Onboarding: por que fazer e dicas para elaborar o processo

Uma nova cultura empresarial, processos e tecnologias distintos, novos colegas de trabalho. Para novos colaboradores, adaptar-se às realidades de um novo emprego pode ser um processo bastante assustador — e é aí que entra o processo de onboarding.

Além de difícil para o colaborador, o processo de integração é também um grande desafio para as empresas: é uma fase geralmente ligada a baixos níveis de produtividade e altíssimo risco de turnover.

Por outro lado, esse aspecto fundamental do RH estratégico e que tem relação íntima com um processo bem feito de recrutamento e seleção é muitas vezes negligenciado. Pensando nisso, elaboramos este material com alguns dos principais pontos que você precisa conhecer sobre o onboarding. Confira!

O que é o onboarding?

De forma geral, onboarding é o processo de integração da pessoa colaboradora ao seu time, à cultura organizacional e aos valores da empresa.

É durante o onboarding que o colaborador começará a entender de forma organizada:

• quais são as principais áreas do negócio;
• o objetivo da empresa perante o mercado;
• como os times se alinham;
• algumas das metas a curto, a médio e a longo prazo; entre outros processos.

Durante esse processo, também ocorrem a orientação sobre os primeiros passos do colaborador na organização e treinamentos para os diferentes desafios que vai assumir a partir de então.

Por que fazer onboarding na minha empresa?

De forma geral, um processo de integração/onboarding robusto e bem estruturado pode ser um grande ativo para a área de Recursos Humanos.

Seus principais benefícios, em linhas gerais, são:

• a diminuição do turnover dos novos contratados;
• a redução do tempo de rampagem (isto é, o tempo que o colaborador leva para atingir sua produtividade esperada).

Para além destes pontos positivos abrangentes, há outras perspectivas favoráveis à implementação de um processo de onboarding, como explicamos a seguir.

1. Promover uma integração abrangente e estruturada

Empresas com processos estruturados de integração têm retenção até 20% maior do que empresas sem processos de integração.

Profissionais recém-contratados precisam conhecer melhor a estrutura da empresa e as pessoas que ali trabalham para que possam se adaptar e gerar bons resultados a médio e longo prazo.

Além disso, eles precisam estar capacitados e qualificados para integrarem de forma eficiente a equipe, recebendo o acompanhamento e os treinamentos certos.

No aspecto da gestão da performance, é muito comum que a empresa institua processos de avaliação e feedback inicial, que muitas vezes culminam na conversão do período de experiência em um contrato efetivo.

Mas, para além disso, a empresa também precisa estar atenta aos aspectos pessoais do indivíduo, para que sua integração seja realmente de sucesso. Ações de integração como happy hours, almoços de grupo ou pausas para o café também são boas sugestões para conhecer o colega.

2. Reter talentos

Um dos grandes desafios para as empresas, hoje, é a retenção de talentos — e, de acordo com dados da O.C Tanner, cerca de 20% do turnover de uma empresa se dá nos primeiros 45 dias de experiência do colaborador.

Nada mais justo, portanto, do que usar o onboarding (o principal processo de "boas-vindas" a novos colaboradores) como uma ferramenta para combater essa perda de profissionais.

Por meio do processo de onboarding, vai haver uma base sólida no relacionamento entre empresa e profissional, de modo que ele tenha confiança no papel que acabou de assumir e saiba que pode contar com o apoio de suas lideranças e demais colegas.

3. Aumentar o engajamento de profissionais

De acordo com um levantamento realizado pela Gallup, apenas 27% de profissionais são ativamente engajados, enquanto 15% são ativamente desengajados. Nesse sentido, trabalhar um bom processo de onboarding favorece o engajamento dos recém-contratados.

Isso porque, como haverá uma boa compreensão das atribuições do cargo e dos objetivos do negócio, a tendência é uma rampagem rápida. Esse resultado, por sua vez, favorece muito a motivação e o senso de pertencimento

Ainda, o processo de onboarding pode favorecer também o engajamento de profissionais com mais tempo de casa. Ao recepcionarem os novos colaboradores em um projeto estruturado, os demais colaboradores e líderes reforçam seu papel na empresa e relembram propósito, valores e objetivos da organização.

4. Estimular o alinhamento entre áreas

Como vimos, o onboarding é uma possibilidade de todas as áreas da empresa se apresentarem, contarem um pouco mais sobre as suas funções e também explicarem o alinhamento de suas atribuições com os objetivos macro da empresa.

Isso contribui para um melhor alinhamento da pessoa colaboradora em relação ao resto da organização logo nas primeiras semanas de atividade. Assim, ela consegue distinguir:

• como as suas funções estão ligadas a outros setores;
• quais são as prioridades de cada departamento; e,
• a quem deve recorrer quando ocorrer algum tipo de imprevisto em suas demandas.

