Você sabe o que é o onboarding e qual é a sua importância para a integração das pessoas que chegam em sua empresa? Uma nova cultura empresarial, processos e tecnologias distintos, novos colegas de trabalho. Para novos colaboradores, adaptar-se às realidades de um novo emprego pode ser um processo bastante assustador.
Além de difícil para o colaborador, o processo de integração é também um grande desafio para as empresas: é uma fase geralmente ligada a baixos níveis de produtividade e altíssimo risco de turnover.
Por outro lado, esse aspecto fundamental do RH estratégico e que tem relação íntima com um processo bem feito de recrutamento e seleção é muitas vezes negligenciado. Pensando nisso, elaboramos este material com alguns dos principais pontos que você precisa conhecer sobre o onboarding. Confira!
O que é o onboarding?
De forma geral, o onboarding se refere ao processo de integração da pessoa colaboradora ao seu time, à cultura da empresa, aos valores da organização, além de contribuir para que ele saiba de forma clara quais são as principais áreas do negócio, o objetivo perante o mercado, como os times se alinham, além de entender de modo geral algumas das metas a curto, a médio e a longo prazo.
Para que esse processo seja finalizado com êxito, algumas etapas são necessárias. Afinal, a pessoa colaboradora precisa ser orientada quanto aos seus primeiros passos na organização, supervisionada nas primeiras atividades, além de ser treinada para os diferentes desafios que vai assumir a partir de então.
Por essa razão, é necessário que a equipe de Recursos Humanos conte com um bom planejamento, de modo que, sempre que entrar um(a) profissional ou uma leva de profissionais, as áreas estejam estruturadas para fazerem suas apresentações e o cronograma esteja estabelecido logo no primeiro dia de contratação.
De toda forma, achamos que um processo de integração/onboarding robusto e bem estruturado pode ser um grande ativo para a área de Recursos Humanos, pois:
- diminui o turnover dos novos contratados;
- diminui o tempo de rampa (tempo que o colaborador leva para atingir sua produtividade esperada).
Qual a importância do onboarding para a empresa?
Chegamos a mencionar brevemente alguns dos ganhos proporcionados pela empresa ao contar com um onboarding robusto e bem estruturado. A seguir, selecionamos ainda alguns outros tópicos que contribuem de forma direta para que a organização possa se destacar por meio dessa estratégia.
Integração estruturada
Algumas estatísticas sobre integração de novos colaboradores:
- 69% dos colaboradores têm mais chances de ficar na empresa (ou seja, menos risco de turnover) por até 3 anos se passarem por um processo estruturado de integração;
- Até 20% do turnover de uma empresa se dá nos primeiros 45 dias da vida do colaborador com a empresa;
- Empresas com processos estruturados de integração têm retenção até 20% maior do que empresas sem processos de integração.
Os recém-contratados precisam conhecer melhor a estrutura da empresa e as pessoas que ali trabalham. Além disso, eles precisam estar capacitados e qualificados para integrarem de forma eficiente a equipe, recebendo o acompanhamento e os treinamentos certos.
Mas é preciso levar em consideração que, por trás do colaborador existe um ser humano. Então, além de olhar para o lado profissional, a empresa também precisa estar atenta aos aspectos pessoais do indivíduo, para que sua integração seja realmente de sucesso. Algumas empresas promovem eventos fora do trabalho que permitam a integração do colaborador com seus novos colegas no nível pessoa, como happy hours ou almoços de grupo.
No aspecto da gestão da performance, é muito comum que a empresa institua um processo de avaliação e feedback inicial, que muitas vezes culmina na conversão do período de experiência em um contrato efetivo.
Retenção de talentos
Um dos grandes desafios para as empresas, hoje, é a retenção de talentos. Um recente estudo divulgado pelo Cadastro Nacional de Empregados e Desempregados (Caged) do IBGE demonstrou que, apenas em fevereiro de 2022, cerca de 600 mil pessoas pediram demissão de seus cargos, o que demonstra que a grande onda de demissões voluntárias (quando a própria pessoa colaboradora pede desligamento) chegou ao Brasil.
