A empresa que opta pela adoção das OKRs usufrui de vantagens significativas dessa metodologia em relação às metas tradicionais. Além de elas forçarem a organização a priorizar os resultados mais importantes para o negócio, proporcionam maior alinhamento entre as áreas, são mais transparentes e contribuem para o desempenho dos colaboradores. O ciclo de OKRs conta com três etapas principais: planejamento, monitoramento e debriefing, todas essenciais para o sucesso da estratégia.

Neste conteúdo, a gente conta um pouco mais sobre o plano de ação que deve ser feito para cada OKR: o que é, sua importância e outras informações importantes sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!

Qual é a anatomia da OKR?

Para entendermos um pouco mais sobre o plano de ação, vamos compreender sobre a anatomia da OKR. Ela é formada por objetivos e key results. Objetivos são qualitativos, uma vez que não podem gerar conflitos com os key results. Além disso, precisam ser aspiracionais: quanto mais eles forem memoráveis, melhor.

Já as key results são métricas e entregáveis que medirão se as pessoas e a empresa foram bem-sucedidas ou não ao atingir os objetivos. Boas Key Results são S.M.A.R.T, que quer dizer:

  • Specific, ou específico;
  • Measurable, ou mensurável;
  • Achievable, ou atingível;
  • Relevant, ou relevante;
  • Time-bound, ou na nossa tradução, com data de vencimento.

Em uma OKR, o que são os planos de ação?

Conforme vimos, as OKRs são compostas por objetivos e key results. Para cada objetivo, é preciso que haja um plano de ação, no qual vai haver a definição do que será feito — e por quem — para que esse objetivo seja alcançado com êxito.

Com o objetivo de a equipe descobrir qual será o plano de ação para aquele objetivo, o ideal é que haja um debate que discuta as soluções para o problema que a equipe tem em mãos. Para isso, é possível utilizar algumas técnicas de resolução de problemas, como:

  • Cinco Porquês;
  • Diagrama Espinha de Peixe;
  • Sessão de Design Thinking com brainstorming.

Durante o monitoramento, você vai se deparar com algumas situações relacionadas ao plano de ação. Cabe à equipe entender o que leva àquele resultado e quais são as estratégias mais indicadas para cada uma delas. A seguir, confira um exemplo prático.

OKR: formar uma equipe de conteúdo incrível para dobrar os acessos ao site da empresa. 

Plano de ação: contratar um profissional responsável para a produção de conteúdo, aumentar o volume de publicações, acompanhar os resultados quinzenalmente.

Ao final da OKR, o responsável por esse objetivo pode se deparar com algumas situações específicas.

Ações foram executadas de acordo com o plano, mas a meta não foi cumprida

Todas as ações foram executadas pelo responsável. Porém, o volume de acessos ao site não foi dobrado (e nem chegou perto disso). Nesse caso, é um sinal de que o plano de ação estava errado.

O que precisaria ter sido diferente para alcançar esses resultados? Focar na produção de materiais mais estratégicos em vez de apostar na quantidade? Acompanhar os resultados diariamente em vez de quinzenalmente?

Por essa razão, o ideal é entender por que o plano estava errado para, no próximo ciclo, tomar uma nova variável em conta.

Ações não foram executadas de acordo com o plano e a meta não foi cumprida

Aqui, é preciso que o time entenda inicialmente por que a ação não foi executada. No caso do nosso exemplo acima: o profissional com o perfil desejado não foi encontrado? Por que? Os motivos podem ser muitos: processo seletivo lento, falta de profissionais que atendam aos requisitos no mercado, pessoas que chegaram até as etapas de entrevistas não tinham o perfil da empresa etc.

Os resultados não foram acompanhados quinzenalmente? Pode ser por falta de braços na equipe ou até mesmo por desorganização da pessoa responsável (e não priorização de suas atividades).

A partir disso, a equipe tem a oportunidade de entender por que esses fatores não foram neutralizados durante o ciclo e quais são as novas ações propostas.

Ações foram executadas de acordo com o plano e a meta foi alcançada

Esse é o maior desejo de todas as equipes. Porém, mesmo quando os resultados são alcançados, a equipe precisa ter uma visão crítica para entender se foi por causa do plano de ação ou por fatores externos.

Exemplo: neste ciclo, houve um grande evento elaborado pela empresa que gerou o triplo de acessos no site. O resultado foi maior do que o pretendido, mas ocasionado por outras situações.

A partir disso, o time deve entender quais são as estratégias para o próximo período que permitam um resultado tão bom quanto sem depender de fatores externos.

Ações não foram executadas de acordo com o plano e a meta foi alcançada

Novamente, existe a necessidade de entender quais foram os fatores que contribuíram para que a meta fosse alcançada, além de haver um debate sobre o por que da ação não ter sido executada.