Como fazer onboarding de forma efetiva: 7 dicas

Agora que você já sabe o que é o onboarding e qual é a sua importância no momento de contratação de uma pessoa colaboradora, chegou a hora de trazermos algumas dicas práticas de como ele deve ser efetuado. Confira!

1. Alinhe todas as informações no momento da contratação

O processo de onboarding já se inicia no momento da contratação. Assim que a pessoa candidata aceitar a proposta, é importante que a área de Recursos Humanos:

1. explique quais são as principais datas desse processo;
2. esclareça alguns aspectos burocráticos da própria política da empresa (ex: período de experiência, quem tem direito a benefícios, como é a bonificação, etc);
3. apresente as pessoas com quem o novo colaborador irá interagir (gestores, pares, RH).

Outro ponto que indicamos é que o início do novo colaborador ocorra em uma segunda-feira. Dessa forma, a área de RH tem uma semana inteira para alinhar agendas e conseguir adiantar ao máximo o treinamento com os diferentes times.

Internamente, a fim de organizar melhor a recepção do onboarding, indicamos também que existam datas definidas para entrada de novos colaboradores.

Exemplo: estamos fazendo o processo seletivo no mês de maio. Para o mês de junho, temos entradas previstas para os dias 6 e 20.

Isso contribuirá para um melhor alinhamento entre o departamento e também auxilia na organização, tanto no que diz respeito ao processo de onboarding quanto no que se refere às demandas de Departamento Pessoal.

2. Crie um evento para receber as pessoas colaboradoras

Indicamos, ainda, que se faça um evento para receber as pessoas colaboradoras, preferencialmente com dois momentos distintos: um com o RH ou DP e outro com as equipes.

No primeiro, com a área de RH ou de DP, a equipe poderá:

• tirar as dúvidas dos recém-chegados;
• relembrar e/ou esclarecer os benefícios fornecidos;
• abordar algumas regras comuns da organização (política de feriados, por exemplo);
• e outras informações, pertinentes à empresa, que o profissional contratado deva saber.

Em um outro momento, as equipes devem ser estimuladas a reservar um período na agenda, logo no primeiro dia, para receber o(s) novo(s) colega(s). A ideia é uma conversa de integração, com menos foco em trabalho, em que os colaboradores vão:

• fazer uma apresentação breve sobre quem são;
• contar alguma curiosidade;
• dizer há quanto tempo estão na empresa;
• ressaltar alguns momentos legais que já viveram no time, entre outros pontos.

3. Ofereça bons treinamentos

Para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade de novos colaboradores, a melhor estratégia é a realização de treinamentos para as suas equipes, principalmente focando nos novos integrantes.

Esse treinamento precisa ser condizente com as necessidades diárias da organização e deve ter todas as informações necessárias para que novos colaboradores se sintam familiarizados com a função e a empresa, e saibam executar seu trabalho da melhor forma possível.

Os dois tipos mais comuns de treinamento em período de integração são:

• Treinamentos funcionais: relacionados às atividades específicas do colaborador no seu novo trabalho (como operação de sistemas internos);
• Treinamentos culturais: que falem sobre como a empresa funciona, seus valores, princípios, além de comportamentos aceitos e não aceitos.

Vale destacar que cada pessoa colaboradora tem seu próprio ritmo e preferências de aprendizado. Por isso, uma boa prática pode ser mapear maneiras diversas de transmitir o treinamento, que podem ser desde uma chamada de vídeo síncrona a leituras diversas sobre assuntos relacionados ao produto/serviço ou a função de trabalho desse profissional.

Além disso, é bem importante coletar feedbacks e fazer um acompanhamento próximo e personalizado desse momento, levantando possíveis dificuldades e dúvidas durante o processo de aprendizado.

Isso fará com que sua prática de onboarding seja cada vez mais adequada e alinhada aos aspectos fundamentais da empresa. E com isso, o colaborador ou colaboradora sairá desse período mais alinhado e pronto para exercer suas atividades.

4. Forneça um mentor/padrinho ao novo colaborador

Algumas empresas têm programas de mentoria para novos contratados, bastante simples de se implementar. Mentores são importantes pois dão apoio e também servem de exemplo para novos colaboradores.

Um mentor tem como principais atribuições:

a) apresentar o novo contratado para as pessoas da empresa (o que pode ou não seguir um roteiro pré-definido);

b) servir de ponto focal para quaisquer dificuldades que esse novo membro do time possa ter, com sistemas, processos ou coisas simples como onde estacionar o carro e onde achar um café bacana e barato nas redondezas do escritório;

c) fazer um acompanhamento próximo dos primeiros momentos do novo colaborador ou colaboradora, fornecendo materiais e ferramentas necessárias para uma integração de qualidade.

