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Confira 7 dicas para uma reunião online mais produtiva

Renan Araújo

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Desde março do ano passado, empresas dos mais variados portes e nichos de atuação precisaram adotar pelo trabalho remoto para atender aos decretos municipais e estaduais dos governos, como forma de conter o avanço e a proliferação da Covid-19. Desde então, a reunião online se tornou uma realidade no dia a dia de profissionais, lideranças e equipes, uma vez que elas eram essenciais para garantir o alinhamento entre o time e proporcionar maior motivação para as pessoas.

Mesmo com o avanço da vacinação, empresas querem continuar apostando no home office depois da pandemia. Por essa razão, elaboramos este material para apresentar dicas úteis de como garantir que elas sejam ainda mais produtivas. Continue a leitura e saiba mais!

1. Tenha uma pauta para as reuniões

Independentemente de qual seja o objetivo da reunião, é importante definir uma pauta antes de iniciá-la. Ela funciona como uma espécie de “roteiro” para o time, o que aumenta o foco durante a conversa e garante que todos os tópicos importantes e necessários sejam debatidos.

Para isso, é essencial que siga algumas etapas:

  • liste todos os tópicos que serão abordados durante a conversa que atendam ao tema da reunião;
  • atribua questões e temas a serem discutidos por outros participantes;
  • tenha um objetivo bem definido (exemplo: planejamento do trimestre, reestruturação do time etc.);
  • compartilhe a pauta antecipadamente com todas as pessoas para que elas possam se preparar para a conversa.

2. Promova um treinamento de boas práticas com a equipe

Além disso, é indicado que as lideranças se preocupem em promover um treinamento de boas práticas com as suas equipes.

Exemplo: o horário definido para a reunião deve ser cumprido de acordo com o que foi estabelecido, uma vez que as pessoas se prepararam e dedicaram parte de suas agendas para esse momento. Nesse sentido, é importante que os equipamentos sejam testados com antecedência. Caso contrário, existem riscos de uma câmera ou microfone não funcionarem na hora certa, o que ocasiona atraso para todas as pessoas.

Também é indicado que profissionais entendam sobre as ferramentas disponíveis para as reuniões e conheçam as suas funcionalidades. Se houver a necessidade de compartilhar a tela, por exemplo, facilmente o colaborador poderá cumprir com a demanda sem a necessidade de apoio durante aqueles minutos.

Por fim, sempre recomende que a equipe chegue à plataforma com pelo menos 5 minutos de antecedência, uma vez que permite entender se vai haver algum tipo de problema técnico antes do horário pré-estabelecido.

3. Escolha as ferramentas adequadas

Por falar em plataformas e ferramentas, estude quais são aquelas mais usadas no mercado e analise quais delas mais seriam indicadas para a realidade de seu negócio. Hoje, as plataformas mais comuns são o Zoom, o Microsoft Teams e o Google Meet. Elas oferecem reuniões de 49, 100 e 250 pessoas, respectivamente, além de possibilitar a criação de salas temáticas, entre outros recursos que enriquecem esse momento.

Além disso, o trabalho remoto exige oferecer equipamentos adequados para profissionais. Como forma de entender se há satisfação de sua equipe em relação à infraestrutura, o ideal é que aplique pesquisas para obter um diagnóstico de que o que é fornecido atende ao time como um todo. Se houver a identificação de que há oportunidades de melhoria, é essencial implementá-las, uma vez que vai impactar na produtividade das reuniões e ainda trazer reflexos para as taxas de turnover e de absenteísmo.

4. Delimite os horários para início e o fim

No trabalho remoto, assim como no presencial, é importante considerar as agendas de todas as pessoas convidadas. Por essa razão, os horários de início e fim da conversa devem ser respeitados — e a pauta deve ser formulada de acordo com esse contexto.

Por essa razão, é importante que toda a reunião tenha um moderador. Ou seja, aquela pessoa que vai criar e compartilhar a pauta, iniciar as discussões e estabelecer um limite de tempo para cada pessoa que inicia o seu debate.

5. Envolva as pessoas participantes

Existem reuniões de time nas quais as pessoas já estão acostumadas umas com as outras e com os seus papéis dentro daquele contexto. Porém, se tiver participantes externos da equipe, o ideal é que as apresente — não a pessoa em si, mas os motivos que levaram a moderação a convidá-la para aquele debate.

Sempre relembre o objetivo da reunião para que o time esteja alinhado e envolvido com a proposta da conversa, de modo que todos saiam daquele momento com respostas para o tema inicial proposto pela moderação.

6. Opte por câmeras ligadas e use boas práticas de microfone

Na Qulture, a gente sempre orienta aos colaboradores para deixar a câmera ligada durante as reuniões online. Como estamos à distância, é importante vermos o(a) colega de trabalho para uma comunicação mais efetiva. Porém, entendemos que há casos em que a pessoa precisa deixá-la desligada devido à internet ou ao ambiente em que está naquele momento — porém, é sempre importante que sejam situações pontuais.

Além disso, recomende sempre que as pessoas deixem seus microfones desligados enquanto foram ouvintes, uma vez que os ruídos do seu ambiente podem atrapalhar o foco e a concentração de todo o time.

7. Peça feedbacks de toda a equipe

Não deixe de sempre solicitar feedback para a sua equipe. Afinal, por meio do retorno de seu time, há a oportunidade de implementar melhorias contínuas para a reunião online, levando sempre em consideração a percepção de outras pessoas em relação aos momentos dedicados para conversas da equip

Qualidade dos equipamentos, condução da reunião, resultado do que foi proposto, necessidade ou não daquele debate, entre outros pontos que contribuem para verificar como foi a recepção das pessoas em relação à conversa.

Neste conteúdo, você pôde entender algumas das principais dicas para uma reunião online produtiva e que envolva a equipe quanto ao objetivo definido. Apesar de o início ter sido mais desafiador para as empresas, os ganhos do trabalho remoto foram percebidos por grande parte delas — o que as levaram a adotar o home office definitivo. Porém, é preciso pensar em melhorias contínuas desse processo, o que acarretará em maior motivação e engajamento de profissionais.

Se você gostou do tema e deseja conferir dicas de ações de team building para serem feitas remotamente, continue no blog e acompanhe nosso outro material!