Entenda: foram produzidos poucos conteúdos, enquanto a intenção era aumentar significativamente esse volume. O que houve para ocasionar essa falha? Novas demandas no time que acabaram por despriorizar essa atividade? O que pode ser feito para que essa situação não se repita? Contratação de freelancers? Novos profissionais na equipe? 

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O que são os cinco porquês?

Os cinco porquês contribuirão para que a equipe possa chegar a uma causa raiz do problema. Caso fique na primeira camada, dificilmente encontrará uma solução. Por isso, o ideal é que se pergunte por que por cinco vezes, ou quantas vezes for necessário até que o problema seja resolvido.

Voltando ao nosso exemplo mais acima:

Q: Houve uma queda de 50% na produção de conteúdo. Por que?

R: Não teve contratação de profissional responsável para o time.

Q: Por que não contratou?

R: Não encontramos profissionais qualificados no mercado para a vaga.

Q: Por que não utilizou outros métodos de divulgação para a vaga?

R: Por falta de pessoas no time de recrutamento e seleção para filtrar os inscritos.

A partir dessa resposta, você encontra a causa raiz do problema. Não produziu conteúdo o suficiente por falta de uma pessoa responsável para essa atividade, que por sua vez não foi contratada porque também houve falta de braço no time de recrutamento e seleção.

Muitas vezes, a causa raiz contribui para que o plano de ação se torne mais óbvio para resolver um problema. Nesse caso, é preciso contratar outro profissional para o time de recrutamento e seleção, que terá mais disponibilidade para divulgar a vaga, filtrar os currículos recebidos e contratar um novo colaborador para que o marketing possa alcançar os resultados pretendidos no volume de publicação.

O que é o gráfico espinha de peixe?

Também chamado de Diagrama de Ishikawa, o gráfico espinha de peixe vai contribuir para que o time possa organizar as causas raiz de um problema de maneira mais visual. Ele é elaborado depois que o time realizar o exercício dos cinco porquês.

Entre as vantagens que essa estratégia traz, destacamos:

  • melhorias nos processos do time como um todo;
  • identificação das principais causas;
  • maior visibilidade dos problemas da equipe;
  • registro visual, o que permite mais facilidade para análises futuras;
  • envolvimento da equipe para a gestão de qualidade da empresa;
  • melhorias para a organização das ideias;
  • estímulo ao trabalho em equipe.

Discussões com a equipe

Uma vez por semana, é essencial que toda a equipe se reúna para verificar o progresso das OKRs. Aqui, as pessoas vão entender como está o andamento das key results e quais são as perspectivas até aqui. O ideal é que use um semáforo tricolor, tanto para as perspectivas de a OKR ser atingida quanto para a execução do plano de ação:

  • verde: está dando tudo certo;
  • amarelo: os resultados não estão como o esperado, mas acho que vamos bater;
  • vermelho: os resultados não estão como o esperado e acho que não vamos bater.

Depois dessa discussão, também é necessário discutir um plano para cada uma das metas: o que o responsável por aquele objetivo se compromete a fazer para melhorar os resultados?

Foco na solução

Sempre que realizar esses encontros de monitoramento, é essencial que o time como um todo não desencoraje aqueles cujos resultados estão abaixo do esperado. Nem mesmo admitam que alguma key result não será atingida.

É preciso, portanto, focar na resolução dos problemas, em entender quais são os obstáculos que impedem bons números, além de encontrar soluções precisas que vão reforçar a capacidade daquele indivíduo ou do time.

Essa prática é semelhante ao método "Working Together", de Alan Mulally: quando foi responsável pelo projeto do jato 777, nenhuma pessoa do time poderia ser punida por más notícias do projeto.

O que é o 5W2H?

O método 5W2H também é uma ferramenta aliada na criação de plano de ação e na resolução de problemas. A sigla significa what, where, why, when, who, how, how much (o que, onde, por que, quando, quem, como, quanto) e ajuda a esquematizar as responsabilidades, prazos, atividades e pessoas envolvidas em um plano de ação.

Para exemplificar melhor, vamos pensar no cenário onde o OKR da empresa é formar uma equipe de pré-vendas para alavancar os resultados da equipe e o plano de ação é contratar profissionais para a equipe, implementar estratégias focadas em pré-vendas e acompanhar os resultados dessas estratégias. Neste caso, o método 5W2H teria a seguinte aplicação:

  • ‍O que: contratação de profissionais, implementação de estratégias e análises de resultados‍
  • Por que: necessidade de aumentar as oportunidades de fechar novos parceiros e aumentar a receita da empresa‍
  • Onde: online e presencialmente‍
  • Quando: primeiro trimestre de 2023‍
  • Quem: time de RH e lideranças de Vendas‍
  • Como: contratação de novos profissionais, treinamentos e estudos sobre técnicas de pré-vendas, contratação de ferramentas especializadas em análises de resultados‍
  • Quanto: de R$20.000,00 a R$40.000,00

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Como fazer uma boa execução do plano de ação?

