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Como aumentar a produtividade de uma equipe enxuta?

Renan Araújo

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Equipe enxuta pode ser produtiva e entregar um trabalho de qualidade. Para isso, o ideal é que a gestão se preocupe com o engajamento de seus colaboradores. De acordo com um levantamento realizado pela Gallup, empresas mais engajadas são 17% mais produtivas e 21% mais rentáveis do que aquelas que contam com um baixo engajamento. Por essa razão, existe a necessidade de conhecer algumas práticas de gestão de desempenho que trarão ganhos não apenas para a empresa, como também para o desenvolvimento de profissionais.

Mesmo em grandes empresas, alguns departamentos podem contar com menos profissionais do que o ideal, seja qual for o motivo (redução de custos, dificuldades de contratação etc.). Por essa razão, entender como maximizar a produtividade de equipes enxutas contribuirá para resultados mais significativos, bem como para que a empresa se torne mais competitiva no mercado.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda quais são as estratégias que podem ser adotadas. Continue a leitura e saiba mais!

Entenda o nível de desenvolvimento da equipe

Essa é uma dica voltada especificamente para as lideranças. Em seu livro Leadership and The One Minute Manager, Blanchard defende que as pessoas passam por quatro fases no trabalho. Elas estão relacionadas diretamente ao quanto estão preparadas com habilidades e experiências para enfrentarem desafios e o quanto elas estão motivadas para isso.

Além disso, para o autor, líderes têm duas alavancas diferentes em relação aos estilos de liderança: a quantidade de direcionamento que deve ser transmitida aos profissionais e a quantidade de apoio que deve ser oferecida à equipe.

Quanto ao direcionamento, destacamos alguns pontos importantes da liderança para alavancar a produtividade de sua equipe: decidir, ensinar, inspecionar, observar, fornecer feedback (abordaremos sobre o tópico mais adiante) e inspecionar. Em relação ao apoio, destacam-se o ouvir, explicar o porquê das coisas, pedir sugestões, encorajar, envolver as pessoas nas decisões, entre outros.

Blanchard destaca que, para cada nível de desenvolvimento, a gestão deve usar diferentes quantidades de apoio e direcionamento. O autor as combina em quatro estilos diferentes de liderança::

  • Direcionamento (baixo apoio, alto direcionamento)
  • Coaching (alto apoio, alto direcionamento)
  • Apoio (alto apoio, baixo direcionamento) e
  • Delegação (baixo apoio, baixo direcionamento)

Esses quatro estilos de lideranças são mapeados para quatro níveis de desenvolvimento, de acordo com o autor:

  • iniciante entusiasmado — pessoa que está entusiasmada com o projeto, ansiosa para aprender, alta motivação mas baixa competência;
  • aluno desiludido — quando se inicia um projeto e o profissional identifica que não sabe sobre o assunto, há uma queda de motivação;
  • capaz, mas cauteloso — o profissional recupera a confiança sobre o projeto, ganha mais entendimento e pode ganhar competência, mas baixa;
  • empreendedor autossuficiente — profissional que recupera a confiança, a motivação e tem competência para exercer as atividades.

Quando as lideranças identificam esses pontos e conseguem lidar com o colaborador de acordo com o seu perfil, naturalmente a equipe entregará bons resultados, independentemente do tamanho.

Adote OKRs em sua empresa

OKRs são um sistema de metas coletivas e individuais que convergem para a busca de metas globais da empresa. E por que elas são ideais para aumentar a produtividade de uma equipe enxuta? Primeiro, devemos destacar o fato de que os ciclos das OKRs são mais curtos do que o das metas tradicionais. Normalmente, variam entre 1 e 6 meses, enquanto a prática tradicional é gerir em um ano.

Além disso, são mais transparentes. As OKRs de todas as pessoas são públicas dentro da empresa e promovem um alinhamento entre áreas (que convergem para a OKR global do negócio). Cada pessoa entenderá como as suas funções contribuem para os resultados da organização, o que naturalmente aumenta a motivação para alcançar os resultados pré-estabelecidos.

Outro ponto de destaque é o fato de elas serem mais flexíveis. Assim, mesmo em uma equipe enxuta, cada pessoa terá voz e participação para a definição de seus objetivos e projetos. Nas metas tradicionais, por exemplo, há uma tendência de elas serem desdobradas do topo para baixo de uma maneira mais formal e mais rígida, tirando o senso de pertencimento do time.

Voltando para a motivação, quando as metas são difíceis (mas possíveis de serem alcançadas), vai haver mais engajamento para as pessoas em relação às suas demandas. Dessa forma, as pessoas se esforçam mais para aprender novas habilidades, contribuindo para o seu crescimento, desenvolvimento e sucesso no momento de alcançar o resultado.