5. Dê ao novo colaborador o que ele precisa para trabalhar (e alguns "mimos")

É uma boa prática que o novo colaborador já chegue no seu primeiro dia de trabalho com uma mesa, um computador, crachá, e-mail e acessos aos principais sistemas da empresa estabelecidos.

Alguns "mimos" também são uma excelente ideia de como fazer essas pessoas se sentirem mais bem acolhidas. Algumas sugestões bacanas:

• caderno personalizado;
• camiseta da empresa;
• canetas e lápis;
• adesivos para laptop;
• broches e bótons;
• copos e canecas;
• mochilas e ecobags.

O processo de integração de novos colaboradores é bem delicado. As primeiras impressões contam muito, e ninguém quer chegar na empresa com uma pilha de papéis para preencher e sem equipamento necessário para realizar suas novas funções.

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6. Explique sobre a cultura da empresa

Durante o onboarding, é essencial que tenha um momento para explicar detalhadamente sobre a cultura e os valores. Como mencionamos, frequentemente as empresas não têm valores — pessoas as têm. Esses valores, normalmente, partem das pessoas mais influentes e são disseminados para o restante do grupo.

Logo nos períodos iniciais, é interessante que as novas contratações sejam apresentadas, especialmente quando o negócio conta com um código de cultura. Mais uma estratégia para garantir mais alinhamento entre os times.

7. Adapte o onboarding ao trabalho remoto

Desde 2020, grande parte das empresas optaram pelo trabalho remoto para realizarem as suas funções. Se esse for o caso da sua empresa, é importante que a etapa de onboarding seja adaptada ao contexto de reuniões à distância.

Mais do que nunca, momentos de integração com o time são necessários para haver aquele contato inicial da pessoa com toda a equipe. Além disso, as reuniões devem ser marcadas na agenda da pessoa contratada com antecedência, de modo que ela tenha uma fácil visualização de toda a sua semana.

Por fim, é importante que a equipe responsável por organizar o onboarding acompanhe esse processo, entenda se as reuniões com os outros times de fato foram executadas, se houve algum atraso ou alguma dificuldade.

4Cs: como essa estratégia pode contribuir para o processo de onboarding?

Os melhores programas de integração de colaboradores levam em consideração alguns pontos importantes, para que a nova equipe comece a contribuir rapidamente. Esses processos são conhecidos como os 4Cs:

1. Conformidade (Compliance)

Este é o nível mais básico dos processos de integração de novos colaboradores. Ele inclui ensiná-los as regras e regulamentos legais e relacionadas com políticas básicas da empresa.

Um dos motivos mais comuns de um novo colaborador se sentir deslocado é não conhecer a empresa como um todo. Além de nem sempre receberem orientações e objetivos claros, eles não têm uma percepção mais ampla do lugar em que estão trabalhando, nem da importância disso ou de como as coisas funcionam por ali.

Uma dica interessante é permitir que os novos colaboradores tenham acesso online a todos os documentos em um portal de integração.

2. Esclarecimento (Clarification)

Esclarecimento se refere a garantir ao novo colaborador um entendimento claro de suas novas funções, bem como tudo o que está relacionado a isso. Aqui entra tudo o que envolve o novo trabalho e o que a empresa espera do colaborador.

Ao mostrar e explicar a ele todos os processos da empresa e suas expectativas, faz com que esse novo integrante adquira mais responsabilidade e senso de equipe diante da organização.

3. Cultura (Culture)

A cultura da empresa é uma categoria ampla, que inclui proporcionar aos novos colaboradores o senso das normas organizacionais, tanto formais quanto informais.

‍O novo integrante da equipe de trabalho deve refletir a sua nova identidade corporativa e imergir na cultura da empresa de forma rápida e eficiente.

4. Conexão (Connection)

Aqui estão as relações interpessoais que são vitais para as redes de informação estabelecidas dentro de uma empresa. É importante incluir uma maneira de os colaboradores se comunicarem facilmente e se conectarem entre si e com a organização. Isso o torna estável e integrado ao grupo de forma muito mais rápida.

Para que haja o sucesso de integração do colaborador e consequente aumento de produtividade, é importante que esses quatro “Cs” estejam alinhados, de forma que não falte na empresa nenhum deles.

Portanto, presentar as necessidades da equipe e a forma como trabalham, bem como fazer com que se sintam sentirem parte da organização, ensinando-os tudo o que for necessário para entender os processos da empresa faz com que aumentem consideravelmente a produtividade.

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Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre o que é o onboarding, por que fazê-lo e boas práticas. Lembre-se: de nada adianta um processo incrível de recrutamento e seleção se os primeiros momentos do novo colaborador na empresa forem sub-ótimos.

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