Quando comparado com o mesmo período do ano anterior, a taxa de demissão voluntária aumentou cerca de 37%. Naquele mês, o número de desligamentos a pedido da própria pessoa foi de 437 mil, segundo o mesmo levantamento do Caged.
No Brasil, com um cenário de desemprego ainda em alta (cerca de 11,1% no primeiro trimestre deste ano), ter um número tão alto de demissões voluntárias chama a atenção, o que traz para as organizações a necessidade de estabelecer práticas e estratégias que tragam melhorias para esse cenário.
Como vimos, o onboarding é uma importante ferramenta nesse sentido. Por meio dele, vai haver uma base sólida no relacionamento entre empresa e profissional, de modo que ele tenha confiança no papel que acabou de assumir e saiba que pode contar com o apoio de suas lideranças e demais colegas.
Aumento do engajamento de profissionais
Engajamento de profissionais é mais um desafio para as empresas, independentemente da região de atuação e do porte. Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento realizado pela Gallup, apenas 27% de profissionais são ativamente engajados, enquanto 15% são ativamente desengajados. Ou seja, além de não terem motivação para exercerem as suas funções, eles desestimulam outros colegas.
No caso do onboarding, temos um diferencial que deve ser destacado. Principalmente para aquelas pessoas que já entram muito animadas com as novas atividades, essa prática possibilita que elas estejam mais integradas. Como a rampagem também vai ser mais rápida, conforme abordamos, é a oportunidade de elas já trazerem as percepções de empregos anteriores para as suas funções, trazendo um senso de pertencimento para as novas contratações.
Maior alinhamento
Como vimos, o onboarding é uma possibilidade de todas as áreas da empresa se apresentarem, contarem um pouco mais sobre as suas funções e também explicarem o alinhamento de suas atribuições com os objetivos macro da empresa.
Isso contribui para um melhor alinhamento da pessoa colaboradora logo nas primeiras semanas de atividade. Assim, ela consegue distinguir como as suas funções estão ligadas a outros setores, quais são as prioridades de cada departamento e a quem deve recorrer quando ocorrer algum tipo de imprevisto em suas demandas.
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Agora que você já sabe o que é o onboarding e qual é a sua importância no momento de contratação de uma pessoa colaboradora, chegou a hora de trazermos algumas dicas práticas de como ele deve ser efetuado. Confira!
1. Alinhe todas as informações no momento da contratação
O processo de onboarding já se inicia no momento da contratação. Assim que a pessoa candidata aceitar a proposta, é interessante que a área de Recursos Humanos já explique quais são as principais datas desse processo, apresente alguns aspectos burocráticos da própria política da empresa (período de experiência, quem tem direito a benefícios, como é a bonificação — quando ela existe e quando a pessoa tem direito a receber —, entre outras informações).
Outro ponto que indicamos para o início da pessoa colaboradora na empresa é que ele ocorra em uma segunda-feira. Dessa forma, a área de RH tem uma semana inteira para alinhar agendas e conseguir adiantar ao máximo o treinamento com os diferentes times.
Internamente, a fim de organizar melhor as entradas, indicamos ainda que tenha datas definidas para a contratação. Exemplo: estamos fazendo o processo seletivo no mês de maio. Para o mês de junho, temos entradas previstas para os dias 6 e 20.
Isso contribuirá para um melhor alinhamento entre o departamento e também auxilia na organização, tanto no que diz respeito ao processo de onboarding quanto no que se refere às demandas de Departamento Pessoal.
2. Crie um evento para receber as pessoas colaboradoras
Indicamos, ainda, que se faça um evento para receber as pessoas colaboradoras. Aqui, é importante que tenha dois momentos distintos. No primeiro, com a área de RH ou de DP. Nesse momento, profissionais desses departamentos têm a oportunidade de tirar as dúvidas, relembrar os benefícios, abordar algumas regras comuns da organização (política de feriados, por exemplo), entre outras informações que um profissional contratado deve ter ciência.
