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Gestão da informação: entenda como realizá-la na empresa

Renan Araújo

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A gestão da informação em uma empresa é um ponto considerado essencial para o sucesso da organização a longo prazo. Na área de Recursos Humanos, não é diferente. No dia a dia, profissionais de um negócio têm acesso aos mais diversos dados para executarem as suas demandas. Caso não haja um histórico, existem os riscos de pontos importantes se perderem com a saída do colaborador ou em um cenário de mudanças de cargos.

Por essa razão, existe a necessidade de entender quais são as estratégias que podem ser adotadas que trarão ganhos nesse sentido, contribuindo de forma direta para que o trabalho da área não seja impactado negativamente. Continue a leitura e saiba mais!

Como fazer a gestão da informação na empresa?

Conscientizar a equipe sobre o tema

O primeiro ponto deve ser sobre a conscientização da equipe sobre o tema. Conforme mencionamos, todas as pessoas têm acesso às mais variadas informações no dia a dia de seu trabalho. Por essa razão, caso a organização faça uso de sistemas e programas em nuvem, colaboradores devem ser orientados a salvar seus processos diretamente nesse canal. Dessa forma, qualquer pessoa (autorizada) pode ter acesso a esse histórico, mesmo que o profissional vá para outra área ou peça desligamento.

Para isso, realize treinamentos, incentive o uso das diferentes plataformas utilizadas e crie uma política de conformidade para os colaboradores. Essa política também deve estar presente nas capacitações, como forma de garantir que todos tenham entendimento sobre as práticas obrigatórias do negócio.

Acompanhamento das lideranças

Lideranças também podem acompanhar, durante as reuniões de one-on-one, quais são as principais dificuldades da equipe quanto ao tema, e elaborar planos de ação para que elas sejam superadas.

Além disso, elas podem rever os processos junto aos profissionais para buscar automatizar o que for possível, eliminar arquivos que não contribuem para as demandas e padronizar o que é repetitivo — bem como revisar os fluxos de atividade.

Investir em ferramentas

Para que as pessoas possam seguir a política de maneira precisa, é preciso investir em boas ferramentas que auxiliem a gestão da informação. Assim, sempre que houver uma documentação importante ou precisar arquivar um projeto já finalizado, as pessoas terão o entendimento sobre as principais ferramentas que devem recorrer para essa demanda.

É importante, ainda, ter uma política de uso dessas soluções. Caso as informações sejam padronizadas, facilmente outra pessoa encontrará esses arquivos para futuras consultas, o que otimizaria a rotina da equipe e evitaria retrabalhos.

Com o objetivo de escolher aquela que melhor se encaixe com a sua realidade, entenda quais são as principais “dores” da empresa e avalie também a qualidade do fornecedor — tanto de suporte quanto de atendimento como um todo.

Como uma ferramenta de gestão de desempenho contribuirá nesse sentido?

Na área de RH e para as lideranças, são muitos os dados e informações sobre profissionais que devem ser analisados constantemente. Avaliação de desempenho, PDIs, feedbacks ofertados aos colaboradores e acompanhamento contínuo de metas e OKRs são apenas alguns deles. Os riscos de algo se perder caso não haja um controle específico sobre o tema são altos.

Por essa razão, existe a necessidade de buscar por uma solução que concentre esses dados em um mesmo lugar. Nesse sentido, uma plataforma de gestão de desempenho será essencial para a empresa.

Avaliação de desempenho

Por meio dessa solução, o time tem a oportunidade de avaliar profissionais de forma justa e embasada. Enquanto avalia o membro da empresa, tem a possibilidade de visualizar informações importantes na barra lateral — feedbacks recebidos, avaliações de desempenho anteriores, PDIs, OKRs etc. Ou seja, todos os dados importantes da pessoa em um único lugar.

Além disso, a equipe vai criar avaliações de competências adaptadas à realidade da empresa, desde as mais simples até as mais complexas. Há a possibilidade de usar um único modelo para toda a empresa como criar diferentes critérios para áreas específicas e para pessoas de cargos com complexidades distintas.

Ao finalizar o processo, o sistema ainda gera um relatório automático da pessoa avaliada, que pode ser consultado sempre que houver necessidade.

Plano de Desenvolvimento Individual

Com os PDIs, há a possibilidade de contribuir para que os profissionais possam desenvolver pontos específicos. Tanto com a Avaliação de Desempenho quanto para o Plano de Desenvolvimento Individual, há mais uma oportunidade de trazer ganhos para a gestão da informação: o desenvolvimento de sucessores.

Na Avaliação, ao entender no quadrante do 9-Box quais são as pessoas que se destacam e exercem complexidades acima das exigidas em seu cargo, o comitê de sucessão pode levantar nomes que seriam elegíveis para os cargos mais complexos. A partir disso, discute quais são os pontos de desenvolvimento que podem ser trabalhados no PDI, em conjunto com suas lideranças.

Na plataforma, a gestão, em conjunto com liderados e lideradas, tem a oportunidade de criar PDIs personalizados, de acordo com as necessidades identificadas. Tanto o líder quanto o RH podem acompanhar a evolução e consultá-la a qualquer momento.

Desenvolvendo sucessores, é uma oportunidade de dar continuidade ao negócio, mesmo que a atual gestão peça desligamento ou vá para outra área.

People Analytics

O processo de People Analytics é uma peça essencial para a tomada de decisões mais estratégicas dentro da empresa. Nesse sentido, a plataforma de gestão de desempenho ainda oferecerá dados concretos para a equipe. Essas informações ficarão registradas no sistema — mesmo se houver desligamento de colaboradores, outras gestões terão acesso a esses pontos mais importantes.

Todas essas funcionalidades estão integradas, contribuindo para otimizar o trabalho da equipe de RH e garantir que as tomadas de decisão de gente sejam concluídas baseadas em informações reais, não em achismos. Consequentemente, a empresa tende a se desenvolver de forma mais sadia, alcançando os resultados pré-estabelecidos em seu planejamento.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é a gestão da informação, qual é a importância que ela tem para a empresa, além de conferir como uma plataforma de gestão de desempenho será importante nesse cenário. Se você quiser entender um pouco mais sobre o tema, entre em contato com a nossa equipe e saiba como podemos auxiliar nesse sentido!