção e o nível de conhecimento das pessoas sobre o tema que será trabalhado, antes de executar qualquer tipo de ação de mudança.

Assim, você terá mais clareza de qual é o real problema a ser resolvido e ainda poderá avaliar a evolução do projeto por meio de outra pesquisa similar daqui há um tempo.

Feito isso, podemos agora avançar para outras ações mais táticas de sensibilização. Algumas das principais que já co-criei com meus clientes foram:

  • Treinamentos: Sim, eles são extremamente importantes. Aqui na Qulture investimos bastante tempo em treinamentos com os nossos clientes, mas tenha em mente que essa iniciativa, sozinha, não vai fazer milagre.
  • Programa de influenciadores: Esse é o meu preferido. Essa estratégia cria um grupo de pessoas influenciadoras dentro da empresa para propagar a mudança desejada e tirar parte do “peso das costas” do time que lidera a gestão de mudança. Se você gostou desse tema, sugiro a leitura desse conteúdo.
  • Comunicação interna: Para complementar todos esses passos, é necessário que haja uma boa comunicação com toda a empresa através de pílulas de conhecimento sobre o tema a ser trabalhado, bem como a divulgação pública das metas da gestão de mudança e resultados almejados na empresa.

A comunicação, nesse contexto, funciona como um gatilho mental para que a mudança desejada se torne um hábito e parte da cultura da empresa.

E agora, a parte mais importante: é altamente recomendado a utilização de OKRs para medir o impacto de cada um dos esforços acima no que você deseja alcançar.

Segundo a famosa citação de Peter Drucker – um dos maiores gurus de gestão de mundo:

“Se você não pode medir, não pode gerenciar.”

Por isso, para te inspirar, abaixo está um exemplo real de OKR que foi utilizada nessa etapa #1 em um dos clientes da Qulture.Rocks para medir o progresso das ações em um projeto de criação da (tão desejada) cultura de feedbacks contínuos:

Esse é somente um teste para saber como será essa foto.

2. Engaje. Traga as pessoas para perto

Agora que já se passaram cerca de 3 meses na etapa #1, é hora de evoluir a gestão de mudança para um próximo nível.

Nem todo mundo vai se engajar na mudança logo de cara e isso é normal!

Aqui, os dois grandes objetivos são (i) garantir que as pessoas que se engajaram na etapa #1 continuem promotores e (ii) engajar pessoas que estão distantes, bem como aproximar detratores.

Na etapa #2, algumas das ações que já co-implementei com meus clientes foram:

  • Notificações para grupos específicos: Sabe aquele grupo de pessoas que ainda não enviou nenhum feedback ou sequer “logou no novo sistema que a sua empresa está tentando implementar? Que tal abordá-los diretamente com uma mensagem personalizada do tipo Oi, fulano! Estamos sentindo sua falta…”. Essa ação pode melhorar os seus resultados na etapa #2!
  • Reconhecimento de “heavy users”: Tão importante quanto cobrar é reconhecer quem já está fazendo um bom trabalho. Por isso, dedique um tempo para reconhecer as pessoas mais engajadas na mudança que a empresa está introduzindo.

Isso as tornará ainda mais promotoras da mudança que está sendo implementada. Aqui a criatividade para reconhecer tem espaço de sobra!

  • Divulgação pública de resultados: A ideia aqui é aproveitar reuniões e momentos importantes que já existem na sua empresa para divulgar resultados parciais do projeto de gestão de mudança. Uma sugestão é construir um ranking de times e líderes mais e menos engajados. 

Essa última prática pode ser polêmica dependendo da cultura da sua empresa, já que tem o efeito secundário de competitividade entre as pessoas. De toda forma, é uma iniciativa que, no contexto adequado, pode ser aplicada para melhorar os resultados na etapa #2 e reconhecer equipes mais engajadas 🙂

E, da mesma forma que na etapa #1, minha sugestão é que você crie uma OKR para acompanhar, semanalmente, os resultados desejados.

3. Sustente. Crie rituais que manterão a mudança

Chegamos à última etapa!

Agora que as pessoas já estão sensibilizadas e engajadas no tema, precisamos criar estratégias para que esse engajamento não caia e, de uma vez por todas, a mudança faça parte da cultura da sua organização.

Uma forma efetiva de atingir esse objetivo é por meio da criação de rituais de gestão. Alguns dos mais comuns que já implementei com meus clientes são:

  • Desenvolvimento de um programa contínuo de reconhecimentos: Se houver abertura, crie um programa de reconhecimento, pelo menos nos próximos 3 meses, para reconhecer publicamente as pessoas mais engajadas. Minha sugestão é, novamente, aproveitar as reuniões que já existem para incluir essa nova pauta.
  • Inclusão do tema no “onboarding”Essa iniciativa te ajudará a explicar as “regras do jogo” para os novos colaboradores. Se a sua empresa está, por exemplo, num processo de criação da cultura de feedback contínuo, deixe claro o que é essa pratica, bem como o que é esperado de cada pessoa nesse processo.
  • Criação de gatilhos mentais no ambiente de trabalho: Uma iniciativa que eu já vi ser implementada foi a divulgação de comunicações que levem as pessoas a tomar alguma ação. Pode ser algo simples, como um cartaz provocativo em áreas de uso comum ou ainda algo digital, como um QR Code que leve as pessoas a enviar um feedback ou agendar uma reunião de 1:1 na plataforma de Gestão de Performance.
  • Criação de momentos na agenda dedicados para o novo processo: Se você precisa que as pessoas tenham uma ação contínua, que tal inserir esse compromisso (opcional) nas suas agendas virtuais? Algo que eu já vi ser feito foi criar um compromisso público de toda empresa enviar feedbacks e elogios toda sexta-feira às 16h. Algumas empresas batizaram essa ação de Feedback Friday.

Na etapa #3, provavelmente você irá mais implementar iniciativas do que medir o progresso em si. Portanto, sua OKR pode se parecer mais como um grande projeto cheio de tarefas e tudo bem com isso!

De toda forma, garanta que ao menos um vez por mês você analise os indicadores das etapas #1 e #2. Manter o engajamento é extremamente importante.

Toda mudança é uma maratona. Quebre seu objetivo em pedaços menores, monitore os indicadores chave ao longo do caminho e você verá os resultados esperados se concretizarem na sua empresa!

Neste conteúdo, você conheceu mais sobre gestão de mudança e uma ferramenta com três etapas simples que pode ser aplicada na sua organização.

Na minha visão, os três elementos cruciais para o sucesso de qualquer novo projeto que envolva gestão de mudança são:

  1. tenha clareza do problema e ser resolvido e qual é a mudança que você quer proporcionar,
  2. crie e execute um plano estruturado que vai além dos treinamentos e comunicações internas, bem como
  3. faça acompanhamento frequente e “religioso” dos resultados através de indicadores chave.

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