Em um outro momento, as equipes devem ser estimuladas a reservar um período na agenda — logo no primeiro dia — para receber o(a) novo(a) colega. O ideal é que essa seja uma conversa de integração. Nada de falar de trabalho: as pessoas vão se apresentar, contar alguma curiosidade, dizer a quanto tempo estão na empresa, ressaltar alguns momentos legais que já viveu no time, entre outros pontos.
3. Ofereça bons treinamentos
A melhor estratégia de uma empresa para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade de novos colaboradores é a realização de treinamentos para as suas equipes, principalmente focando nos novos integrantes.
Esse treinamento precisa ser condizente com as necessidades diárias da organização e deve ter todas as informações necessárias para que novos colaboradores se sintam familiarizados com a função e a empresa, e saibam executar seu trabalho da melhor forma possível.
Os dois tipos mais comuns de treinamento em período de integração são:
- Treinamentos funcionais, relacionados às atividades específicas do colaborador no seu novo trabalho (como operação de sistemas internos);
- Treinamentos culturais, que falem sobre como a empresa funciona, seus valores, princípios, além de comportamentos aceitos e não aceitos.
Vale destacar que cada pessoa colaboradora tem seu próprio ritmo e preferências de aprendizado. Por isso, uma boa prática pode ser mapear maneiras diversas de transmitir o treinamento, que podem ser desde uma chamada de vídeo síncrona a leituras diversas sobre assuntos relacionados ao produto/serviço ou a função de trabalho desse profissional.
Além disso, é bem importante coletar feedbacks e fazer um acompanhamento próximo e personalizado desse momento, levantando possíveis dificuldades e dúvidas durante o processo de aprendizado. Isso fará com que sua prática de onboarding seja mais adequada e alinhada aos aspectos fundamentais da empresa. E com isso, o colaborador ou colaboradora sairá desse período mais alinhado e pronto para exercer suas atividades.
4. Associe o contratado a um mentor
Algumas empresas têm programas de mentoria para novos contratados, bastante simples de se implementar. Mentores são importantes pois dão apoio e também servem de exemplo para novos colaboradores.
Um mentor tem como principais atribuições:
a) apresentar o novo contratado para as pessoas da empresa (o que pode ou não seguir um roteiro pré-definido);
b) servir de ponto focal para quaisquer dificuldades que esse novo membro do time possa ter, com sistemas, processos ou coisas simples como onde estacionar o carro e onde achar um café bacana e barato nas redondezas do escritório;
c) fazer um acompanhamento próximo dos primeiros momentos do novo colaborador ou colaboradora, fornecendo materiais e ferramentas necessárias para uma integração de qualidade.
5. Dê ao novo colaborador o que ele precisa para trabalhar
É uma boa prática que o novo colaborador já chegue no seu primeiro dia de trabalho com uma mesa, um computador, crachá, email e acessos aos principais sistemas da empresa estabelecidos. Alguns mimos também são uma excelente idéia de como fazer essas pessoas se sentirem mais bem acolhidas. Algumas idéias que vimos em empresas bacanas:
- Caderno personalizado;
- Camiseta da empresa;
- Canetas e lápis;
- Adesivos para laptop;
- Broches e bótons;
- Copos e canecas;
- Mochilas e ecobags.
O processo de integração de novos colaboradores é bem delicado. As primeiras impressões contam muito, e ninguém quer chegar na empresa com uma pilha de papéis para preencher e sem equipamento necessário para realizar suas novas funções.
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6. Explique sobre a cultura da empresa
Durante o onboarding, é essencial que tenha um momento para explicar detalhadamente sobre a cultura e os valores. Como mencionamos, frequentemente as empresas não têm valores. Pessoas as têm. Esses valores, normalmente, partem das pessoas mais influentes e são disseminados para o restante do grupo.
Logo nos períodos iniciais, é interessante que as novas contratações sejam apresentadas, especialmente quando o negócio conta com um código de cultura. Mais uma estratégia para garantir mais alinhamento entre os times.