Realize reuniões one-on-one

Reuniões one-on-one,são encontros periódicos entre lideranças, liderados e lideradas. Esse é um tipo de estratégia que pode ser adotado em equipes de qualquer tamanho, que trará para a equipe:

  • a sensação de que alguém se preocupa com os profissionais no nível pessoa;
  • o sentimento de que as pessoas da empresa estão atenta quanto ao desenvolvimento e carreira;
  • a certeza de que ele é ouvido no âmbito profissional e que as lideranças estão atentas ao seu desenvolvimento profissional.

Os ganhos não são apenas para os colaboradores. Para as empresas, essa prática traz os seguintes benefícios:

  • melhorias no fluxo de informações de baixo para cima, contribuindo para que as reações e decisões sejam mais proativas em vez de reativas;
  • melhorias do engajamento das pessoas da equipe;
  • mais confiança na relação entre gestão e profissionais.

Nesses encontros, as lideranças ainda têm a oportunidade de reforçar competências individuais de cada colaborador, além de acompanhar de perto suas progressões nas metas e projetos. Com o objetivo de que ela seja aproveitada ao máximo, indicamos:

  • incentivar o profissional a elaborar uma pauta para esse encontro;
  • o gestor deve ter o foco de ouvir o colaborador, mesmo com um amplo leque de assuntos a serem discutidos;
  • anotação dos principais pontos, bem como elaboração de planos de ação a serem cumpridos pelo profissional;
  • evitar ao máximo desmarcar a reunião de one-on-one — quando isso acontecer por algum imprevisto, ela deve ser remarcada imediatamente.

Busque automatizar as rotinas de trabalho

Equipes enxutas devem contar com a tecnologia como aliada nas mais diversas atividades. Assim, além de o trabalho ser otimizado (o que consequentemente contribui para aumentar a produtividade), as pessoas têm a oportunidade de destinar parte de seu tempo para questões estratégicas da organização, aumentando as possibilidades de os resultados pré-estabelecidos serem alcançados com mais facilidade.

Se a empresa se preocupa em automatizar tarefas repetitivas, consequentemente vai gerar diferencial competitivo, além de entregar o mesmo trabalho com menos esforços. Outros ganhos que são proporcionados por essa estratégia:

  • integração dos setores e entendimento sobre o papel de cada área para o sucesso da empresa;
  • padronização de produtos e serviços, ampliando a qualidade do que é entregue;
  • análise do desempenho dos profissionais de maneira prática;
  • transparência para as negociações das áreas;
  • redução de custos —  profissionais mais motivados tendem a permanecer na empresa. Devemos sempre levar em consideração que demissão e contratação gera custos para o negócio e que impacta os números da empresa.

Adote a cultura de feedback

Feedback é o processo no qual uma pessoa contribui para que a outra possa se desenvolver a partir de suas próprias percepções. Principalmente para equipes enxutas, essa cultura possibilitará que os profissionais sejam orientados quanto ao melhor caminho a se seguir, alterando a estratégia sempre que houver a necessidade.

Costumamos fazer um paralelo sobre a importância do feedback com o mapa de papel e o GPS. Ambos vão orientar sobre o destino, mas o GPS vai sugerir modificações na rota para que o usuário chegue até lá com mais facilidade.

Quando a gestão adota o feedback contínuo, certamente vai gerar um impacto significativo para os resultados da empresa. Quanto mais feedbacks oferecer, menos as pessoas e a empresa vão desviar da estratégia, reduzindo o gap entre a execução e o planejado.

Defina prioridades com a sua equipe

Muitas vezes, membros de sua equipe podem direcionar esforços para atividades que não vão contribuir diretamente para os resultados da empresa naquele ciclo/período. Hoje, inclusive, já existem ferramentas que disparam semanalmente aos profissionais uma pergunta sobre as três prioridades daquele período. Assim, as lideranças contam com mais visibilidade, garantindo que todos estejam remando para o caminho certo.

Além disso, essa mesma solução contribui para que as lideranças tenham uma visão geral sobre liderados em um único espaço. Ou seja, elas terão a oportunidade de entender como cada pessoa de seu time está se sentindo naquele momento, verificar qual é o seu foco para a semana, além de possibilitar aos colaboradores avaliarem as 1:1s feitas (bem como os três pontos positivos e os três pontos negativos apontados como recorrentes nos encontros).

Neste conteúdo, você pôde entender como é possível aumentar a produtividade para equipes enxutas, quais são as dicas mais recomendadas, além de estratégias práticas que podem ser adotadas. Independentemente de qual seja a solução encontrada pela equipe, o ideal é que tenha um bom planejamento, além de apresentar aos colaboradores quais são os ganhos que aquelas mudanças trarão para o seu dia a dia. Nesse sentido, aumentam as possibilidades de usufruir dos ganhos apresentados.

Se você teve interesse em conhecer um pouco mais sobre as ferramentas apresentadas e ainda tem dúvidas sobre como maximizar o potencial de suas equipes enxutas, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e saiba como podemos auxiliar!