É importante pensar que os Planos de Ação elaborados trazem propostas de mudanças na forma de realizar as tarefas da área, de acompanhar os indicadores, de executar os processos etc. Dessa maneira, todas as ações de melhoria propostas envolvem um esforço adicional de realizar tarefas novas e/ou paralelas às atividades de rotina do dia a dia da área.

Planejamento

O Planejamento nos possibilita amarrar a estratégia com a ação, mas a Execução é que de fato muda o ponteiro dos resultados dos OKRs e promove a entrega dos Projetos. Vicente Falconi, consultor em gestão e escritor brasileiro, afirma que “O que falta nas empresas é execução, mas principalmente, fazer o que precisa ser feito. Nós precisamos começar a executar (...) se eu não executar, nada acontece”.

Assim, esse é o momento em que é necessário o maior engajamento do time para que o Planejamento feito na fase anterior não seja mais um documento da empresa e de fato seja realizado para trazer mudanças para os resultados. Todos da empresa, desde os estagiários e analistas até a alta liderança, devem estar envolvidos na Execução. 

Uma forma de proporcionar esse engajamento, é garantindo que as pessoas que executam o trabalho em todos os níveis da empresa entendam como as ações que estão executando no dia a dia se alinham com a estratégia.

Execução

De acordo com John Doerr “Os líderes devem compreender por que se faz ‘algo’ e o que é este ‘algo’. Os colaboradores estão sedentos por significado.” Além disso, ele traz a mesma reflexão que trouxemos no Planejamento, ao falar da construção do Plano de Ação em um processo Top Down - Bottom Up, envolvendo todos do time: “A liderança vai para os colaboradores e fala: “isso é o que a gente acha que é "importante e por que”. E aí os colaboradores falam “ok, como chegamos até lá?””. 

Ao explicar o porquê devemos alcançar o Objetivo e envolver todos os colaboradores no Planejamento de como alcançá-lo, eles se sentem mais motivados a executar as ações, exercendo seu sentimento de dono sobre aquele resultado. 

Assim, ao longo da Execução, é sempre importante retomar o motivo pelo qual estamos realizando aquelas ações, amarrando o dia a dia com a estratégia da empresa. 

Antes de continuar, vale só relembrar que os Key Results pertencem ao Objetivo e os Entregáveis, aos Projetos. Dentro dos Entregáveis e dos Key Results temos ações, que formam o nosso Plano de Ação.

Quais são as boas práticas para uma boa execução do plano de ação?

Para garantir a execução das ações do Plano de Ação dos Key Results e Entregáveis, ressaltamos os fatores críticos de sucesso do conhecimento técnico e da liderança. Somam-se a eles o engajamento e o propósito.

Conhecimento técnico

O conhecimento técnico vai ajudar a pessoa que vai executar a ação afazer o planejamento semanal das atividades, considerando atividades de rotina da área e ações do Plano de Ação;

Para isso, é importante separar momentos de foco na agenda epedir ajuda para outras pessoas quando tiver dificuldades para executar uma ação. Por fim, é fundamental avaliar o impacto da ação realizada no resultado e, quando possível, quantificar esse impacto.

Liderança

Em relação à liderança, ela deve garantir que as pessoas estão cientes das ações sob sua responsabilidade e oferecer suporte para pessoas que estão com dificuldade de executar suas ações. Além disso, é precisoacompanhar a execução das ações, avaliando se estão no prazo / qualidade esperados e retomar o alinhamento das ações executadas com seu respectivo Objetivo / Projeto e com a estratégia da empresa.

Engajamento

Conforme mencionamos anteriormente, o engajamento é fundamental para que os planos de ação tenham a eficácia esperada. Para isso, é fundamental que cada pessoa tenha seu papel definido dentro das demandas, de modo que saibam o que fazer e quando fazer.

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Propósito

O engajamento das pessoas colaboradoras em um projeto também depende do propósito que ele traz para elas. Por isso, é importante que o planejamento e a execução dos planos de ação se apresentem como oportunidades de se desenvolverem.

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Além disso, quando se sentem parte do todo e compreendem de que maneira impactam nos processos, tendem a ter um senso de pertencimento maior e, assim, aumentam as chances de sucesso.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é um plano de ação, qual é a importância que ele tem na criação das OKRs, além de conhecer outras ferramentas que possibilitam uma melhor visualização das metas para alcançar o objetivo proposto e as melhores práticas para executar um plano de ação coerente e alinhado. 

Assim como em qualquer outra estratégia ou metodologia aplicada, é essencial que a equipe entenda esses pontos, saiba como formular um plano de ação adequado para os seus objetivos, além de monitorar continuamente para que o planejamento seja modificado conforme a necessidade.

Se gostou deste material e deseja conhecer um pouco mais sobre como implementar OKRs, continue no blog e boa leitura!