7. Adapte o onboarding ao trabalho remoto
Desde 2020, grande parte das empresas optaram pelo trabalho remoto para realizarem as suas funções. Se esse for o caso da sua empresa, é importante que a etapa de onboarding seja adaptada ao contexto de reuniões à distância.
Mais do que nunca, momentos de integração com o time são necessários para haver aquele contato inicial da pessoa com toda a equipe. Além disso, as reuniões devem ser marcadas na agenda da pessoa contratada com antecedência, de modo que ela tenha uma fácil visualização de toda a sua semana.
No período presencial, era comum que uma das atividades do processo de onboarding fosse a apresentação da estrutura física do negócio. Remotamente, isso pode ser substituído por um momento em que pessoas contam sobre a história da empresa, como chegou até aqui, os próximos passos etc.
Por fim, é importante que a equipe responsável por organizar o onboarding acompanhe esse processo, entenda se as reuniões com os outros times de fato foram executadas, se houve algum atraso ou alguma dificuldade.
4Cs: como essa estratégia pode contribuir para o processo de onboarding?
Os melhores programas de integração de colaboradores levam em consideração alguns pontos importantes, para que a nova equipe comece a contribuir rapidamente. Esses processos são conhecidos como os 4Cs:
Conformidade (Compliance)
Este é o nível mais básico dos processos de integração de novos colaboradores. Ele inclui ensiná-los as regras e regulamentos legais e relacionadas com políticas básicas da empresa.
Um dos motivos mais comuns de um novo colaborador se sentir deslocado é não conhecer a empresa como um todo. Além de nem sempre receberem orientações e objetivos claros, eles não têm uma percepção mais ampla do lugar em que estão trabalhando, nem da importância disso ou de como as coisas funcionam por ali.
Uma dica interessante é permitir que os novos colaboradores tenham acesso online a todos os documentos em um portal de integração.
Esclarecimento (Clarification)
Esclarecimento se refere a garantir ao novo colaborador um entendimento claro de suas novas funções, bem como tudo o que está relacionado a isso. Aqui entra tudo o que envolve o novo trabalho e o que a empresa espera do colaborador.
Ao mostrar e explicar a ele todos os processos da empresa e suas expectativas, faz com que esse novo integrante adquira mais responsabilidade e senso de equipe diante da organização.
Cultura (Culture)
A cultura da empresa é uma categoria ampla, que inclui proporcionar aos novos colaboradores o senso das normas organizacionais, tanto formais quanto informais. O novo integrante da equipe de trabalho deve refletir a sua nova identidade corporativa e imergir na cultura da empresa de forma rápida e eficiente.
Conexão (Connection)
Aqui estão as relações interpessoais que são vitais para as redes de informação estabelecidas dentro de uma empresa. É importante incluir uma maneira de os colaboradores se comunicarem facilmente e se conectarem entre si e com a organização. Isso o torna estável e integrado ao grupo de forma muito mais rápida.
Para que haja o sucesso de integração do colaborador e consequente aumento de produtividade, é importante que esses quatro “Cs” estejam alinhados, de forma que não falte na empresa nenhum deles.
Conhecer as necessidades da equipe, a forma como trabalham, bem como fazê-los se sentirem parte da organização, ensinando-os tudo o que for necessário para entender os processos da empresa faz com que aumentem consideravelmente a produtividade.
Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre o que é o onboarding, quais são os benefícios de investir nessa estratégia, além de conferir como os treinamentos podem auxiliar nesse sentido. Como vimos, o ideal é contar com um bom planejamento, além de aprimorar os processos de forma contínua.
Ao final de cada onboarding, não deixe de solicitar feedback para as pessoas envolvidas e aplique as melhorias apresentadas quando elas forem realmente coerentes com a realidade de seu negócio. Lembre-se: de nada adianta um processo incrível de recrutamento e seleção se os primeiros momentos do novo colaborador na empresa forem sub-ótimos.
Se você gostou deste material e deseja conferir um conteúdo completo sobre treinamento e desenvolvimento, é só continuar no blog e acompanhar um outro texto que elaboramos sobre o tema.
